當一個組織從零開始建立質(zhì)量管理體系，或者推翻既有體系重建一個全新的質(zhì)量管理體系時，往往需要一個經(jīng)驗豐富的質(zhì)檢經(jīng)理來確保工作順利有效。
質(zhì)檢經(jīng)理通常會將這種從零開始建立質(zhì)量管理體系視為自己大施拳腳，一舉給組織高層留下深刻印象的大好機會。然而，在這種思想下建立的質(zhì)量管理體系往往會忽視根本，超出預算，體系建得過于復雜或花里胡哨，不能滿足組織的真正需要。如下四項基本原則可以幫助質(zhì)檢經(jīng)理在空白“畫布”上描繪質(zhì)量管理體系的宏偉畫卷。
1、簡化程序
如何使建立的質(zhì)量管理體系符合法律法規(guī)要求?最有效的辦法是按照法律法規(guī)要求創(chuàng)建程序，或者采用符合法律法規(guī)要求的程序。聰明的人會把盡量多的要求納入到一個程序中。我見過不少因程序過多而夭折的新組織，其程序的復雜程度遠遠超出了法律法規(guī)的要求。
“出于一致性、符合性、安全性的考慮，創(chuàng)建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒有必要。比如，如果公司對雇員養(yǎng)多少盆綠植、澆水頻率是多少進行統(tǒng)計，公司程序就走向了極端。
對于那些創(chuàng)建了過多程序的質(zhì)檢經(jīng)理，我有3條建議：
第一，識別出依照法律法規(guī)要求必須具備的程序。
第二，識別必備程序中哪些可以歸并到一起。比如，完全沒必要對糾正活動(CA)和預防活動(PA)采用兩道程序?？梢园褍傻莱绦蚝喜?ldquo;糾正和預防”(CAPA)這一道程序。
最后，評估經(jīng)過上述步驟選出的程序。識別哪些將真正簡化組織程序。另外，還需要判斷這些程序是使組織雇員更加輕松了，還是增加了他們的工作量。
質(zhì)檢經(jīng)理還要遵守這樣的規(guī)則：如果必須要建立一個看似“可笑”的程序，那就盡可能模糊處理。比如，要是非得建立一個澆花“標準化操作程序(SOP)”，就不要規(guī)定什么時候澆、怎么澆，僅僅簡化為：保持辦公室綠植不死。買些仙人掌之類的綠植放在辦公室。要是不小心連仙人掌都養(yǎng)死了，那就再買些絲綢布花，最后給自己寫份糾正和預防程序(CAPA)。
2、避免法律法規(guī)條款堆砌
在我的職業(yè)生涯早期，有過一些在小型組織中從零開始創(chuàng)建質(zhì)量管理體系的經(jīng)歷，現(xiàn)在看來并不成功。在受雇后第一周，為了展示我豐富的知識，我創(chuàng)建的標準化操作程序(SOP)中充斥著美國食品藥品監(jiān)督管理局(FDA)《美國聯(lián)邦法規(guī)》(CFR)的內(nèi)容。如今重新審視這些SOP，我發(fā)現(xiàn)，它們僅僅對法律法規(guī)進行了概括，可是為了達到法律法規(guī)要求應設置的具體操作程序卻沒有提到。
我認為這些SOP犯了“堆砌法律法規(guī)條文”的錯誤。意思是它們充斥著冗長的、令人費解的法律法規(guī)措辭，但文件的真正內(nèi)容卻不清楚。法律法規(guī)條文堆砌的做法將使工作陷入困境，然而組織高層卻喜歡在建立工作程序時這樣做。
法律法規(guī)通常寫得很寬泛。盡管有詳細的解釋文件，但組織經(jīng)常忽視了對法律法規(guī)的解釋，而簡單地將條款復制粘貼到自己的工作程序中。在政府監(jiān)管者看來，廠商把程序文件寫成“堆砌法律法規(guī)條文”的樣子，是出于這樣的心態(tài)：“我們不知道自己在做什么，所以打算原封不動復制粘貼你的要求，這樣你肯定高興。”
很多組織在建立質(zhì)量管理體系時花費了大量資源，比如從別的項目調(diào)配人員、雇用咨詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字游戲進行了同義詞的替換，就像不想被認定為“剽竊”的大學生如法炮制自己的學期報告一樣。
程序語言的簡化是實施一致性的最佳戰(zhàn)略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規(guī)條文來給合作伙伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規(guī)要求相一致、簡單易懂、一步接一步的程序。
3、突破質(zhì)量術語縮寫困境
我曾與不同背景的伙伴共事過——有些伙伴工作的領域如航天、醫(yī)學、自動化等并不在FDA的范圍內(nèi)，有時合作伙伴對行業(yè)內(nèi)的特定術語不熟悉，但我們往往會忽視了這一點。
有一次，在設計體系框架時，我們逐一征求意見。輪到一個沒有FDA背景的新伙伴詹姆士時，我問他，對在作為QMS一個組成部分的NPD中運用PDP、SOP和DES程序怎么看?
