運用信息和通訊技術(shù)（ICT）的審核技術(shù)，在認證認可領(lǐng)域理論方面的討論進行了多年，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展成熟程度和行業(yè)對于互聯(lián)網(wǎng)認知的不同，雖然很早已經(jīng)建立了有關(guān)的規(guī)范，但由于各種原因一直沒有在應(yīng)用實踐中規(guī)模開展相關(guān)工作。
廣泛的人員流動和人員之間的溝通聚集是認證認可行業(yè)的工作性質(zhì)，也是多年來認證審核的傳統(tǒng)工作模式。2023年的新冠肺炎疫情，嚴重影響了這種工作模式。減少人員流動和聚集是抗疫的基本要求，因此改變傳統(tǒng)工作模式、運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行遠程審核是抗疫期間認證認可行業(yè)復工復產(chǎn)的途徑，也是認證認可從業(yè)機構(gòu)助力社會各行業(yè)復工復產(chǎn)的有力手段，在這樣的形勢下，推動了ICT審核技術(shù)在行業(yè)的應(yīng)用。運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行遠程審核不僅是認證認可行業(yè)抗擊疫情期間的選擇，同時由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日趨成熟和認證認可政策的支持，認證機構(gòu)運用ICT審核技術(shù)還可以在有序控制風險和管理審核過程的前提下，提高審核效率和審核的有效性，這種審核技術(shù)的發(fā)展也是在高科技條件下，提升認證認可工作滿足要求能力的必然趨勢。
本文就運用互聯(lián)網(wǎng)審核技術(shù)的審核管理實踐，提出對運用ICT審核技術(shù)中的風險產(chǎn)生點和審核過程的具體活動加以管理，并提高審核有效性和效率。
支持審核結(jié)果判斷的“審核證據(jù)”
審核是“為獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的過程”。“審核證據(jù)”是基于系統(tǒng)的審核方法，通過詢證和抽樣的活動，而尋找和確認被審核活動的存在或其信息真實性的過程結(jié)果。審核的目標是通過獲取的“審核證據(jù)”以形成審核發(fā)現(xiàn)，審核發(fā)現(xiàn)通過評價形成審核結(jié)論，獲得充分、準確和可靠的審核證據(jù)是做好審核的基礎(chǔ)。
通常獲取審核證據(jù)的方式和方法是通過觀察、測量、試驗或其他方法獲得。具體的操作過程是審核員通過與當事人詢問、交談，查閱有關(guān)文件的規(guī)定依據(jù)，查閱有關(guān)活動的記錄結(jié)果，現(xiàn)場觀察活動的內(nèi)容和過程等方式提取證實其活動滿足要求的客觀證據(jù)，以此作為審核證據(jù)，判斷審核發(fā)現(xiàn)，得出審核結(jié)論。審核過程中無論我們采取什么樣的方式都要保證支持審核結(jié)論的審核證據(jù)應(yīng)該是充分、準確、可靠和可追溯。
采取傳統(tǒng)審核技術(shù)和ICT審核技術(shù)獲得審核證據(jù)的不同點在于審核過程中所使用工具載體的變化，由于這種載體的變化，產(chǎn)生了獲取客觀證據(jù)時可能產(chǎn)生對過程或信息的充分性、準確性和可靠性判斷發(fā)生偏離的現(xiàn)象，因而產(chǎn)生由于工具的變化帶來審核風險的可能性，我們試圖在審核的管理實踐中，管理這些在審核中由于差異性變化帶來的風險。我們只要在這種變化中管理好提取審核證據(jù)的差異性，就可以獲得與傳統(tǒng)審核同樣可靠的審核證據(jù)，并以此做出相同的審核結(jié)論判定。
運用ICT審核技術(shù)的“風險來源”
無論運用怎樣的審核工具，審核風險的來源與獲得“審核證據(jù)”的充分、準確、可靠和客觀性都有直接的聯(lián)系，如果運用ICT審核技術(shù)不能獲得這樣的“審核證據(jù)”，那么審核的風險就必然產(chǎn)生。
基于上述的理解，在識別審核風險方面，我們主要考慮：
