國(guó)內(nèi)ERP產(chǎn)品層出不窮，占據(jù)了軟件市場(chǎng)的近半壁江山，但部分產(chǎn)品在質(zhì)量上也存在很大隱患——無(wú)論小的還是上規(guī)模的產(chǎn)品，都存在同一個(gè)問(wèn)題，那就是產(chǎn)品的穩(wěn)定性。
ERP產(chǎn)品如果不穩(wěn)定將為 企業(yè)帶來(lái)哪些影響?企業(yè)如何辨別ERP是否穩(wěn)定?本文為您做一分析。
ERP不穩(wěn)定的致命影響
眾所周知ERP軟件更新?lián)Q代比較快，處在不停升級(jí)、不停打補(bǔ)丁的狀態(tài)中，這導(dǎo)致軟件的穩(wěn)定性比較差。而新產(chǎn)品發(fā)布后，企業(yè)往往是試用的對(duì)象，而系統(tǒng)的不穩(wěn)定，經(jīng)常給企業(yè)帶來(lái)了很多麻煩。
核算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確影響報(bào)表的正確性；出入庫(kù)不嚴(yán)格，車間多領(lǐng)料，造成倉(cāng)庫(kù)多發(fā)或少收的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)倉(cāng)庫(kù)數(shù)量及應(yīng)收、應(yīng)付賬款不準(zhǔn)確;賬實(shí)不相符，不能正確提供制訂 計(jì)劃用的參考數(shù)據(jù)等，這些都是ERP系統(tǒng)不穩(wěn)定造成的直接后果。更為嚴(yán)重的是系統(tǒng)性能低甚至癱瘓，導(dǎo)致不能開(kāi)單，造成業(yè)務(wù)停滯，業(yè)務(wù)人員無(wú)法正常工作等。因此穩(wěn)定性對(duì)ERP軟件來(lái)說(shuō)是第一位的，不穩(wěn)定是其致命的缺陷。
如何考察ERP的穩(wěn)定性
方法一：重點(diǎn)測(cè)試。ERP產(chǎn)品大都具有較強(qiáng)的通用性，雖然不能完全適應(yīng)于某個(gè)行業(yè)，但它可以涵蓋大部分企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)，而且企業(yè)實(shí)施ERP周期一般不會(huì)太長(zhǎng)，所以在時(shí)間緊任務(wù)重的情況下，要重點(diǎn)地驗(yàn)證軟件性能，針對(duì)本企業(yè)的流程對(duì)軟件做單元測(cè)試、壓力測(cè)試及全面測(cè)試等。
企業(yè)在沒(méi)有使用軟件前很難測(cè)試ERP的穩(wěn)定性，因?yàn)樯暇€前期一般都比較忙，無(wú)論甲方還是乙方在上線前一個(gè)月都要投入不少精力做支持。通過(guò)這一個(gè)月的應(yīng)用，企業(yè)往往才能真正了解ERP軟件的質(zhì)量，這個(gè)時(shí)候，還愿不愿意投入成本去做測(cè)試，成為企業(yè)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。
方法二：全系統(tǒng)測(cè)試。考察軟件的穩(wěn)定性是一個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)不斷的過(guò)程，貫穿整個(gè)軟件的生命周期。企業(yè)從系統(tǒng)上線、試運(yùn)行到正式運(yùn)行，甚至完全甩掉手工賬，整個(gè)期間軟件的穩(wěn)定性都是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。驗(yàn)證軟件穩(wěn)定性的最常用方法就是軟件原型測(cè)試，由于ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng)，所以在測(cè)試時(shí)，應(yīng)當(dāng)是全系統(tǒng)的測(cè)試，各個(gè)部門(mén)的人員都應(yīng)該同時(shí)參與，這樣才能理解各個(gè)數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關(guān)系。
