體系的管理評審如何進(jìn)行
管理評審是一個過程，像其它過程一樣。它也是“一個將輸人轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動”。如何對這個過程進(jìn)行策劃并使其在受控條件下進(jìn)行，即如何做好管理評審，沒有一個固定的套路，各組織應(yīng)按ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的要求和自己的實際情況進(jìn)行。一些組織成功的作法是把握住了管理評審的以下幾個環(huán)節(jié)。
1、縝密策劃 管理評審之前，最高管理者應(yīng)策劃評審的目的、內(nèi)容、時間、重點、方法、安排以及評審的輸入和輸出要求，并以書面形式將評審計劃發(fā)至各部門和相關(guān)人員。評審計劃應(yīng)有利于為組織的戰(zhàn)略改進(jìn)策劃方案提供確實的輸入數(shù)據(jù)和信息。
2、精心準(zhǔn)備 管理者代表應(yīng)組織各部門和相關(guān)人員按評審計劃作好充分準(zhǔn)備，根據(jù)評審輸入的要求對產(chǎn)品實現(xiàn)和支持過程的業(yè)績和薄弱環(huán)節(jié)分別進(jìn)行切實可信的匯總分析。各部門準(zhǔn)備的文件資料應(yīng)突出重點，注重事實和數(shù)據(jù)。對存在的問題應(yīng)有分析，并提出切實可行的改進(jìn)建議。管理者代表或歸口管理部門對各職能部門的準(zhǔn)備工作應(yīng)做到有布置、有檢查，對達(dá)不到要求者應(yīng)提出繼續(xù)完善的要求，并應(yīng)負(fù)責(zé)對整個質(zhì)量管理體系的運行情況作出初步的綜合分析和評價。最高管理者應(yīng)認(rèn)真分析管理者代表或各部門的匯總材料，找出體系運行中存在的主要問題，與管理者代表共同研究并確定管理評審的議題。
3、認(rèn)真評審 管理評審的實施常以最高管理者和各部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)席會議形式進(jìn)行。在評審會議中，最高管理者應(yīng)引導(dǎo)與會人員深人討論，廣開言路、兼收并蓄、因勢利導(dǎo)、擇善而從、取得共識、當(dāng)機立斷，明確改進(jìn)的方向和辦法。力求把管理評審會議開成生動、活潑、民主的討論會、總結(jié)會。最高管理者應(yīng)驗證體系的適宜性、充分性和有效性，評價實現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的情況，對體系運行中的一些重大問題作出決定，并確定采取的必要措施。評審的輸出應(yīng)著眼于質(zhì)量管理體系及其過程有效性的改進(jìn)，與顧客要求有關(guān)的產(chǎn)品的改進(jìn)和資源的需求，以及質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的適宜性。經(jīng)過選擇的輸出應(yīng)作為有關(guān)過程改進(jìn)的輸入，并將其傳達(dá)到各部門或各崗位，實施已確定了的改進(jìn)決定和措施。對于需要專題研究的事項，最高管理者可責(zé)成管理者代表或分管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門或人員進(jìn)行專題研究并寫出專題報告。
4、注重落實 評審會議后應(yīng)由管理者代表組織歸口部門根據(jù)會議討論的內(nèi)容寫出詳細(xì)的、有針對性的管理評審報告，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后下發(fā)。評審報告是管理評審的輸出文件，應(yīng)有事實、有數(shù)據(jù)、有分析，對質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性以及質(zhì)量方針和目標(biāo)的實現(xiàn)情況作出中肯的評價，并明確改進(jìn)的機會和變更需要。這些輸出的信息是下一個過程改進(jìn)的輸入，因此，各相關(guān)部門或人員應(yīng)該根據(jù)報告決定和措施，意義制定整改方案，逐項落實。落實的結(jié)果，可能會導(dǎo)致質(zhì)量管理體系文件的更改、補充或完善，組織機構(gòu)和職能的調(diào)整，過程的改進(jìn)和優(yōu)化，資源的加強或中心分配等。解決這些問題，必須發(fā)揮歸口職能部門的主導(dǎo)作用，發(fā)揮管理者代表的組織、協(xié)調(diào)、督促和檢查作用，按PDCA循環(huán)的方法一一整改。在整改過程中，對實施的措施必須進(jìn)行跟蹤和驗證。跟蹤要注意其符合性，驗證要注意其有效性，對效果不明顯或沒有達(dá)到要求的，要責(zé)成有關(guān)部門重新采取措施，直到有效。
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