大部分從事質(zhì)量管理的工作人員，進(jìn)入公司后參加的第一個(gè)外部培訓(xùn)，就是內(nèi)審員的培訓(xùn)。
不過(guò)，對(duì)于沒(méi)有從事過(guò)質(zhì)量管理工作的同學(xué)來(lái)說(shuō)，一般為期4－5天的內(nèi)審員培訓(xùn)，內(nèi)容太多，有點(diǎn)摸不著頭腦。
今天，我們主要簡(jiǎn)單介紹一下內(nèi)審工作流程、原則、基本思想，明白這項(xiàng)工作到底是干的，如何開(kāi)展的。至于內(nèi)審的一些關(guān)鍵技巧、審核要點(diǎn)，還需要同學(xué)們?cè)趯?shí)際工作中，結(jié)合各自單位的實(shí)際情況去慢慢提升審核經(jīng)驗(yàn)。
內(nèi)部審核一般工作流程包括準(zhǔn)備、審核通知、編制提問(wèn)單、首次會(huì)實(shí)施審核、末次會(huì)、內(nèi)審報(bào)告、整改和驗(yàn)證等環(huán)節(jié)。
下面，我就給大家依次介紹各環(huán)節(jié)的主要工作內(nèi)容及要點(diǎn)。
一、內(nèi)部審核的準(zhǔn)備
內(nèi)部審核的第一步是準(zhǔn)備工作，主要包括年初制定內(nèi)審方案、確定內(nèi)審組、挑選內(nèi)審員、明確內(nèi)審工作安排、編制提問(wèn)單等。
公司一般會(huì)在年初制定內(nèi)審方案，明確本年度對(duì)公司各部門(mén)（甚至延伸到公司的供應(yīng)商）開(kāi)展內(nèi)部審核工作的計(jì)劃。
內(nèi)審方案的主要內(nèi)容一般包括內(nèi)審目的、審核范圍、內(nèi)審時(shí)間（大概時(shí)間段，不用具體到哪天）、審核依據(jù)等。
內(nèi)審方案就是一個(gè)關(guān)于本年度內(nèi)部審核如何開(kāi)展的年度工作計(jì)劃。
內(nèi)部審核方案經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布后，就可以按方案執(zhí)行了，等到方案規(guī)定的時(shí)問(wèn)，就該開(kāi)始內(nèi)部審核的實(shí)際準(zhǔn)備工作了。
二、內(nèi)審組的成立
一般，由公司分管質(zhì)量的領(lǐng)導(dǎo)或則管理者代表任命內(nèi)審組長(zhǎng)，授權(quán)其成立內(nèi)審組，由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制定內(nèi)部審核的具體實(shí)施計(jì)劃、挑選內(nèi)審成員并組織實(shí)施內(nèi)部審核等工作。
內(nèi)審組長(zhǎng)在挑選內(nèi)審員的時(shí)候，一是要考慮到經(jīng)過(guò)質(zhì)量管理及內(nèi)部審核的培訓(xùn)，具備內(nèi)審員資格；（此處講的內(nèi)審員資格，并不是到培訓(xùn)機(jī)構(gòu)取證即可，從事內(nèi)審員工作，必須由法人授權(quán)才算是真正有資格）。
二是，內(nèi)審員應(yīng)在內(nèi)審工作中能保持獨(dú)立性和客觀性，也就是說(shuō)不能審核自已的工作，條件允許的情況下，內(nèi)審員應(yīng)不能審核自己所在部門(mén)的工作內(nèi)審員挑選完畢，整個(gè)內(nèi)審組就算完全成立了。
內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)按照年度內(nèi)審方案的工作安排，制定詳細(xì)的本次內(nèi)部審核的具體工作計(jì)劃。主要內(nèi)容應(yīng)該包括審核目的和范圍、審核依據(jù)、審核組成員、審核日期及日程安排，主要審核內(nèi)容等。
有的單位也將其稱(chēng)之為審核通知，不管叫內(nèi)審計(jì)劃，還是內(nèi)審?fù)ㄖ?，這份文件對(duì)本次內(nèi)部審核工作的開(kāi)展做出了詳細(xì)的安排，該文件應(yīng)發(fā)至將接受審核的每一個(gè)部門(mén)，以便受檢部門(mén)了解情況，便于做好迎接審核的準(zhǔn)備通知發(fā)出去了，準(zhǔn)備工作的最后一項(xiàng)就是提問(wèn)單的編制了。
三、提問(wèn)單的編制