測(cè)試時(shí)，找出不足的方面，提出解決企業(yè)管理問(wèn)題的方案，以便提出對(duì)軟件的改進(jìn)措施；然后再模擬運(yùn)行，在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，按企業(yè)的業(yè)務(wù)流程模擬操作，選擇有代表性的業(yè)務(wù)，將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，按企業(yè)日常工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題，組織項(xiàng)目小組進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)性模擬，并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及需求，由項(xiàng)目小組制定解決方案。
問(wèn)題的范圍一般有軟件BUG、流程不完善、誤操作、客戶需求等等。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的摸擬 運(yùn)行后，根據(jù)企業(yè)提出的一些問(wèn)題結(jié)合項(xiàng)目小組制定的解決方案來(lái)制定相關(guān)的工作準(zhǔn)則與規(guī)范。因?yàn)檐浖膽?yīng)用與企業(yè)的管理是相輔相成的，誤操作、重復(fù)錄入數(shù)據(jù)等都會(huì)引起數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度，導(dǎo)致軟件的不穩(wěn)定，所以制訂嚴(yán)格的管理操作流程，防止因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)方面的問(wèn)題。
軟件不穩(wěn)定的根源在哪里
雖然有一些測(cè)試的方式可以幫助企業(yè)考察ERP的穩(wěn)定性，但如果企業(yè)能預(yù)先了解到其不穩(wěn)定性的原因，再因地制宜地進(jìn)行選型，將會(huì)事半功倍。
ERP不穩(wěn)定的原因來(lái)自外部和軟件廠商內(nèi)部?jī)煞矫妗?/div>
外部因素
①惡性競(jìng)爭(zhēng)。國(guó)內(nèi)很多ERP產(chǎn)品在有些功能上是完全相同的，就連思路也是大同小異，很少有創(chuàng)新的東西，一家出來(lái)后，不出一年，另一家也會(huì)出來(lái)，產(chǎn)品更新?lián)Q代非?？?。由于圖一時(shí)之利，產(chǎn)品不穩(wěn)定也就在所難免。
②客戶需求。客戶提出的需求多種多樣，在軟件使用過(guò)程中，由于業(yè)務(wù)的變化及對(duì)軟件的熟悉程度，原來(lái)的一些功能可能滿足不了客戶的需要，迫使客戶提出很多易用性或完善性的需求，這些需求處理不好就成為軟件穩(wěn)定性的一種隱患。
③項(xiàng)目壓力。項(xiàng)目是任何軟件公司賴以生存的根本，現(xiàn)在國(guó)內(nèi)大部分的軟件企業(yè)都是做項(xiàng)目起家，根據(jù)項(xiàng)目逐漸提煉，最終形成產(chǎn)品，所以說(shuō)產(chǎn)品的很大一部分改動(dòng)源于項(xiàng)目，只要項(xiàng)目上有需求，都要想辦法解決，這也是很多軟件企業(yè)的宗旨。但這種現(xiàn)象也造成了不可估計(jì)的損失，產(chǎn)品越改需求越多，越改越亂、越改越不穩(wěn)定，不僅導(dǎo)致項(xiàng)目周期拖延，還對(duì)產(chǎn)品造成致命的沖擊，最終越陷越深。
內(nèi)部因素
①分析設(shè)計(jì)階段。搭建系統(tǒng)架構(gòu)在此階段完成，包括需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、詳細(xì)規(guī)格說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等文檔的編寫(xiě)。在企業(yè)里一般分析設(shè)計(jì)人員由資深的軟件開(kāi)發(fā)人員兼任，但往往這部分人跟客戶交流的機(jī)會(huì)少，缺少一線項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)出的軟件也是參考了很多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的資料或?qū)嵤?、售前人員反饋的需求及平常自己的一些經(jīng)驗(yàn)而來(lái)，在開(kāi)發(fā)階段可能問(wèn)題不大，但在客戶使用后，進(jìn)入維護(hù)階段就經(jīng)不起考驗(yàn)了，使用一段時(shí)間后，最終可能要推倒重來(lái)。