1. 認可規(guī)范的要求、審核業(yè)務(wù)范圍風險等級；
2. 審核證據(jù)的可獲得性；
3. 審核證據(jù)被追蹤的可靠性。
從以上3點出發(fā)，識別審核企業(yè)的風險點，以便于在審核中加以管理和控制。這些風險點具體體現(xiàn)在：
①認可規(guī)范中所評定A、B、C認證機構(gòu)的具體要求應(yīng)加以考慮，由于不適當?shù)恼J證機構(gòu)風險管理，可能導致審核證據(jù)的獲取產(chǎn)生偏差而帶來審核結(jié)果的有效性或其他影響審核結(jié)果的判斷，從而帶來認證機構(gòu)在認可機構(gòu)的管理中可能的降級風險。
②被審核組織在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)本身管理中ICT技術(shù)的使用程度。
被審核組織在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)管理目標的高低也決定了其過程管理中風險的程度，較低的管理目標和ICT使用程度，會使審核員獲得信息時可能產(chǎn)生證據(jù)死角，證據(jù)信息割裂的情況，獲得的證據(jù)信息不充分和不具代表性，從而在綜合判斷時，可能產(chǎn)生不恰當?shù)呐袛嘟Y(jié)果。
③審核業(yè)務(wù)范圍的風險等級，涉及認證機構(gòu)認可業(yè)務(wù)范圍管理的風險。業(yè)務(wù)范圍管理中，不能在專業(yè)領(lǐng)域有較強針對性地細化認證機構(gòu)業(yè)務(wù)范圍中的專業(yè)系統(tǒng)分析的專業(yè)類別，致使在具體的業(yè)務(wù)范圍審核中，由于審核專業(yè)粗放，而在利用ICT審核技術(shù)時會產(chǎn)生一些細節(jié)上的流程沒有識別或錯誤識別，從而得到不充分的審核證據(jù)。
④審核證據(jù)的可獲得性：
組織規(guī)模——組織規(guī)模的大小對獲取審核證據(jù)的充分性有影響。由于ICT工具的視角、距離識別等原因，較大的組織（大跨度車間、長線生產(chǎn)流程、空間較大的裝置設(shè)備等）在獲取審核證據(jù)時，會產(chǎn)生部分或不具整體性的感覺，可能在綜合判斷審核證據(jù)充分性方面產(chǎn)生的困難。
勞動密集程度——勞動密集度較大的企業(yè)，人員變動大，運用ICT審核技術(shù)不直觀，審核組專業(yè)性稍有弱項的時候，考慮因素就會不足，會產(chǎn)生抽樣的不穩(wěn)定和不準確，獲取審核證據(jù)的準確性差異性較大，甚至產(chǎn)生誤判。
組織的自動化程度——自動化系統(tǒng)程度較低的企業(yè)，對其審核證據(jù)的獲得會產(chǎn)生證據(jù)信息的不穩(wěn)定，從而導致不準確。較高的自動化系統(tǒng)組織，審核過程可以利用組織的ERP等系統(tǒng)，獲得組織運行的直接信息，可降低審核風險。
與傳統(tǒng)領(lǐng)域相比較的技術(shù)含量——技術(shù)含量較高的企業(yè)，如基因工程、遺傳工程等，這些領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)要求較高，審核中需要確認的專業(yè)信息量大，會產(chǎn)生大量的專業(yè)溝通，以提高審核員對現(xiàn)場的綜合洞察力，但遠程審核受軟硬件條件的限制，獲得該類信息的充分性審核證據(jù)較困難。
⑤審核證據(jù)追蹤的可靠性：
提取證據(jù)的環(huán)境限制——有毒有害空間、狹小工作環(huán)境、影響作業(yè)的濕熱環(huán)境、較暗的環(huán)境等，這些環(huán)境由于ICT視野和其他感官的關(guān)系，存在審核證據(jù)提取不足和不準確的風險。
遠程工具的使用——通用的公共軟件和硬件使用在審核證據(jù)提取中存在工具本身的缺陷，導致審核證據(jù)提取不充分（如在防爆的環(huán)境中使用手機等），但如果可以利用組織自身的防爆探頭、光源、攝像等手段就可以獲得組織運行的直接證據(jù)。