有的公司也稱(chēng)為審核檢查表，叫法雖然不一致，但功能是一樣的。提問(wèn)單的根本目的是確保審核工作有的放矢，檢查內(nèi)容有針對(duì)性，且發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也能被正確記錄，可追溯。
提問(wèn)單一般是由內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審組長(zhǎng)的分工，各自編制審核范國(guó)內(nèi)的內(nèi)容，提問(wèn)單一般是以表格的形式出現(xiàn)的主要內(nèi)容包括受檢部門(mén)、審核內(nèi)容、依據(jù)、審核結(jié)果等，內(nèi)審員將在審核過(guò)程中記錄審核結(jié)果。
提問(wèn)單的作用，一是明確審核內(nèi)容，指導(dǎo)內(nèi)審工作的實(shí)施；二是用于記錄審核結(jié)果，提問(wèn)單經(jīng)內(nèi)審組長(zhǎng)簽字認(rèn)后，即可生效。
四、首次會(huì)
內(nèi)審組按內(nèi)審計(jì)劃（或通知）的時(shí)間召開(kāi)首次會(huì)，首次會(huì)標(biāo)志著內(nèi)審工作的正式開(kāi)始。
一般首次會(huì)由內(nèi)審組長(zhǎng)主持，公司領(lǐng)導(dǎo)，受審核部門(mén)的負(fù)責(zé)人、審核員參加本次會(huì)議。
會(huì)議的主要內(nèi)容包括：內(nèi)審組長(zhǎng)介紹審核目的與范圍、明確審核的方法和流程，要求各部門(mén)配合的事情、明確末次會(huì)開(kāi)會(huì)時(shí)間等等。
當(dāng)然，內(nèi)審組長(zhǎng)按理會(huì)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的，公司領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)一般也就強(qiáng)調(diào)一下質(zhì)量對(duì)公司的重要性，是公司的生命線(xiàn)等，然后強(qiáng)調(diào)一下內(nèi)部審核工作的意義，表示會(huì)全力支持內(nèi)部審核工作。
同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要各部門(mén)負(fù)責(zé)任人積板配合，以開(kāi)放的心態(tài)迎接內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并不可怕，可怕的是掩蓋問(wèn)題，影啊公司產(chǎn)品的質(zhì)量和顧客滿(mǎn)意度，拖公司的后腿等等。領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)當(dāng)然要高屋建瓴。
總之，首次會(huì)一般不會(huì)很長(zhǎng)，基本上是一個(gè)節(jié)點(diǎn)，一個(gè)表示正式進(jìn)入狀態(tài)的節(jié)點(diǎn)。
五、內(nèi)部審核的實(shí)施
首次會(huì)結(jié)東后，各內(nèi)審員就按照計(jì)劃分工，前往各個(gè)部門(mén)正式干活了。
內(nèi)部員開(kāi)展審核工作的基本思路是，核查、驗(yàn)證質(zhì)量管理體系文件是否得到有效落實(shí)，公司各崗位是否嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)體系文件，并按要求產(chǎn)生相應(yīng)記錄。
簡(jiǎn)單一句話(huà)，這活該這樣干，程序?qū)懙那迩宄?，你是不是這樣干的？如果是得話(huà) ，請(qǐng)拿出相應(yīng)的記錄來(lái)，如果沒(méi)有，對(duì)不起，我得給你記上一筆。
內(nèi)審員審核的方式基本就是談話(huà)、查閱文件和記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察和提問(wèn)對(duì)話(huà)等。
至于具體的檢查內(nèi)容，我在這里就不ー一詳述了一般質(zhì)量認(rèn)證機(jī)構(gòu)的內(nèi)審員培訓(xùn)是講4－5天，咱們不可能幾分鐘就說(shuō)的清清楚楚。
內(nèi)部審核的具體內(nèi)容，基本是“核實(shí)”。各個(gè)公司實(shí)際情況不一樣。所以，我只打算講原則，講最基本的東西，只要掌握了這個(gè)套路，操作起來(lái)并不是一點(diǎn)都不難。
