供應(yīng)商管理控制程序
1. 目的
為確保公司產(chǎn)品品質(zhì)，規(guī)范供應(yīng)商管理，建立安全、穩(wěn)定的供應(yīng)商隊(duì)伍，防止外購原材料、產(chǎn)品、設(shè)備等發(fā)生安全事故，制定本控制程序。
2. 范圍
適用于本公司供應(yīng)商的開發(fā)、監(jiān)察及評價(jià)考核。
3. 職責(zé)
3.1 供應(yīng)鏈
3.1.1負(fù)責(zé)組織評審、選定供應(yīng)商活動，建立合格供應(yīng)商檔案;
3.1.2 負(fù)責(zé)新供應(yīng)商及備用供應(yīng)商的開發(fā);
3.1.3 每半年對供應(yīng)商進(jìn)行交貨期、價(jià)格、服務(wù)、質(zhì)量情況等的評審、建檔案。確保這些供應(yīng)商具有滿足本公司規(guī)定要求的產(chǎn)品或服務(wù)的能力。
3.1.4按計(jì)劃與認(rèn)證結(jié)果進(jìn)行采購工作，并跟蹤到貨情況，確保如期完成采購任務(wù)。
3.2 質(zhì)量部
3.2.1按規(guī)定程序驗(yàn)收采購原輔料及產(chǎn)品;
3.2.2 定期對供應(yīng)商/代工廠進(jìn)行工廠監(jiān)察;
3.2.3供應(yīng)商績效考核;
3.2.4 供應(yīng)商的輔導(dǎo);
3.2.5 供應(yīng)商、代工廠資質(zhì)更新。
3.3 總經(jīng)理
3.3.1負(fù)責(zé)批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單。
4. 程序
4.1 定義
4.1.1 供應(yīng)商：為本公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的組織。本公司供應(yīng)商主要有以下幾種情況：
(1)原料供應(yīng)商：直接為我公司代工廠提供原輔料的制造廠商;
(2)原料代理商：根據(jù)協(xié)議要求為我公司代工廠提供原輔料的經(jīng)銷商;
4.1.2 代工廠：按照特定的要求為我公司加工產(chǎn)品的廠商。
4.2 供應(yīng)商開發(fā)程序
4.2.1當(dāng)有新產(chǎn)品或需要尋找替代供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)先明確以下需求：
(1)生產(chǎn)對物料技術(shù)、質(zhì)量及交貨期的要求;
(2)需要供應(yīng)商具備的能力;
(3)質(zhì)量現(xiàn)有供應(yīng)商滿足供貨要求的能力和質(zhì)量狀況等。
4.2.2 編制供應(yīng)商開發(fā)進(jìn)度表
根據(jù)新供應(yīng)商開發(fā)需求，制定供應(yīng)商開發(fā)進(jìn)度表，確保開發(fā)新供應(yīng)商的具體工作明確化，避免拖延。
4.2.3通過互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)黃頁、展會、同行介紹等方式獲取新供應(yīng)商資料信息，并根據(jù)公司要求對待開發(fā)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，留下3～5家供應(yīng)商進(jìn)一步接觸。
4.2.4 新供應(yīng)商初步篩選
通過初步篩選的供應(yīng)商采用電話方式進(jìn)行初步聯(lián)系，表達(dá)聯(lián)系的目的、自己的需求并初步了解該供應(yīng)商的產(chǎn)品，并向供應(yīng)商索取相關(guān)資料和樣品，并要求供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商調(diào)查問卷》。初步聯(lián)系時(shí)，若非特殊情況，不涉及供應(yīng)商報(bào)價(jià)。
4.2.5 根據(jù)公司產(chǎn)品的重要程度，確定是否初步訪廠。
4.2.6在對供應(yīng)商資質(zhì)審核及初步掌握供應(yīng)商基本情況后，可要求供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，并根據(jù)幾家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及市場價(jià)格進(jìn)行比價(jià)。