②開(kāi)發(fā)階段。開(kāi)發(fā)階段最常見(jiàn)的問(wèn)題是沒(méi)有設(shè)計(jì)文檔就寫(xiě)程序，等程序?qū)懲旰笤傺a(bǔ)設(shè)計(jì)文檔，這樣往往造成代碼冗余，嚴(yán)重者往往會(huì)推倒重來(lái)，做無(wú)用功。所以開(kāi)發(fā)階段能否按照分析設(shè)計(jì)階段編寫(xiě)的文檔嚴(yán)格執(zhí)行很關(guān)鍵，能否理解設(shè)計(jì)者的思路也很重要，這個(gè)階段的工作直接會(huì)影響到產(chǎn)品的發(fā)版及以后的維護(hù)工作。另外此階段的單元測(cè)試也很重要，不愿測(cè)自己寫(xiě)的程序也是開(kāi)發(fā)人員的通病。
③測(cè)試階段。發(fā)版前的測(cè)試一般由專門(mén)的測(cè)試部門(mén)來(lái)完成，開(kāi)發(fā)人員輔助處理測(cè)試出的問(wèn)題及指導(dǎo)測(cè)試工作，但測(cè)試人員水平有高有低，往往有些測(cè)試人員對(duì)軟件功能不熟悉，無(wú)從下手，測(cè)試出的問(wèn)題也都是低級(jí)題。
附錄：如何保證ERP系統(tǒng)在上線后運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定？
ERP上線后，失去了最初的贊揚(yáng)和掌聲，反而面臨了很多困難與痛苦，那么如何克服這些困難？有什么良藥能醫(yī)治ERP上線后的困擾呢？
某公司三樓辦公室里，企業(yè)CIO成先生揉著太陽(yáng)穴，盯著電腦看了一天，這會(huì)兒眼睛和大腦都累到了極點(diǎn)。就在站起來(lái)的一瞬間看到窗外工廠大門(mén)，“慶祝我公司ERP項(xiàng)目上線成功”的大橫幅赫然映入眼簾?；叵肫痦?xiàng)目正式上線那一天，老總的贊揚(yáng)、業(yè)務(wù)部門(mén)的祝賀、演示結(jié)束時(shí)的掌聲仿佛還在眼前耳畔。
大家以為從此以后可以松口氣，但事實(shí)恰恰相反。原來(lái)攻堅(jiān)戰(zhàn)組成的組員陸續(xù)回到原來(lái)的部門(mén)，ERP項(xiàng)目組只剩下IT部門(mén)的人，“攻堅(jiān)戰(zhàn)”的勝利很快遭到了質(zhì)疑。因?yàn)樾孪到y(tǒng)大家還沒(méi)用熟，在細(xì)節(jié)上總出現(xiàn)一些問(wèn)題，大家對(duì)新系統(tǒng)的埋怨也開(kāi)始越來(lái)越多。ERP上線后，失去了最初的贊揚(yáng)和掌聲，反而面臨了很多困難與痛苦，那么如何克服這些困難？有什么良藥能醫(yī)治ERP上線后的困擾呢？
苦惱重重
一個(gè)非常有意思調(diào)查顯示，30%的企業(yè)會(huì)在1～2年內(nèi)對(duì)ERP進(jìn)行更新?lián)Q代，而40%的企業(yè)則在4年內(nèi)會(huì)采取同樣行動(dòng)?？梢?jiàn)，應(yīng)用狀況不是很理想的ERP很快就會(huì)被企業(yè)淘汰，而應(yīng)用良好的ERP系統(tǒng)也需要經(jīng)過(guò)調(diào)整來(lái)適應(yīng)新的環(huán)境。調(diào)查顯示，ERP實(shí)施以后都會(huì)面臨諸多預(yù)想不到的問(wèn)題。主要包括：系統(tǒng)不穩(wěn)定；數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；業(yè)務(wù)部門(mén)不支持，不愿意通過(guò)系統(tǒng)來(lái)處理業(yè)務(wù)；系統(tǒng)流程與實(shí)際業(yè)務(wù)流程沖突；系統(tǒng)沒(méi)有提高效率，反倒增加了業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)；還有數(shù)據(jù)安全等等問(wèn)題。