詹姆士只是茫然地看著我們拋給他的這些縮寫，直到我向他解釋了縮寫的釋義，他才明白。事后，我總結了一套質(zhì)量術語縮寫表，使缺少質(zhì)量背景的人在類似的討論中不再茫然。
實際上，為應對質(zhì)量術語縮寫的困境，還有很多辦法。如，在一份文件中反復提及術語全稱。這也許看上去很累，但可以讓任何知識背景的人都能理解。
一個更好的辦法是，為每位員工提供一份包括術語準確釋義的縮寫詞備忘單放在他們的辦公桌上，以便隨時查看。這個工作程序固然好，但如果新員工需要頻繁查找某個縮寫的釋義，那么最好簡化一下程序，刪除這個拗口的縮寫。
4、文件流轉(zhuǎn)“加速跑”
想象一下這樣的情形：你花費了數(shù)周建立起了一套CAPA程序，在你眼里，它不止完美，簡直是一件藝術品。你填好文件變更控制表，把打印的文件送入審核批準程序。你相信在這套審批流程中，運營經(jīng)理會把你的文件及時送給監(jiān)管經(jīng)理，再送給工程經(jīng)理。可兩周過去了，音訊皆無，最后你發(fā)現(xiàn)，文件依然還在運營經(jīng)理桌上，被壓在一堆其他文件下面。你意識到，為了加快獲得批準，你需要挨個跑部門盯流程。
對于擁有眾多分支的大型組織，使用一套強大的電子文檔管理系統(tǒng)是簡化流程最有效的辦法。工作的所有需求都能在這套操作性很強的系統(tǒng)中實現(xiàn)——生成審批郵件、監(jiān)控流程關鍵點、找出差距等。人們再也不需要去尋找可笑的紙質(zhì)文件。建設一套電子文檔管理系統(tǒng)雖然非常昂貴，但是，從長遠看，為了高效、省時，投資這樣的系統(tǒng)無疑是值得的。
然而，即使組織可承擔巨額投資，盲目投資建電子文檔管理系統(tǒng)同樣不可取。比如，在一個以盡快建立實施質(zhì)量管理體系為目標，且文件審批人員集中在一起辦公的組織，無紙化辦公就不實用。當組織首次建立質(zhì)量管理體系時，并不是越強大、越快、越耀眼的電子系統(tǒng)就越合適。不考慮實際情況，盲目建立的電子文檔管理系統(tǒng)帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據(jù)組織的規(guī)模、對電子文檔管理系統(tǒng)的預期來確定。
在急急忙忙建立體系和程序之前，質(zhì)檢經(jīng)理應該問一下自己：審核員將怎么看這套體系，他們能理解嗎?審核員要經(jīng)過多少道程序才能驗證系統(tǒng)的符合性?如果體系運行一年之后失敗了怎么辦?
不急于行動，多問幾個為什么，堅持以簡單的方式做事，就能簡化工作程序，創(chuàng)建更好的工作流程。而關注如上四項基本原則會幫助我們做好搭建質(zhì)量管理體系的第一步。
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