4.2.7對符合資質(zhì)、價(jià)格和交貨條件的潛在供應(yīng)商，組織相關(guān)部門人員進(jìn)行工廠監(jiān)察。監(jiān)察內(nèi)容包括質(zhì)量保證能力、產(chǎn)品開發(fā)能力、供貨能力、價(jià)格水平、服務(wù)水平和管理水平等方面。
4.2.8根據(jù)產(chǎn)品特性，選擇三家備選供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的小試、中試。
4.2.9 質(zhì)量部門組織相關(guān)部門進(jìn)行產(chǎn)品評估，如感官品評、產(chǎn)品質(zhì)量檢測等。
4.2.10根據(jù)樣品評估結(jié)果，選擇合適的新供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名單。
4.3 供應(yīng)商工廠之監(jiān)察
4.3.1 供應(yīng)商等級劃分
一級供應(yīng)商：業(yè)務(wù)量大，所供應(yīng)產(chǎn)品對本公司比較重要的;
二級供應(yīng)商：業(yè)務(wù)量小，所供應(yīng)產(chǎn)品對本公司比較重要的;
三級供應(yīng)商：業(yè)務(wù)量大，所供應(yīng)產(chǎn)品相對簡單;
四級供應(yīng)商：業(yè)務(wù)量小，所供應(yīng)產(chǎn)品相對簡單。
4.3.2 供應(yīng)商工廠監(jiān)察頻率
質(zhì)量部每年底制定下一年度供應(yīng)商工廠監(jiān)察計(jì)劃，對一級供應(yīng)商定期進(jìn)行工廠監(jiān)察，掌握供應(yīng)商生產(chǎn)、管理情況。
(1)新開發(fā)供應(yīng)商：一級供應(yīng)商需在樣品試驗(yàn)前，由供應(yīng)鏈、質(zhì)量部共同對其進(jìn)行工廠監(jiān)察，監(jiān)察合格后方可進(jìn)行樣品試制、供貨;二級、三級、四級供應(yīng)商需索取公司合法經(jīng)營所需證照后方可進(jìn)行樣品試制、供貨。
(2)穩(wěn)定供應(yīng)商：一級供應(yīng)商每年進(jìn)行一次以上(含一次)工廠監(jiān)察;二級、三級供應(yīng)商每年進(jìn)行一次書面資料復(fù)查，必要時(shí)可進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)察;
(3)當(dāng)一、二級、三級供應(yīng)商、代工廠產(chǎn)品、交期等出現(xiàn)重大異常時(shí);
(4)當(dāng)供應(yīng)商工廠監(jiān)察存在嚴(yán)重不符合時(shí)，三個(gè)月內(nèi)組織第二次工廠監(jiān)察。
4.3.3 供應(yīng)商工廠監(jiān)察程序
在進(jìn)行工廠監(jiān)察時(shí)，需提前一周制定《供應(yīng)商監(jiān)察檢查表》，監(jiān)察內(nèi)容涵蓋質(zhì)量體系、文件記錄控制、采購和進(jìn)料檢驗(yàn)控制、產(chǎn)品存儲標(biāo)識及防護(hù)、監(jiān)測設(shè)備控制、設(shè)備控制、人力資源、工作環(huán)境控制、流程圖控制、可追溯性系統(tǒng)、不合格品控制等內(nèi)容。
《供應(yīng)商監(jiān)察檢查表》可提前發(fā)送給受監(jiān)察工廠，亦可不事先通知。但是監(jiān)察前需與受監(jiān)察工廠相關(guān)部門確認(rèn)其生產(chǎn)計(jì)劃，確保監(jiān)察當(dāng)天車間生產(chǎn)的是我司原料或產(chǎn)品。
首次會議：監(jiān)察人員抵達(dá)供應(yīng)商處后，首先與受稽核供應(yīng)商主管及有關(guān)人員召開會議，就稽核計(jì)劃安排及相關(guān)稽核事宜進(jìn)行溝通。
現(xiàn)場稽核：首次會議結(jié)束后，根據(jù)事先編制的《供應(yīng)商監(jiān)察檢查表》進(jìn)行現(xiàn)場稽核，監(jiān)察人員亦可根據(jù)實(shí)際情況增加或減少監(jiān)察內(nèi)容。
