體系建設(shè)的第一步是策劃工作，就是通過討論，確定我們要建一個什么的樣的體系，這個體系從文件結(jié)構(gòu)上具體是個什么樣子？
1．體系架構(gòu)設(shè)計的主要工作內(nèi)容
體系架構(gòu)設(shè)計最直觀的體現(xiàn)和輸出就是體系文件的結(jié)構(gòu)。
對于體系結(jié)構(gòu)，法規(guī)沒有特別要求，倡導(dǎo)依據(jù)公司的實際情況，合理設(shè)計。目的是為提高工作效率、提升產(chǎn)品質(zhì)量，規(guī)范工作，確保過程受控。
質(zhì)量管理體系的組織結(jié)構(gòu)，與所謂的公司行政架構(gòu)存在一定的差別，具體體現(xiàn)在公司的行政架構(gòu)分為領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、執(zhí)行層，是為了公司正常運轉(zhuǎn)所配套的各個部門。
領(lǐng)導(dǎo)層是制定公司戰(zhàn)略發(fā)展方向，描繪公司發(fā)展藍圖，配置相關(guān)資源；管理層是根椐領(lǐng)導(dǎo)層的戰(zhàn)略眼光，用錢用人，合理使用領(lǐng)導(dǎo)提供的相關(guān)資源，把領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略落到實處；執(zhí)行層就是咱們這些白領(lǐng)，說白了就是干活，按公司要求執(zhí)行生產(chǎn)、創(chuàng)造利潤。
在生產(chǎn)這條線外，公司還根據(jù)需要，以及按照國家相關(guān)要求配置一些如財務(wù)、黨群工作、公會、團委等部門。
但質(zhì)量管理體系的架構(gòu)，只是從保證產(chǎn)品質(zhì)量的角度來
根據(jù)質(zhì)量管理的組織結(jié)構(gòu)，就可以對照制定公司的質(zhì)量管理體系的架構(gòu)了。前面說過，質(zhì)量管理體系的架構(gòu)具體化，就是體系文件的結(jié)構(gòu)和層次。
常規(guī)的質(zhì)量管理體系結(jié)構(gòu)，按照組織機構(gòu)對應(yīng)過來，有二層次、三層次、四層次三種。
至于具體采用哪種體系結(jié)構(gòu)，一般是根據(jù)公司規(guī)模、所需要編制的體系文件的數(shù)量來決定的。
如果一個公司規(guī)模小、業(yè)務(wù)比較單一，那把體系文件搞成三層次、甚至四層次就顯得太過復(fù)雜，不利于操作執(zhí)行，容易導(dǎo)致兩層皮，文件制定全面但難以有效落實。
如果一個公司有一定規(guī)模，且業(yè)務(wù)方向多，專業(yè)分工細，但體系結(jié)構(gòu)設(shè)計成兩個層次，就會顯得文件分不清楚主次，邏輯層次不明顯，體系文件容易出現(xiàn)未完全涵蓋，職責重疊、內(nèi)容重疊，甚至人人都管、人人都不管等現(xiàn)象，導(dǎo)致運轉(zhuǎn)中產(chǎn)生混亂。
所以，體系結(jié)構(gòu)設(shè)計的原則是能從文件上體現(xiàn)邏輯層次，類別明確，分工明確，像樹杈一樣，然后做到工作全覆蓋、無遺漏，無重疊。
2．二層次體系結(jié)構(gòu)是個什么樣子？
二層次體系結(jié)構(gòu)一般是質(zhì)量管理手冊加管理程序。一般適用于單位規(guī)模較小、組織機構(gòu)簡單的單位。
組織機構(gòu)一般是領(lǐng)導(dǎo)層、管理部門和技術(shù)部門并存，部門內(nèi)再無更小的行政劃分如班組、科室等。
二層次體系結(jié)構(gòu)的特點就是簡單。因此，在制定體系文件時候，一定要考慮充分，對影響產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量的活動分析透徹，然后在質(zhì)量管
理手冊下的宏觀要求下，將管理工作、技術(shù)工作分別制定程序，對各自工作做出明確要求。
相應(yīng)工作應(yīng)產(chǎn)生的記錄、表單等作為程序文件的附表。如工作涉及到設(shè)計圖紙、方案等，也應(yīng)歸為第二層次程序文件類。
因為一般單位除了程序文件以外，還有挺多文件、制度、規(guī)范、圖紙、技術(shù)規(guī)格書等，所以全都放入第二層次程序文件也不是很合適。
所以，該結(jié)構(gòu)只適用于單位規(guī)模小、業(yè)務(wù)單一的公司。
3．三層次體系結(jié)構(gòu)是個什么樣子？
三層次體系結(jié)構(gòu)是最常規(guī)、最普通的體系結(jié)構(gòu)。
第一層次文件為質(zhì)量管理手冊，第二層次為滿足各質(zhì)量管理要素的程序文件，由對應(yīng)職責的行政部門制定，用于規(guī)定各部門主要職責及管理工作流程。
第三層次是對第二層次程序文件的細化，用于具體各部門內(nèi)某崗位操作、或生產(chǎn)環(huán)節(jié)具體實施依據(jù)。如機械加工部門的焊接崗位、熱處理工序、試驗室某項指標的檢測等一般涉及到生產(chǎn)的單位。
第三層次文件的內(nèi)涵還遠不止操作規(guī)程。作業(yè)文件（作業(yè)指導(dǎo)書）是一大類，除此之外，還有設(shè)計圖紙、設(shè)備說明書、崗位制度、工藝流轉(zhuǎn)單、程序記錄表單等。
總之，第三層次程序文件是用來指導(dǎo)、規(guī)定具體生產(chǎn)、細化到某個環(huán)節(jié)、工序的文件依據(jù)。
對應(yīng)常規(guī)組織機構(gòu)，第三層次作業(yè)文件是給行政部門下屬的生產(chǎn)車間、實驗室、科室、班組使用的文件，是最基礎(chǔ)的文件。
記錄之所以放在第三層次，是因為記錄算作一大類，或則作業(yè)文件執(zhí)行的結(jié)果，支撐材料，所以與作業(yè)文件平級。
4．四層次體系結(jié)構(gòu)是個什么樣子？
四層次體系結(jié)構(gòu)實際上是對三層體系結(jié)構(gòu)的拓展。主要區(qū)別是把質(zhì)量記錄拿出來單獨作為一個層次。
其實這個層次可以說也很多類，也可以說就一類。主要是根據(jù)第三層次作業(yè)文件、管理制度等產(chǎn)生的相應(yīng)記錄。
從邏輯層次上看，也的確存在隸屬的感覺，畢竟這個記錄是根據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書的要求產(chǎn)生的。說他是第四層次也是從這個角度來說的。
記錄究竟與作業(yè)文件平級，還是隸屬關(guān)系，法規(guī)標準沒有明確規(guī)定，事實上也不存在任何意義。
主要是看單位的理解。法規(guī)標準只要求還有章可循、有據(jù)可査，記錄的意義在于追溯。
究竟哪種體系結(jié)構(gòu)最好？還是那句話，沒有最好，只有更好，適合的才是最好的。
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