關(guān)于供應(yīng)商現(xiàn)場審核，這篇文章把這個問題講透了，非常值得分享。趕緊來看看。
有經(jīng)驗(yàn)的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進(jìn)入了審核狀態(tài)。比如：
去機(jī)場或火車站接你的司機(jī)，就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。
企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等，司機(jī)天天接來送往，本身就是個情報站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)。
如果去接你的人還有供應(yīng)商對口部門的人(如質(zhì)量部)，在車上聊公司的經(jīng)營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離。
我曾經(jīng)說過：“車上和飯桌上，是審核開始的第一現(xiàn)場，客戶的經(jīng)營狀況與管理行為關(guān)系密切。業(yè)績好的時候會掩蓋一些問題，而業(yè)績差的時候暴露出來的問題會很多。”
1.審核前準(zhǔn)備
在審核前最好向?qū)Ψ教峁徍擞媱?但與前面提到的審核計劃不是一回事，這是指對某個供應(yīng)商的審核安排)，讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人，做好審核現(xiàn)場的接待工作。
在審核計劃中主要包含的信息有：時間、部門、關(guān)注的活動、相關(guān)人員等。
2.首次會議
一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。
我認(rèn)為首次會議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙ü?yīng)商的管理層、各個部門的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組(員)與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。
我建議在審核計劃中一定要標(biāo)明被審核方的總經(jīng)理要出席，如果有事請要提前告知審核組。
我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗(yàn)，遇到后心里發(fā)怵。當(dāng)對方提到總經(jīng)理有事參加不了首次會議時，自己往往如釋重負(fù)。殊不知質(zhì)量管理屬于經(jīng)營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情。
中國引進(jìn)ISO9001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這個標(biāo)準(zhǔn)的精髓?
我認(rèn)為主要是審核員的切入點(diǎn)讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。
記得有一年我在東莞的一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中銷量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時間基本上是10點(diǎn)以后。
我在寫審核計劃時，要求總經(jīng)理參加首次會議。老板的秘書告訴我，以前老板從不出席這樣的首次會議，這次是否必須要參加?我告訴她：“老板如果確實(shí)有其他重要的事情參加不了，請他寫請假條。”
這次審核非常成功。
因?yàn)樵谑状螘h上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會?”
在質(zhì)量體系推動方面，老板的權(quán)重最大，我用數(shù)字比喻為占50%以上。
因此，審核員一定要利用各種機(jī)會讓老板知道質(zhì)量、食品安全管理體系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。
會議內(nèi)容
首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組(員)而非供應(yīng)商。
一般來講先由審核組(員)來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個部門負(fù)責(zé)人和公司基本情況。
3.現(xiàn)場參觀
首次會議結(jié)束，要有一個現(xiàn)場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要的。
1.現(xiàn)場參觀的兩個目的
目的1：管理細(xì)節(jié)
我一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現(xiàn)場有一個大致的了解。
我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：“現(xiàn)場參觀完，審核就可以結(jié)束了。”
因?yàn)槲疫x擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。
管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。
它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但管理活動的要求應(yīng)該是一樣的。
想想看行政經(jīng)理的工資會比生產(chǎn)經(jīng)理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎?
如果不低，那對管理能力的要求就應(yīng)該是一樣的。如果行政經(jīng)理、工程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產(chǎn)車間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準(zhǔn)備的。
莊子在回答東郭子關(guān)于道的問題時，用“每下愈況”來解釋道無所不在。
如何判斷豬的肥瘦，有經(jīng)驗(yàn)的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。
有經(jīng)驗(yàn)的審核員也是通過管理的細(xì)節(jié)，來判斷供應(yīng)商的管理水平和能力的。
目的2：設(shè)計的優(yōu)劣
另外由于食品安全與工程設(shè)計有極大的關(guān)系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對食品安全設(shè)計的理解，所以現(xiàn)場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。
在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫房內(nèi)可以找一個1周左右的產(chǎn)品做追溯演練。在現(xiàn)場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設(shè)施。
