7.4 信息交流
7.4.1 總則
組織應(yīng)建立、實(shí)施并保持與
環(huán)境管理體系有關(guān)的內(nèi)部與外部信息交流所需的過(guò)程，包括：
a)信息交流的內(nèi)容；
b)信息交流的時(shí)機(jī)；
c)信息交流的對(duì)象；
d)信息交流的方式。
策劃信息交流過(guò)程時(shí)，組織應(yīng)：
--必須考慮其合規(guī)義務(wù)；
--確保所交流的環(huán)境信息與管理形式形成的信息一致且真實(shí)可信。
組織應(yīng)對(duì)其環(huán)境管理體系相關(guān)的信息交流做出相應(yīng)。
適當(dāng)時(shí)，組織應(yīng)保留文件化信息，作為其信息交流的證據(jù)。
【理解要點(diǎn)】
1.組織應(yīng)建立與環(huán)境體系有關(guān)的信息交流過(guò)程，此時(shí)須考慮組織的合規(guī)義務(wù)要求。這些過(guò)程應(yīng)當(dāng)確定：
--信息交流的內(nèi)容；
--信息交流的時(shí)機(jī)和條件；
--信息交流的對(duì)象；
--信息交流的方式。
2.在建立適合于特定情況的信息交流過(guò)程中，組織可以考慮不同的交流方式可能需要的成本和獲得的收益。
交流的環(huán)境信息應(yīng)當(dāng)以環(huán)境管理體系產(chǎn)生的信息為基礎(chǔ)，并與之保持一致，包括組織的環(huán)境績(jī)效的內(nèi)部評(píng)價(jià)信息（見(jiàn)9.1）.關(guān)于信息交流的補(bǔ)充信息見(jiàn)GB/T26450.
3.在確定如何實(shí)施信息交流時(shí)，組織應(yīng)當(dāng)考慮不同的信息交流方法，這些方法應(yīng)當(dāng)能夠促進(jìn)對(duì)組織環(huán)境管理行動(dòng)的理解和接受，并能促進(jìn)與相關(guān)方的對(duì)話。信息交流的方法包括，例如：非正式討論、組織的開(kāi)放日、焦點(diǎn)問(wèn)題討論組、社區(qū)對(duì)話、參與社區(qū)活動(dòng)、網(wǎng)站和電子郵件、新聞稿、廣告和定期簡(jiǎn)報(bào)，年度或其他定期的報(bào)告，以及電話熱線等。
4.組織應(yīng)當(dāng)對(duì)與其環(huán)境管理體系有關(guān)的質(zhì)詢、受關(guān)注的問(wèn)題，或來(lái)自交流活動(dòng)的其他信息給予考慮并做出響應(yīng)。建立用于接收和響應(yīng)上述內(nèi)、外部信息的過(guò)程是非常有益的。
5.組織應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)乇Ａ糇鳛樾畔⒔涣髯C據(jù)的問(wèn)價(jià)化信息，目的是：
--回顧與特定相關(guān)方開(kāi)展的信息交流、他們的質(zhì)詢或關(guān)切的歷史；
--理解以往與各相關(guān)方約定事項(xiàng)的性質(zhì)；
--在開(kāi)發(fā)未來(lái)的信息交流過(guò)程和后續(xù)活動(dòng)，以及根據(jù)需要處理特定相關(guān)方的關(guān)注等方面，提高組織的有效性。
6.如果不能給環(huán)境管理體系帶來(lái)增值，某些交流活動(dòng)的信息不必形成文件，例如非正式交流活動(dòng)的信息。建立信息交流過(guò)程時(shí)，組織必須考慮自身的性質(zhì)和規(guī)模、重要環(huán)境因素，以及其相關(guān)方的性質(zhì)、需求和期望。
7.組織應(yīng)當(dāng)考慮下述的過(guò)程步驟：
--收集信息，或開(kāi)展調(diào)查，包括來(lái)自相關(guān)方的信息（見(jiàn)4.2）；
--確定信息交流的對(duì)象，以及他們對(duì)信息交流和對(duì)話的需求；
--選擇信息交流的對(duì)象感興趣的信息；
--決定需要與信息交流對(duì)象交流的信息；
--確定合適的信息交流方法和形式；
--評(píng)估和定期確定信息交流過(guò)程的有效性。
8.最高管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)有效的環(huán)境管理以及符合環(huán)境管理體系要求的重要性進(jìn)行信息交流（見(jiàn)5.1）。
最高管理者應(yīng)當(dāng)確保在組織內(nèi)部交流下述信息：
--環(huán)境方針（見(jiàn)5.2）；
--相關(guān)角色的職責(zé)和權(quán)限（見(jiàn)5.3）.
組織應(yīng)當(dāng)交流：
--在其各個(gè)層次和智能中，適當(dāng)?shù)亟涣鹘M織的重要環(huán)境因素（見(jiàn)6.2.2.5）；
--交流其環(huán)境目標(biāo)（見(jiàn)6.2.2）；
--與外部供方，包括合同方（見(jiàn)8.1），交流組織的有關(guān)環(huán)境要求；
--按照信息交流過(guò)程的規(guī)定及合規(guī)義務(wù)的要去，在內(nèi)部交流并與外部交流有關(guān)環(huán)境績(jī)效的信息（見(jiàn)9.1.1）。
組織應(yīng)當(dāng)確保將內(nèi)部審核結(jié)果報(bào)告給相關(guān)管理者（見(jiàn)9.2）.
最高管理者對(duì)組織的環(huán)境管理體系的評(píng)審應(yīng)當(dāng)考慮來(lái)自相關(guān)方的信息（見(jiàn)9.3）
9.這些活動(dòng)是建議實(shí)施的、核心的和最低限度的活動(dòng)。為有效實(shí)施與環(huán)境管理體系有關(guān)的信息交流，組織可根據(jù)需要實(shí)施更多的活動(dòng)。
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