末次會議：現(xiàn)場監(jiān)察監(jiān)察結(jié)束后，監(jiān)察人員與受監(jiān)察供應(yīng)商主管及有關(guān)人員就監(jiān)察結(jié)果及發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行說明，并確定不符合項(xiàng)改善時(shí)間。監(jiān)察人員根據(jù)監(jiān)察情況形成《供應(yīng)商工廠監(jiān)察報(bào)告》及《不符合項(xiàng)改善報(bào)告書》，并發(fā)送給供應(yīng)鏈、質(zhì)量部、受監(jiān)察供應(yīng)商等相關(guān)部門。
不符合類型分嚴(yán)重不符合、一般不符合、輕微不符合。當(dāng)受監(jiān)察工廠有一個(gè)嚴(yán)重不符合或三個(gè)以上一般不符合時(shí)，暫停供貨，三個(gè)月內(nèi)組織第二次工廠監(jiān)察，如果連續(xù)三次工廠監(jiān)察均未通過，則從合格供應(yīng)商名錄上刪除。
4.3 供應(yīng)商工廠之考核
4.3.1質(zhì)量部每年對供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量水平、交貨能力、技術(shù)能力、合作狀況、價(jià)格及服務(wù)等進(jìn)行考核。
4.3.2 供應(yīng)商考核總分為100分。
4.3.3 考核依據(jù)：
(1)質(zhì)量：根據(jù)質(zhì)量部的驗(yàn)收記錄進(jìn)行參考評估;
(2)交期：根據(jù)供應(yīng)鏈連同倉庫的下單及收貨記錄進(jìn)行參考評估;
(3)價(jià)格：根據(jù)供應(yīng)鏈慣性采購經(jīng)驗(yàn)及物價(jià)升降進(jìn)行參考評估;
(4)服務(wù)：根據(jù)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)行為進(jìn)行參考評估。
4.3.4 供應(yīng)商考核等級：供應(yīng)商考核分為A、B、C、D四個(gè)等級：
(1)等級A：得分90分以上;
(2)等級B：得分75～90分;
(3)等級C：得分65-75分;
(4)等級D：得分65分以下。
4.3.5 針對不同等級的供應(yīng)商的處理方式如下：
(1)等級A：優(yōu)先采購;
(2)等級B：一般采購;
(3)等級C：減量采購，進(jìn)行供應(yīng)商輔導(dǎo);必要時(shí)尋找新供應(yīng)商替代;
(4)等級D:取消合格供應(yīng)商資格。
4.3.6 供應(yīng)商考核的“貨品合格率”低于70%時(shí)，直接取消合格供應(yīng)商資格。
4.4 供應(yīng)商輔導(dǎo)
4.4.1 供應(yīng)商輔導(dǎo)時(shí)機(jī)：
(1)新產(chǎn)品開發(fā)導(dǎo)入時(shí);
(2)供應(yīng)商工程、設(shè)計(jì)變更時(shí);
(3)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、交期等出現(xiàn)重大異常時(shí);
(4)供應(yīng)商考核等級C以下時(shí)。
4.4.2 供應(yīng)商輔導(dǎo)過程
(1)當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)4.4.1中的情況，且其本身認(rèn)為有必要時(shí)，由供應(yīng)商提交《供應(yīng)商輔導(dǎo)申請書》，就需要輔導(dǎo)的項(xiàng)目進(jìn)行確認(rèn)。
(2)供應(yīng)商輔導(dǎo)成效確認(rèn)：供應(yīng)商輔導(dǎo)成效確認(rèn)可采取以下方式進(jìn)行評價(jià)：
A.產(chǎn)品合格率上升;
B.以往出現(xiàn)問題不再發(fā)生;
C.應(yīng)對問題反應(yīng)時(shí)間改進(jìn)。
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