1、某公司的ERP系統(tǒng)實(shí)施完成后交給IT部門(mén)維護(hù)，但是IT部門(mén)并不了解如何將公司管理目標(biāo)納入系統(tǒng)中。例如，公司制定了新的銷售和生產(chǎn)目標(biāo)后，應(yīng)該對(duì)ERP系統(tǒng)的物料計(jì)劃參數(shù)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。但I(xiàn)T部門(mén)卻不知道應(yīng)該把系統(tǒng)的參數(shù)改為多少。
其實(shí)，隨著時(shí)間的推移，在ERP系統(tǒng)上線后，企業(yè)的業(yè)務(wù)情況、管理情況及人員發(fā)生變化是不可避免的事情。ERP系統(tǒng)的參數(shù)不斷調(diào)整也是非常正常的事情，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)ERP系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程需要持續(xù)調(diào)整。在實(shí)際操作過(guò)程中，公司不能做到及時(shí)對(duì)系統(tǒng)參數(shù)或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，使得系統(tǒng)與實(shí)際運(yùn)作脫節(jié)。
2、IT部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有共同語(yǔ)言，系統(tǒng)中看不中用。怎么搞好與業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)系，如何保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性而不會(huì)出現(xiàn)宕機(jī)，如何確保業(yè)務(wù)連續(xù)性等林林總總的問(wèn)題，讓老板感到非常的頭痛和苦惱。當(dāng)初系統(tǒng)上線時(shí)，公司確立了明確的上線目標(biāo)，從老總到基層員工整個(gè)公司的力量都投入進(jìn)來(lái)聽(tīng)從IT部門(mén)調(diào)配，IT項(xiàng)目經(jīng)理占據(jù)主導(dǎo)地位。但是在系統(tǒng)上線之后，業(yè)務(wù)部門(mén)的不適應(yīng)和小問(wèn)題幾乎是天天發(fā)生。因?yàn)閷?duì)流程的改變即使再人性化，為了保持系統(tǒng)的效率，依然需要不小的變化，這會(huì)改變業(yè)務(wù)部門(mén)的工作習(xí)慣甚至部門(mén)結(jié)構(gòu)，而這樣的改變往往是被抵制的。
3、系統(tǒng)維護(hù)雜事多，IT部門(mén)疲于奔命。系統(tǒng)上線后，部門(mén)經(jīng)理感覺(jué)自己和手下的人明明每天忙得要死，這里做維護(hù)那里做維修，但是偏偏到了工作評(píng)價(jià)時(shí)，被投訴最多的反而就是IT部門(mén)。他和他的團(tuán)隊(duì)被稱為救火隊(duì)員，業(yè)務(wù)部門(mén)無(wú)論大事小事都要找IT部門(mén)解決。本來(lái)應(yīng)該從事企業(yè)IT規(guī)劃、優(yōu)化軟件運(yùn)行等IT管理工作的IT部門(mén)卻終日被一些級(jí)別較低的維修事宜所困擾，以在有限的人力去解決較多問(wèn)題的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)撿了芝麻卻丟了西瓜的情況。
4、人才流失嚴(yán)重。ERP項(xiàng)目上線后留不住實(shí)施人才，這早已是公開(kāi)的秘密。具有ERP項(xiàng)目上線實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的IT人才往往是挖角的對(duì)象，而人才的經(jīng)常流動(dòng)往往又會(huì)導(dǎo)致公司IT規(guī)劃得不到執(zhí)行。ERP項(xiàng)目實(shí)施后核心組員的流失是關(guān)系到公司ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行的根本利益。此外，留住ERP實(shí)施成員往往意味著能更好地把精力集中在變革，優(yōu)化和改良業(yè)務(wù)流程上，而流失了對(duì)系統(tǒng)有豐富經(jīng)驗(yàn)的IT人才則意味著公司會(huì)整日疲于招聘和培訓(xùn)新員工。
如何打好ERP有效運(yùn)行的持久戰(zhàn)?
