無(wú)用的體系兩張皮，實(shí)用的體系得永生！
體系到底有沒(méi)有用？這個(gè)問(wèn)題我想停留在好多人的心里， 有高層， 有員工， 甚至有質(zhì)量部。
其實(shí)，如果只是為了拿到認(rèn)證證書(shū)，按標(biāo)準(zhǔn)要求建立一個(gè)與實(shí)際運(yùn)行不一致的體系，從開(kāi)始就注定了這個(gè)體系的兩張皮的屬性，這樣的體系肯定是無(wú)用的。一個(gè)“買(mǎi)”來(lái)的體系，誰(shuí)會(huì)去在意它、呵護(hù)他？沒(méi)用是必然的，這也是不少企業(yè)的現(xiàn)狀，此處姑且不論。
今天， 我想談?wù)勼w系的實(shí)用性，我的觀點(diǎn)是“實(shí)用的體系得永生”。
任何一個(gè)體系， 都起碼來(lái)自于2個(gè)要求。
1、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求： 在法治社會(huì)開(kāi)門(mén)做生意， 守法是一個(gè)底線， 雖然總有人鋌而走險(xiǎn)， 但這種非常規(guī)的路線不在今天的討論范圍內(nèi)。
2、企業(yè)自身的要求：如果世界500強(qiáng)等優(yōu)秀企業(yè)， 如果是以追求改進(jìn)為戰(zhàn)略的企業(yè)， 如果是人員流動(dòng)特別大的企業(yè)， 那么文件就應(yīng)該越寫(xiě)越飽滿， 來(lái)滿足日益進(jìn)步的需求。如果企業(yè)只想拿個(gè)證書(shū)， 對(duì)公司的管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量沒(méi)有什么大的想法， 那么文件就應(yīng)該寫(xiě)的很底線，僅滿足上面一條的要求即可。
那么問(wèn)題來(lái)了，如果構(gòu)建一個(gè)好的體系?
答案是兩個(gè)字——“實(shí)用”。
一個(gè)不實(shí)用的體系要求， 或許由于短時(shí)間高層的高壓，大家迫于無(wú)奈邊罵邊做， 但是一旦管理松散了，就一定會(huì)有人開(kāi)始不做， 最終也許會(huì)變成沒(méi)人在用。發(fā)現(xiàn)這類(lèi)問(wèn)題之后， 我們除了追求公司的執(zhí)行力之外， 還要深究是否這個(gè)要求本身提的有問(wèn)題，或者說(shuō)提的方式有問(wèn)題。
1、同理性： 每次體系要推動(dòng)一項(xiàng)新的要求時(shí)， 最好把這個(gè)充分的理由以及可能帶來(lái)的好處和相關(guān)部門(mén)溝通清晰， 只有讓大家感覺(jué)都坐在一艘船上了， 他們才會(huì)從心里接受， 從而回去和部門(mén)的人宣導(dǎo)要做這件事。
2、靈活性：這個(gè)要求是對(duì)體系從業(yè)人員提出的， 很多體系人員做的太死， 看到一個(gè)新要求， 心里就想“這個(gè)簡(jiǎn)單， 我來(lái)寫(xiě)個(gè)新文件， 做個(gè)新表單， 讓他們填去。” 如果體系真的這么做， 那么就太失人心了。這個(gè)靈活最大的前提是體系人要對(duì)標(biāo)準(zhǔn)很熟，敢于在現(xiàn)有的文件里加要求， 盡量以不要增加太多工作量為前提。讓他們?cè)谧鲈蟹椒ǖ臅r(shí)候，順帶做一下這個(gè)新要求， 這樣大家的可接受程度就會(huì)相對(duì)高很多。而且能明白你的出發(fā)點(diǎn)是真心為他們著想的。
3、電子化： 在信息化的今天， 電子系統(tǒng)的大規(guī)模使用是一種趨勢(shì)， 也是公司控制水平上檔次的一種標(biāo)桿。當(dāng)然， 這個(gè)需要考慮公司的資金和規(guī)模。
4、標(biāo)準(zhǔn)化：在解決問(wèn)題后， 把糾正措施乃至預(yù)防措施盡可能多的成文， 用白紙黑字來(lái)起到約束的作用， 避免了換一個(gè)老板之后對(duì)前任答應(yīng)的事情完全不認(rèn)賬的事件發(fā)生。
5、服務(wù)性：不管體系建立的目標(biāo)是什么， 任何體系都是為人和產(chǎn)品服務(wù)的， 所以這就要求體系具備很強(qiáng)的能服務(wù)他人的功能， 所以我們做體系的，不光要去看這個(gè)要求是否是合理的， 而且也要看我們這個(gè)要求提出是否不方便大家去操作和理解，能否換一種更合適的方式。這個(gè)時(shí)候， 體系部就要成為一個(gè)客服的角色，了解大家的需求， 來(lái)提高體系的有效性和效率。
體系人每天的工作， 在我看來(lái)就是一個(gè)不斷“找漏洞， 補(bǔ)漏洞”的過(guò)程。這個(gè)找和補(bǔ)兩個(gè)動(dòng)作缺一不可。要有勇于接受別人意見(jiàn)的胸懷， 廣開(kāi)言路， 博采眾長(zhǎng)。沒(méi)有完美的體系， 但是我們可以做到今天比昨天好， 體系改進(jìn)的程度的多少就是體系人真正的KPI，至少有朝一日， 讓公司的其他部門(mén)感覺(jué)體系部不是可有可無(wú)時(shí)， 那么你已經(jīng)邁入了成功的第一步。
優(yōu)秀的體系人不是每天坐在辦公室， 把新的標(biāo)準(zhǔn)和文件要求發(fā)給公司內(nèi)部， 而是要跳出文本，要真正深入到每個(gè)過(guò)程， 加入團(tuán)隊(duì)一起改進(jìn)， 甘做公司的“萬(wàn)金油”， 來(lái)協(xié)調(diào)不同部門(mén)的中間地帶發(fā)生的問(wèn)題。所以， 一個(gè)好的體系人從人本身的素質(zhì)來(lái)說(shuō)， 今后可以勝任很多工作， 因?yàn)樗写缶钟^且細(xì)心， 善于溝通且悟性高， 熱愛(ài)閱讀且文本能力強(qiáng)， 所以體系人， 不用妄自菲薄你的工作， 這些基本功你都打好了，只要好好學(xué)， 好好做， 你一定會(huì)成為很優(yōu)秀的人才。
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