前面說(shuō)到，如果受檢部門(mén)能拿出相關(guān)證據(jù)，就說(shuō)明公司在這個(gè)方面的質(zhì)量管理要求是得到了貫徹和落實(shí)。
如果審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，內(nèi)審員應(yīng)原原本本地把客觀證據(jù)記錄下來(lái)，包括情況描述，違反了哪一條管理程序要求等。
發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題一般有輕有重。如果確實(shí)問(wèn)題不小，應(yīng)根據(jù)公司不符合項(xiàng)管理的要求，將其確認(rèn)為不符合項(xiàng)，開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告。
關(guān)于不符合項(xiàng)的分類(lèi)，內(nèi)審員應(yīng)按照公司不符合項(xiàng)管理程序執(zhí)行。各公司根據(jù)產(chǎn)品、服務(wù)的類(lèi)型不一樣，定義和分類(lèi)都有差別，以各自公司管理程序的規(guī)定為準(zhǔn)。
內(nèi)審員在填寫(xiě)不符合項(xiàng)報(bào)告過(guò)程中，應(yīng)準(zhǔn)備填寫(xiě)各項(xiàng)內(nèi)容，不符合或不合格的事實(shí)一定要描述清楚。同時(shí)，還有一個(gè)重要的問(wèn)題，不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)經(jīng)過(guò)受檢查人簽字認(rèn)可。
當(dāng)然，如果沒(méi)有發(fā)現(xiàn)什么的問(wèn)題，內(nèi)審員就將問(wèn)題記錄在提問(wèn)單上，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，同樣要與受檢人溝通，當(dāng)面核實(shí)，由其簽字，表示認(rèn)可發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題屬實(shí)。
對(duì)于檢查中有其他問(wèn)題需要溝通、協(xié)商的，審核員就只能找內(nèi)審組長(zhǎng)了，畢竟，在內(nèi)部審核這個(gè)工作中，組長(zhǎng)就是領(lǐng)導(dǎo)。
五、末次會(huì)，提糾正要求
各個(gè)審核員在按照分工完成內(nèi)部審核工作中，應(yīng)整理各自檢查所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，交由內(nèi)審組長(zhǎng)匯總。再按日程安排召開(kāi)末次會(huì)。
末次會(huì)參會(huì)的人員跟首次會(huì)差不多，但有的公司為了讓自己的員工清楚檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，或則利用該機(jī)會(huì)教育員工等其他想法，也讓一些主管班組長(zhǎng)等員工參與。
不管怎么說(shuō)，這個(gè)沒(méi)有一定的說(shuō)法，要是公司規(guī)模不大，會(huì)議室又夠大的話(huà)，全員參與又何妨？
不過(guò)，公司領(lǐng)導(dǎo)，特別是法人代表或則管理者代表是一定要參加的。
因?yàn)樗麄儾攀且粋€(gè)公司真正的、最重要的質(zhì)量負(fù)責(zé)任人。所以他們一定要清楚，公司的質(zhì)量管理體系到底運(yùn)轉(zhuǎn)得如何？?jī)?nèi)部審核的結(jié)果才是他們關(guān)心的事情。
在末次會(huì)上，一般內(nèi)審組組長(zhǎng)會(huì)重申一下本次內(nèi)審的目的和范圍，經(jīng)過(guò)一定鋪墊，內(nèi)審組長(zhǎng)會(huì)介細(xì)本次內(nèi)申工作的開(kāi)展情況，重點(diǎn)是對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行通報(bào)，以便公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人清楚地知道，公司到底哪些地方存在管理程序執(zhí)行不嚴(yán)格、責(zé)任落實(shí)不到位等問(wèn)題。