圍繞ERP上線后如何讓系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)作并打好持久戰(zhàn)，CIO必須要有清楚的認(rèn)識(shí)，這對(duì)于公司來(lái)說(shuō)是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。主要方法包括：
1. 時(shí)時(shí)保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性
ERP上線前的數(shù)據(jù)主要是靜態(tài)的基礎(chǔ)參數(shù)設(shè)置，只要組織大量人員進(jìn)行攻堅(jiān)戰(zhàn)，一般能順利解決。但ERP上線后，數(shù)據(jù)就以動(dòng)態(tài)為主，例如倉(cāng)庫(kù)的動(dòng)態(tài)庫(kù)存量、財(cái)務(wù)往來(lái)數(shù)據(jù)、銷售業(yè)務(wù)和訂單的處理，還有車間生產(chǎn)排程與計(jì)劃變更、計(jì)劃取消等等數(shù)據(jù)。根據(jù)ERP的說(shuō)法：“垃圾數(shù)據(jù)進(jìn)，垃圾數(shù)據(jù)出”。顯然ERP上線后，讓數(shù)據(jù)時(shí)時(shí) 真實(shí)可靠是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù)。但是一般來(lái)說(shuō)企業(yè)在ERP上線之后的前幾個(gè)月都會(huì)遇到數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的問(wèn)題。這里的數(shù)據(jù)包括業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)兩方面。造成這種局面并不是企業(yè)的過(guò)錯(cuò)也不是軟件的過(guò)錯(cuò)，這是一個(gè)必然的過(guò)程。
因此，在ERP系統(tǒng)運(yùn)作初期必須建立對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)鍵點(diǎn)每天稽核的制度。從制度上要求和保證各個(gè)用戶及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)錄入，使物流、信息流、資金流保持一致，從而保證隨時(shí)從ERP系統(tǒng)獲取的信息都是真實(shí)有效的。
2. 業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定和微調(diào)
如果說(shuō)數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)，那么流程就是靈魂。ERP上線前需要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)或重組，主要是為了讓ERP軟件流程與公司業(yè)務(wù)流程配合一致而進(jìn)行的改進(jìn)，這對(duì)公司來(lái)說(shuō)屬于大規(guī)模改革性質(zhì)的流程改進(jìn)。但另一方面，企業(yè)在應(yīng)用ERP后，也必然會(huì)發(fā)現(xiàn)很多的管理制度與 ERP系統(tǒng)還會(huì)產(chǎn)生差異與不一致，這個(gè)時(shí)候就需要對(duì)原有的務(wù) 流程進(jìn)行調(diào)整。需要調(diào)整流程的不僅僅是那些上線時(shí)未納入系統(tǒng)的流程，還包括已經(jīng)運(yùn)行了一段時(shí)間的系統(tǒng)流程。但有一個(gè)前提需要清楚的是，必須先確保業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定，然后才能進(jìn)行微調(diào)和改良。否則企業(yè)整天處于大規(guī)模的革命性業(yè)務(wù)流程變動(dòng)，會(huì)讓員工不知如何操作，對(duì)ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是致命的打擊。
一般的方法是先將主要業(yè)務(wù)流程用好，再逐步擴(kuò)展到次要業(yè)務(wù)流程。同時(shí)，對(duì)于新發(fā)生或者新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程，首先要分析這種新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程是否為企業(yè)一定要選擇或執(zhí)行的業(yè)務(wù)流程。其次要分析該業(yè)務(wù)流程是否要納入系統(tǒng)。還有在將新的業(yè)務(wù)流程納入ERP系統(tǒng)時(shí)一定要做到“數(shù)據(jù)準(zhǔn)，流程清，規(guī)則明，操作熟”。因此，我們必須對(duì)使用過(guò)程中，不合理的流程、不合理的操作進(jìn)行設(shè)置，對(duì)于企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)變更做出響應(yīng)和改良。
3. 建立上線后IT維護(hù)流程制度和IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)
一般來(lái)說(shuō)，公司為了保證系統(tǒng)上線都會(huì)成立專職ERP實(shí)施項(xiàng)目組，并制定獎(jiǎng)勵(lì)政策。但是在系統(tǒng)的成功上線后，項(xiàng)目組也就隨之解散。而事實(shí)上，企業(yè)要想保證ERP系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)，必須要制定有效的上線后的IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)和IT維護(hù)流程。必須要有專門(mén)的團(tuán)隊(duì)和人員去從事ERP的維護(hù)和改良的工作，并使IT服務(wù)團(tuán)隊(duì)的工作流程化，以便于配合各業(yè)務(wù)部門(mén)提高工作效率，而不是漫無(wú)邊際的天天做救火隊(duì)員。
４. 項(xiàng)目正式上線后要實(shí)現(xiàn)每月對(duì)每個(gè)用戶進(jìn)行兩次技術(shù)支持回訪
一旦穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)被創(chuàng)建完成，將實(shí)現(xiàn)每2-3個(gè)月對(duì)每個(gè)終端用戶進(jìn)行一次回訪。并且確?；卦L形成文檔，以便以后新員工培訓(xùn)有效利用，及流程改良時(shí)使用。
總之，上線成功只是ERP項(xiàng)目萬(wàn)里長(zhǎng)征走完的第一步，持久的稽核與維護(hù)才是一項(xiàng)長(zhǎng)久的工程，只有建立了規(guī)范的上線后維護(hù)服務(wù)流程和管理制度，ERP才會(huì)應(yīng)用得更順暢。
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