實驗室內(nèi)審流程的方法和技巧
如何讓實驗室內(nèi)部審核易于操作，避免流于形式，本文講解實驗室內(nèi)部審核的方法與技巧，希望能對實驗室內(nèi)審工作有所幫助。
一、內(nèi)部審核的策劃與準備
1. 編制年度審核計劃
每年年初，質(zhì)量負責人組織編制年度審核計劃，審核方式分為管理體系全過程審核及管理體系要素審核，管理體系全過程審核每年至少安排一次，制定的年度計劃應覆蓋管理體系涉及全要素和所有部門。
當出現(xiàn)以下特殊情況時應增加審核頻次：
- 管理體系有重大變更或機構(gòu)和職能發(fā)生重大變更時;
- 內(nèi)部監(jiān)督員發(fā)現(xiàn)某質(zhì)量要素存在嚴重不符合項;
- 出現(xiàn)質(zhì)量事故，或客戶對某一環(huán)節(jié)連續(xù)申訴、投訴;
- 認證認可機構(gòu)安排現(xiàn)場評審或監(jiān)督評審前;
年度審核計劃經(jīng)審批后，組織實施。
2. 審核前準備
(1)成立內(nèi)審組：質(zhì)量負責人依據(jù)管理體系審核年度計劃的審核內(nèi)容和審核對象組建內(nèi)審組，內(nèi)審組成員應經(jīng)培訓考核合格，取得內(nèi)審員資格證書，且內(nèi)審員與被審核部門無直接責任關(guān)系。
質(zhì)量負責人召開內(nèi)審組組員會議，任命內(nèi)審組組長和宣讀內(nèi)審員守則，并依據(jù)內(nèi)審年度計劃提出本次評審目的、范圍內(nèi)容和要求。
(2)內(nèi)審實施計劃的制定：內(nèi)審組長制定內(nèi)審實施計劃，要依據(jù)本機構(gòu)的職能分配表編制各受審核部門的審查內(nèi)容，由質(zhì)量負責人審批后實施。實施計劃應在正式審核前一周由內(nèi)審組長發(fā)至各有關(guān)部門和人員。
(3)審核組預備會：內(nèi)審實施計劃經(jīng)質(zhì)量負責人批準后，審核組長召開審核組預備會議，研究有關(guān)體系文件并應決定是否需要補充文件，明確分工和要求，確保每位內(nèi)審員都清楚了解審核任務，全部完成審核前的準備工作。
(4)編制檢查表
審核前，內(nèi)審員應根據(jù)分工編制檢查表，內(nèi)審檢查表編制的好壞直接影響內(nèi)審實施的質(zhì)量，因此在整個內(nèi)審中至關(guān)重要。內(nèi)審檢查表中審核內(nèi)容要依據(jù)受審部門的職能編制，要突出審核區(qū)域的主要職能;采取的審核方式和方法(查、問、聽、看)要恰當;審核時需要抽樣的數(shù)量要合理。要選擇典型關(guān)鍵質(zhì)量問題作為重點進行編制(如上次審核的有關(guān)信息、管理上的薄弱環(huán)節(jié)、客戶的反饋、發(fā)生過的質(zhì)量問題等)。所有內(nèi)審員的檢查表合在一起應覆蓋管理體系的全部職能，包括本實驗室和客戶的一些特殊要求。檢查表使用一段時間后應形成相對穩(wěn)定的內(nèi)容，作為標準檢查表，為以后內(nèi)審提供參考。
二、內(nèi)審的實施
1. 通知審核
內(nèi)審至少提前一周通知受審部門具體的審核日期、安排和要求，可采取文件或口頭兩種形式。必要時受審方應準備基本情況介紹，審核實施計劃應得到受審方確認。
2. 首次會議
現(xiàn)場審核前由內(nèi)審組組長召開并主持首次會議，由質(zhì)量負責人、受審核部門負責人、內(nèi)審組全體成員及相關(guān)人員參加，與會人員須簽到。首次會議內(nèi)容包括：
- 向受審核方負責人介紹內(nèi)審組成成員及分工;
- 說明審核目的、范圍、依據(jù)和所采取的方法和程序;
- 宣讀審核實施計劃及解釋實施計劃中不明確的內(nèi)容;
- 內(nèi)審組與受審核部門取得正式聯(lián)系。
