當(dāng)一個組織從零開始建立質(zhì)量管理體系，或者推翻既有體系重建一個全新的質(zhì)量管理體系時，往往需要一個經(jīng)驗豐富的質(zhì)量經(jīng)理來確保工作順利有效。
如下四項基本原則可以幫助質(zhì)檢經(jīng)理在空白“畫布”上描繪質(zhì)量管理體系的宏偉畫卷。
一、簡化程序
簡化程序如何使建立的質(zhì)量管理體系符合法律法規(guī)要求?最有效的辦法是按照法律法規(guī)要求創(chuàng)建程序，或者采用符合法律法規(guī)要求的程序。聰明的人會把盡量多的要求納入到一個程序中。不少因程序過多而夭折的新組織，其程序的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了法律法規(guī)的要求。
“出于一致性、符合性、安全性的考慮，創(chuàng)建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒有必要。比如，如果公司對雇員養(yǎng)多少盆綠植、澆水頻率是多少進(jìn)行統(tǒng)計，公司程序就走向了極端。
對于那些創(chuàng)建了過多程序的質(zhì)量經(jīng)理，我有3條建議：
第一，識別出依照法律法規(guī)要求必須具備的程序;
第二，識別必備程序中哪些可以歸并到一起，比如，完全沒必要對糾正活動(CA)和預(yù)防活動(PA)采用兩道程序，可以把兩道程序合并為“糾正和預(yù)防”(CAPA)這一道程序;
最后，評估經(jīng)過上述步驟選出的程序，識別哪些將真正簡化組織程序。另外，還需要判斷這些程序是使組織雇員更加輕松了，還是增加了他們的工作量。
質(zhì)量經(jīng)理還要遵守這樣的規(guī)則：如果必須要建立一個看似“可笑”的程序，那就盡可能模糊處理。
比如，要是非得建立一個澆花“標(biāo)準(zhǔn)化操作程序(SOP)”，就不要規(guī)定什么時候澆、怎么澆，僅僅簡化為：保持辦公室綠植不死。買些仙人掌之類的綠植放在辦公室。要是不小心連仙人掌都養(yǎng)死了，那就再買些絲綢布花，最后給自己寫份糾正和預(yù)防程序(CAPA)。
二、避免法律法規(guī)條款堆砌
法律法規(guī)通常寫得很寬泛。盡管有詳細(xì)的解釋文件，但組織經(jīng)常忽視了對法律法規(guī)的解釋，而簡單地將條款復(fù)制粘貼到自己的工作程序中。在政府監(jiān)管者看來，廠商把程序文件寫成“堆砌法律法規(guī)條文”的樣子，是出于這樣的心態(tài)：“我們不知道自己在做什么，所以打算原封不動復(fù)制粘貼你的要求，這樣你肯定高興。”
很多組織在建立質(zhì)量管理體系時花費了大量資源，比如從別的項目調(diào)配人員、雇用咨詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字游戲進(jìn)行了同義詞的替換，就像不想被認(rèn)定為“剽竊”的大學(xué)生如法炮制自己的學(xué)期報告一樣。
程序語言的簡化是實施一致性的最佳戰(zhàn)略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務(wù)，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規(guī)條文來給合作伙伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規(guī)要求相一致、簡單易懂、一步接一步的程序。
三、突破質(zhì)量術(shù)語縮寫困境
質(zhì)量術(shù)語的宣貫和理解是非常麻煩的事情。一個好的辦法是，為每位員工提供一份包括術(shù)語準(zhǔn)確釋義的縮寫詞備忘單放在他們的辦公桌上，以便隨時查看。這個工作程序固然好，但如果新員工需要頻繁查找某個縮寫的釋義，那么最好簡化一下程序，刪除這個拗口的縮寫。
四、文件流轉(zhuǎn)“加速跑”
想象一下這樣的情形：你花費了數(shù)周建立起了一套CAPA程序，在你眼里，它不止完美，簡直是一件藝術(shù)品。你填好文件變更控制表，把打印的文件送入審核批準(zhǔn)程序。你相信在這套審批流程中，運營經(jīng)理會把你的文件及時送給監(jiān)管經(jīng)理，再送給工程經(jīng)理?？蓛芍苓^去了，音訊皆無，最后你發(fā)現(xiàn)，文件依然還在運營經(jīng)理桌上，被壓在一堆其他文件下面。你意識到，為了加快獲得批準(zhǔn)，你需要挨個跑部門盯流程。
對于擁有眾多分支的大型組織，使用一套強大的電子文檔管理系統(tǒng)是簡化流程最有效的辦法。工作的所有需求都能在這套操作性很強的系統(tǒng)中實現(xiàn)——生成審批郵件、監(jiān)控流程關(guān)鍵點、找出差距等。人們再也不需要去尋找可笑的紙質(zhì)文件。建設(shè)一套電子文檔管理系統(tǒng)雖然非常昂貴，但是，從長遠(yuǎn)看，為了高效、省時，投資這樣的系統(tǒng)無疑是值得的。
然而，即使組織可承擔(dān)巨額投資，盲目投資建電子文檔管理系統(tǒng)同樣不可取。比如，在一個以盡快建立實施質(zhì)量管理體系為目標(biāo)，且文件審批人員集中在一起辦公的組織，無紙化辦公就不實用。當(dāng)組織首次建立質(zhì)量管理體系時，并不是越強大、越快、越耀眼的電子系統(tǒng)就越合適。不考慮實際情況，盲目建立的電子文檔管理系統(tǒng)帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據(jù)組織的規(guī)模、對電子文檔管理系統(tǒng)的預(yù)期來確定。
在急急忙忙建立體系和程序之前，質(zhì)量經(jīng)理應(yīng)該問一下自己：審核員將怎么看這套體系，他們能理解嗎?審核員要經(jīng)過多少道程序才能驗證系統(tǒng)的符合性?如果體系運行一年之后失敗了怎么辦?
不急于行動，多問幾個為什么，堅持以簡單的方式做事，就能簡化工作程序，創(chuàng)建更好的工作流程。而關(guān)注如上四項基本原則會幫助我們做好搭建質(zhì)量管理體系的第一步。
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