當(dāng)由多人組成的審核小組時，現(xiàn)場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發(fā)表各自意見的機(jī)會。這對統(tǒng)一審核思路、理清審核重點(diǎn)、做追溯信息的準(zhǔn)備都有很大幫助。
2.現(xiàn)場參觀前的準(zhǔn)備
現(xiàn)場參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：
1.工廠布局圖
2.蟲害布局圖
3.監(jiān)控設(shè)施布局圖
4.倉庫貨物布局圖
對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。
現(xiàn)場參觀后，小組可以進(jìn)行10-15分鐘的討論，確定審核重點(diǎn)和現(xiàn)場取樣方式。
4.《供應(yīng)商檢查表》的設(shè)計
為了提醒審核員在參觀時注意的事項(xiàng)，在《供應(yīng)商檢查表》中對現(xiàn)場參觀的內(nèi)容可以進(jìn)行如下描述：
•大門(人、物)出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車號;
•監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域(露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門);
•廠區(qū)道路、草坪;
•污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間;蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失;
•原料庫：蟲害管理、標(biāo)識、燈、門、窗、溫濕 度、電線(無私拉)、遮光、禁用區(qū);
•冷庫：溫度記錄方式(手工、自動);
•成品庫：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、班次、批號、產(chǎn)品代號，物料管理用電子化(ERP)還是手工;
•生產(chǎn)線(最好走參觀走廊)：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施。
5.審核小組的分工
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
A組
A組的審核地點(diǎn)在辦公室，主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：
•入庫報告：產(chǎn)量、批號;
•生產(chǎn)報告：產(chǎn)量、批號;
•本批號成品檢驗(yàn)報告：理化、微生物，化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法/規(guī)范、取樣計劃、留樣記錄;
•過程檢驗(yàn)記錄：CCP、重量記錄、指標(biāo)(質(zhì)量)、異常報告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水(冰)檢驗(yàn)記錄;
•員工記錄：抽取當(dāng)班10-15%人員的健康證，并檢查當(dāng)班執(zhí)行清潔、CCP操作人員的培訓(xùn)記錄;
•本批號成品所使用原料檢驗(yàn)報告：原料種類、放行報告、各個原料檢驗(yàn)記錄、化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、原料標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法/規(guī)范、取樣記錄;
•設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。
注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活動。
A組的審核路徑為：
1)在成品庫中選擇已放行的產(chǎn)品，對外包裝箱進(jìn)行照相，記錄批號和數(shù)量。
2)將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與此批號產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。(見上)。
B組
負(fù)責(zé)文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和報告，如：
•HACCP計劃：小組、產(chǎn)品描述、預(yù)期用途、流程圖、流程圖確認(rèn)、危害分析、CCP/OPRP控制措施;
•PRP目錄;
•投訴管理;
•內(nèi)審;
•管理評審;
•培訓(xùn)管理;
•設(shè)備維修、保養(yǎng)(包括安保設(shè)施);
•不合格品控制;
•糾正預(yù)防措施;
•設(shè)備儀器校驗(yàn)(包括生產(chǎn)線、實(shí)驗(yàn)室);
•源頭(供應(yīng)商)管理;
•蟲害管理(合同、檢查記錄、分析報告);
•社會責(zé)任;
•產(chǎn)品防護(hù);
•應(yīng)急管理(停電、火災(zāi)對產(chǎn)品的影響);
•召回演練。
C組
主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)現(xiàn)場操作行為，包括生產(chǎn)車間、庫房和實(shí)驗(yàn)室，如：
•現(xiàn)場衛(wèi)生;
•周(月)GMP/5S檢查記錄;
•現(xiàn)場操作文件(SOP)管理;
•記錄管理(CCP、OPRP、清潔、重量、質(zhì)量、蟲害、維修、異物);
•標(biāo)識管理：化學(xué)品、半成品、原料、成品;
•人員培訓(xùn)(關(guān)鍵崗位+一般崗位);
•設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計;
•交叉污染防護(hù)、潤滑油等級;
•原料/成品倉庫衛(wèi)生;
•物品標(biāo)識;
•FIFO(先入先出);
•化學(xué)品庫;
•實(shí)驗(yàn)室：安全裝置(噴淋、洗眼器)、通風(fēng)櫥、化學(xué)品臺賬、強(qiáng)酸(堿)存放、試劑標(biāo)識(名稱、日期)、檢測儀器內(nèi)部校驗(yàn)計劃、檢測方法管理、檢測結(jié)果管理(簽字+日期)、檢測記錄管理、檢測人員資質(zhì)、微生物實(shí)驗(yàn)室(培養(yǎng)基+消毒+空白試驗(yàn)+培養(yǎng)箱溫度校驗(yàn))。
6.審核過程中的配合
在審核過程中，需要三組進(jìn)行信息傳遞，如：
1.A組需要將部分信息傳遞給B組(體系文件)
•可追溯信息的完整性與召回報告(證據(jù)對比)
•成品、原料檢驗(yàn)方法管理
•檢驗(yàn)人員資質(zhì)管理
•產(chǎn)品、原料技術(shù)規(guī)范管理
•記錄管理(CCP、清潔、產(chǎn)品檢驗(yàn)、原料檢驗(yàn))
•環(huán)境監(jiān)控計劃
•糾正預(yù)防措施
•設(shè)備維修、保養(yǎng)計劃
2.C組需要將部分信息傳遞給B組(現(xiàn)場評估)
•本批號成品所有原料是否有拒用?
•原料倉庫的FIFO(先進(jìn)先出)
•臺賬與批號是否符合情況?