介紹完以上問(wèn)題，公司各部門(mén)的負(fù)責(zé)人當(dāng)然也要發(fā)言表態(tài)，檢查出問(wèn)題的部門(mén)會(huì)說(shuō)立即整改，完善管理等，沒(méi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)會(huì)說(shuō)進(jìn)一步努力，持續(xù)提高等。
最后公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，對(duì)本次內(nèi)審工作做總結(jié)，對(duì)各部門(mén)提要求，標(biāo)志著末次會(huì)的結(jié)束。
六、內(nèi)審報(bào)告及后續(xù)工作
末次會(huì)結(jié)東后，內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審核工作的實(shí)施，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等，盡快編制書(shū)面的內(nèi)部審核報(bào)告，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，下發(fā)至各個(gè)部門(mén)。
內(nèi)部審核報(bào)告的形式各公司不一樣，但一般包括審核目的、范圍和依據(jù)，審核計(jì)劃完成情況、檢查所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及不符合項(xiàng)匯總分析、體系運(yùn)行結(jié)果的總體評(píng)價(jià)、審核報(bào)告分發(fā)范國(guó) 等。
內(nèi)審報(bào)告是正式文件，是對(duì)內(nèi)審全過(guò)程的一個(gè)書(shū)面總結(jié)。內(nèi)審報(bào)告的發(fā)布，并不意味著內(nèi)部審核工作的結(jié)東。
在內(nèi)部審核過(guò)程中，內(nèi)審員開(kāi)具了不符合項(xiàng)報(bào)告，以及一些達(dá)不到不符合項(xiàng)報(bào)告的問(wèn)題，各部門(mén)都應(yīng)該針對(duì)問(wèn)題，進(jìn)行原因分析制定整改措施（或稱(chēng)糾正實(shí)施計(jì)劃）。
一般來(lái)說(shuō)，各部門(mén)的糾正實(shí)施計(jì)劃應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，在批準(zhǔn)后開(kāi)始實(shí)施糾正。
內(nèi)審員應(yīng)跟蹤檢査所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，各部門(mén)實(shí)施糾正期間，內(nèi)審員對(duì)糾正措施及成效進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證的內(nèi)容包括是否按糾正實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行糾正的效果如何等。
糾正完成后，內(nèi)審員作為驗(yàn)證人員在不符合項(xiàng)報(bào)告上簽字，問(wèn)題才算真正關(guān)閉。至此，本年度的內(nèi)部審核工作才算真正的完成。
七、內(nèi)部審核的幾個(gè)特點(diǎn)
其實(shí)，公司的內(nèi)部審核是自我發(fā)現(xiàn)、自我診斷、自我改進(jìn)、自我要求，完全是公司為了持續(xù)提高而發(fā)起的一項(xiàng)活動(dòng)。
當(dāng)然，這也是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的必須動(dòng)作。內(nèi)部審核不是走過(guò)場(chǎng)，要是光走過(guò)程，對(duì)公司質(zhì)量管理沒(méi)有促進(jìn)作用，也沒(méi)有任何意義。
而且，一般公司規(guī)模不是很大的話(huà)，內(nèi)部審核工作可以一次性集中開(kāi)展，只要按標(biāo)準(zhǔn)和程序要求不超過(guò)12個(gè)月就可以。