3. 現(xiàn)場審核
(1)現(xiàn)場審核應遵循的原則
①以客觀事實為依據(jù)的原則。客觀事實以證據(jù)為基礎(chǔ)，可陳述、驗證，不含個人推理成分;
②標準與實際核對的原則。凡標準與實際未核對過的項目，都不能判定為符合或不符合;
③依次遞進審核原則。審核包括：該有的程序有沒有，執(zhí)行沒執(zhí)行，執(zhí)行后有無記錄3個方面;
④獨立公正的原則。
(2)收集客觀證據(jù)
內(nèi)審員按照審核實施計劃、內(nèi)審檢查表規(guī)定的檢查內(nèi)容，通過交談、查閱文件、現(xiàn)場檢查、調(diào)查驗證等方法收集客觀證據(jù)并逐項實事求是地記錄，記錄應清楚、易懂、全面，便于查閱和追溯;應準確、具體，如文件名稱、合同號、記錄的編號、設(shè)備的編號、報告的編號和工作崗位等。審核時，審核員應及時與被審核方溝通和反饋審核中的發(fā)現(xiàn)，并對事實證據(jù)進行確認。
4. 不符合項及糾正報告
在現(xiàn)場審核的后期，審核組長主持召開一次審核組內(nèi)部會議，對在現(xiàn)場審核中收集到的客觀證據(jù)進行整理、分析、篩選，得到審核證據(jù)。將審核證據(jù)與《實驗室資質(zhì)認定評審準則》及質(zhì)量體系文件等依據(jù)相比較，作出客觀的判斷和綜合評價，形成審核發(fā)現(xiàn)，確定不符合項，并根據(jù)不符合項的產(chǎn)生原因確定不符合項類型是體系性不符合或是實施性不符合或是效果性不符合，及根據(jù)不符合項的性質(zhì)，判斷是輕微不符合或是嚴重不符合，同時根據(jù)不符合項的類型和性質(zhì)提出糾正措施。內(nèi)審員就不符合事實、類型、結(jié)論等編制內(nèi)審不符合報告時，不符合事實的描述應具體，準確的報告所觀察的事實，不符合判斷依據(jù)的條款和程序要寫清楚。
5. 末次會議
內(nèi)審組組長組織內(nèi)審組及有關(guān)人員(同首次會議)召開末次會議，到會人員簽到。末次會議是審核組在現(xiàn)場審核階段的最后一次活動，向受審核部門、單位領(lǐng)導報告審核情況。
會議主要內(nèi)容：
- 重申審核的目的、范圍和依據(jù);
- 審核情況介紹;
- 宣讀不符合項報告，作出審核評價和結(jié)論;
- 提出后續(xù)工作要求，包括糾正措施、跟蹤驗證及要求。
6. 審核報告的編寫
內(nèi)審報告是內(nèi)審活動結(jié)束后出具的一份關(guān)于內(nèi)審結(jié)果的正式文件，審核報告應如實反映本次管理體系審核的方法、審核過程情況、觀察結(jié)果和審核結(jié)論。
審核報告內(nèi)容：
- 審核的目的、范圍、方法和依據(jù);
- 審核組成員、受審部門;
- 審核實施情況(包括審核的日期、審核過程概況簡述等);
- 審核發(fā)現(xiàn)問題的描述和不符合項統(tǒng)計分析;
- 對存在的主要問題的分析及改進意見;
- 上次審核主要不符合項糾正情況;
- 審核中有爭議問題及處理建議;
- 審核結(jié)論(對質(zhì)量管理體系運行狀況的綜合評價，評價實施管理體系的有效性和符合性，肯定優(yōu)點，指出不足，作出審核結(jié)論);
- 審核報告的批準及發(fā)放范圍。
7. 糾正措施的實施及跟蹤驗證
審核結(jié)束后，各部門對審核發(fā)現(xiàn)的不符合項和實驗室體系中存在的薄弱環(huán)節(jié)，進行分析研究找出原因，制定糾正、預防和改進措施計劃，明確完成日期并組織實施。內(nèi)審員按計劃對受審核部門所采取的糾正措施進行評審、驗證，并對糾正結(jié)果進行判斷、評價和記錄。
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