•標(biāo)識管理(批號、數(shù)量、入庫日期)
•狀態(tài)管理(待檢、放行、拒用、銷毀)
6.審核原則
這樣的審核安排基于以下幾個原則：
•所有管理活動已經(jīng)發(fā)生;
•所有管理活動需要符合規(guī)范要求;
•所有管理活動的信息不得缺失;
•通過已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機(jī)、料、法、環(huán)的所有管理信息。
7.審核流程和重點(diǎn)
質(zhì)量管理體系(包括食品安全管理體系)所管理的活動，可以通過一個已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進(jìn)行追溯(如下圖)。
在倉庫中剛剛生產(chǎn)1周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費(fèi)者手中，或者即使到了消費(fèi)者手中，還沒有發(fā)生(或沒有得到)投訴報告。
因此對投訴管理的驗(yàn)證，需要用更早批次的產(chǎn)品進(jìn)行。
1.A組審核員的審核流程與重點(diǎn)
A組審核員在現(xiàn)場參觀時，已經(jīng)用相機(jī)拍攝了追溯產(chǎn)品的“品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號”等信息(在包裝箱外側(cè)就有這些信息)。
回到辦公室，向供應(yīng)商提出要求，提供與這個產(chǎn)品相關(guān)的信息(見《供應(yīng)商管理(7)供應(yīng)商現(xiàn)場審核(中)》。
建議A組審核員將與這個批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順序，讓客戶放置在桌子上。
2.B組審核員的審核流程與重點(diǎn)
A組審核員在對信息的完整性進(jìn)行確認(rèn)時，B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報告相關(guān)的管理依據(jù)。
邏輯是：
找產(chǎn)品 > 找記錄 > 找依據(jù) > 找疏漏 > 找問題 > 找風(fēng)險
相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他(她)還要對幾個非常重要的報告進(jìn)行確認(rèn)和驗(yàn)證：
01管理評審報告
如果在ISO9001(2000版)中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。
先看一看參加管理評審的都是哪些人?
最高管理者、各個部門的一把手。
再看一看都討論哪些問題?
方針、目標(biāo)、未來方向。
最后想一想管理評審輸出是什么?
分責(zé)任、分任務(wù)、分錢。
凡是與分錢相關(guān)的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對，分責(zé)任、分任務(wù)、定目標(biāo)應(yīng)該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個屁事。
所以當(dāng)我看管理評審報告時，我先看看總經(jīng)理是否出席，然后看各位部門總監(jiān)都說了些什么問題，最后就是行動計劃是否有預(yù)算。
有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他(她)：凡是將管理評審作為認(rèn)證活動而非經(jīng)營活動的企業(yè)，它所運(yùn)行的管理體系本身就會給經(jīng)營帶來巨大風(fēng)險。
就如同一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家一定處于極大的風(fēng)險之中。
因此，幾頁紙的管理評審報告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、食品安全管理體系的策劃、運(yùn)行、檢查、改進(jìn)的水平了。
老馬建議看管理評審報告不要只看當(dāng)年的，一定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應(yīng)商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。
02內(nèi)審報告
內(nèi)審報告是管理評審報告的部分輸入。
但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而非對系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。
如何改變這樣的局面?
可以在組織設(shè)計中進(jìn)行策劃，讓各個部門的總監(jiān)成為內(nèi)審員。每次審核的時候，由總監(jiān)擔(dān)任各個審核組的組長。
在審核中試圖拋開檢查表，到一個業(yè)務(wù)部門可以從這幾個問題問起。
•為什么需要這個部門?
•為什么需要這個崗位?
•這個部門的主要業(yè)務(wù)流程是什么?
•這個部門或崗位的主要責(zé)任是什么?
•影響到你部門工作效率的原因是什么?
•你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么?
•你如何解決沖突并開始有實(shí)施計劃?
當(dāng)你將這些問題告訴總經(jīng)理時，我猜想他會樂瘋了。因?yàn)檫@是他的痛點(diǎn)，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎?
03其他重要的管理程序
•HACCP計劃
•PRP目錄
•蟲害管理程序
•放行管理程序
•不合格管理程序
•糾正預(yù)防管理程序
•投訴管理程序
•追溯管理程序
•召回管理程序
•危機(jī)管理程序
•實(shí)驗(yàn)室管理程序
•員工培訓(xùn)管理程序
B組審核員在看以上(不僅僅限于以上)管理程序時，需要提醒C組的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場提供證據(jù)。
3.C組審核員的審核流程與重點(diǎn)
在現(xiàn)場執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現(xiàn)場的操作行為。
因?yàn)闊o論你文件寫的好壞，最重要的是現(xiàn)場表現(xiàn)如何?，F(xiàn)場執(zhí)行審核的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。
人：是否經(jīng)過充分的培訓(xùn)才執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù)
機(jī)：設(shè)備維修保養(yǎng)能否達(dá)到保證生產(chǎn)的目的
料：原料(產(chǎn)品)的管理狀態(tài)
法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，并得到有效執(zhí)行
環(huán)：設(shè)施和周圍環(huán)境是否適于食品生產(chǎn)對衛(wèi)生的要求
三組審核員需要在末次會議之前，進(jìn)行討論。
針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責(zé)任和方法，但仍然解決不了問題的重復(fù)發(fā)生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機(jī)制設(shè)計相關(guān)，到這個層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風(fēng)險管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達(dá)了由表及里的分析問題的方法論。
三組討論后，就需要向被審核方報告審核發(fā)現(xiàn)和審核報告了。
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