但有的公司規(guī)模較大的，生產(chǎn)過(guò)程或提供服務(wù)過(guò)程特別多、過(guò)程復(fù)雜的，是可以將對(duì)各個(gè)部門(mén)的審核工作分開(kāi)安排的，比如說(shuō)4月份審核幾個(gè)都門(mén)，5月審核幾個(gè)部門(mén)，只要全年能覆蓋全公司所有部門(mén)就可以了。
在這里探討兩個(gè)存在一定爭(zhēng)議的問(wèn)題。先說(shuō)明，沒(méi)有準(zhǔn)確的答案，只是介紹我的看法和經(jīng)驗(yàn)，各位請(qǐng)根據(jù)自已 公司情況自已判斷。
第一個(gè)問(wèn)題是要不要對(duì)質(zhì)量部門(mén)開(kāi)展內(nèi)部審核工作？
很多人會(huì)覺(jué)得為什么不開(kāi)展？只要在其他部門(mén)培養(yǎng)幾個(gè)內(nèi)審員，然后讓他們?nèi)ゲ橘|(zhì)量部門(mén)就可以了。
這種說(shuō)法本來(lái)也沒(méi)有錯(cuò)，但是請(qǐng)各位考慮一下實(shí)際情況，一般法人或則管理者代表會(huì)任命誰(shuí)為內(nèi)審組長(zhǎng)？當(dāng)然是質(zhì)量管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人或則其他在質(zhì)量管理方面有一定資歷的人了。
這個(gè)人出自質(zhì)量管理部門(mén)絕對(duì)是大概率事件，如果內(nèi)審組長(zhǎng)是質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)人，其他部門(mén)的內(nèi)審員在編制提問(wèn)單、檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，都要經(jīng)過(guò)內(nèi)審組長(zhǎng)答字，那如何確保內(nèi)審組長(zhǎng)不私呢？
我見(jiàn)過(guò)一些特珠的行業(yè)，比如核工業(yè)，它的內(nèi)部審核（行業(yè)內(nèi)稱(chēng)質(zhì)保監(jiān)查）是不覆查到質(zhì)量管理部門(mén)的。
我當(dāng)初問(wèn)，為什么呢？人家說(shuō)，質(zhì)量管理部門(mén)本來(lái)就是替法人代表監(jiān)視、驗(yàn)證整個(gè)質(zhì)量管理體系是否有效運(yùn)行的眼晴，你查我什么？我說(shuō)查你們質(zhì)量管理部門(mén)是否有效履職啊？
最終，雖然我沒(méi)有說(shuō)服他們，但人家告訴我，他們行業(yè)就是這樣。后來(lái)，我仔細(xì)思考過(guò)，其實(shí)人家這個(gè)行業(yè)也是有一定通理的。人家行業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定是以國(guó)家部門(mén)規(guī)章的形式制定的，發(fā)布之前怎么可能沒(méi)考慮到這些？
順著這個(gè)思路，我們?cè)诳紤]一個(gè)問(wèn)題？也許通過(guò)這個(gè)問(wèn)題，那就可以理解上面核工業(yè)的質(zhì)量管理的做法了。
法人代表需要接受內(nèi)審嗎？
你也可以質(zhì)疑法人代表、管理者代表的是否正確履職，質(zhì)量管理手冊(cè)把法人代表、管理者代表的職責(zé)寫(xiě)的清清楚楚，還一大堆，但你能按著這些職責(zé)一條條對(duì)著老總捋，讓他拿出相關(guān)證據(jù)嗎？
整個(gè)公司的資源都是法人代表提供的，公司的戰(zhàn)略發(fā)展和質(zhì)量方針都是法人制定的，質(zhì)量管理部門(mén)都是老總請(qǐng)來(lái)督促各部門(mén)落實(shí)他的質(zhì)量管理要求，你現(xiàn)在拿整個(gè)要求去查他？
是，你可以說(shuō)，天子犯法與庶民同罪之列的話(huà)，你說(shuō)老總也要遵守規(guī)則，否則你可以先修改規(guī)則。這話(huà)到不假，但你確定真的能這樣做嗎？
何況，公司的人力資源、體系建設(shè)都是在老總的授意下建立起來(lái)的，就連內(nèi)部審核整個(gè)工作都是老總要求內(nèi)審組這幫人去替他做的，你憑什么查入家？邏輯上不能有問(wèn)題。
好了，討論的觀點(diǎn)也說(shuō)完了，關(guān)于內(nèi)部審核，基本的工作流程和主要工作就這些。
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