感官體驗——無色物、溫度、濕度以及可能的觀察視角和不連續(xù)的拍攝等對獲取一定的審核證據(jù)具有局限性，從而導致證據(jù)的準確性。
審核員的經(jīng)驗和專業(yè)性——通過審核對象所提供的信息，證實審核目標的可實現(xiàn)性，較強的審核員專業(yè)能力可以補充ICT審核技術(shù)在某些過程中獲取審核證據(jù)的充分性，如：專業(yè)知識保證預(yù)設(shè)的審核路線安排，減少審核過程可能的隨意性，以獲取系統(tǒng)、客觀和準確的審核證據(jù)。
上述從組織、認證過程和運用ICT審核技術(shù)的角度，在不同維度上，對審核證據(jù)獲取的風險進行分析，我們在具體審核管理中對這些風險加以管理，可降低或避免認證過程可能的風險，提高審核的有效性。
ICT審核管理
我們把運用ICT工具載體審核的活動，劃分為靜態(tài)活動、現(xiàn)場確認活動、感官可體驗活動和感官不可體驗的活動，靜態(tài)活動是直接可采用公用ICT審核技術(shù)實施審核的活動，其獲取審核證據(jù)的風險與傳統(tǒng)審核等同。現(xiàn)場確認活動主要是針對現(xiàn)場活動的審核，它是對ICT靜態(tài)活動的審核補充，與感官可體驗的活動一起構(gòu)成現(xiàn)場審核證據(jù)獲得的手段，這些現(xiàn)場活動過程的風險在采用適宜的、專有的ICT軟硬件載體條件下，ICT的審核也是可以實現(xiàn)某些風險控制的。只有運用公用ICT審核技術(shù)不能控制審核風險的過程我們采取現(xiàn)場確認的活動，按照產(chǎn)生風險過程的實際狀態(tài)，利用適宜的審核證據(jù)獲取方式、審核工作量分配比例、審核專業(yè)要求配置改善和增加審核過程中的審核控制環(huán)節(jié)等審核方法，通過部分現(xiàn)場活動確認的方法和細化審核管理以彌補ICT審核技術(shù)的風險控制。
1.申請評審管理
為有效利用ICT審核技術(shù)，在與認證組織的前期溝通中，了解組織管理系統(tǒng)和生產(chǎn)系統(tǒng)使用ICT的現(xiàn)有條件，最大限度利用組織自身遠程的通訊系統(tǒng)，以支持審核過程的實現(xiàn)，申請評審管理中確認：
組織日常使用的通用ICT管理工具情況；
組織運作的自身專有的ICT工具情況；
是否審核過程可以使用這些ICT工具，確認安裝方法，并初步
作為申請評審管理，組織自身專有的ICT技術(shù)提供審核支持，使審核過程可以獲得組織管理的第一手資料，將極大地減少審核風險，這種評審的結(jié)果提供審核方案策劃的輸入，也為策劃方案組織審核活動降低審核風險提供策劃支持。
2.方案策劃管理
考慮到利用ICT審核技術(shù)的風險點，在審核方案策劃中，我們對相關(guān)內(nèi)容進行策劃具體涉及：
該組織涉及的ICT審核條件是否具備，并確定遠程工具；
該組織運用ICT審核技術(shù)中，審核過程的風險點策劃；
針對ICT審核風險，確定遠程審核中靜態(tài)活動、現(xiàn)場確認活動、感官可體驗活動和感官不可體驗的活動，以策劃各活動審核時間的分配；
是否需要現(xiàn)場補充審核或補充審核活動的安排；
審核組專業(yè)配置比例和專業(yè)程度要求；
安排ICT審核特殊情況或應(yīng)急情況下的溝通渠道。
3.審核組配置管理
在審核組配置中，考慮審核組成員應(yīng)用ICT的相關(guān)通訊軟件、硬件工具的熟悉程度是必須要求的，重要的是配置的審核組成員了解企業(yè)信息和運作過程，審核組對同類企業(yè)或該企業(yè)審核的傳統(tǒng)實際現(xiàn)場審核經(jīng)歷及審核組成員的實際專業(yè)能力水平應(yīng)用，不僅僅是否有該領(lǐng)域的專業(yè)，而更加要強調(diào)該領(lǐng)域?qū)I(yè)的實際認知水平。利用ICT技術(shù)審核的審核組，配置的專業(yè)人員比例不小于60%（以彌補遠程審核中與現(xiàn)場操作有關(guān)的技術(shù)和專業(yè)信息判斷、審核路徑確定和審核證據(jù)追蹤，防止提取審核證據(jù)不充分），配置的人員除滿足審核組能力的要求外，審核組中至少要有一名成員曾經(jīng)對被審核企業(yè)有過傳統(tǒng)審核的審核經(jīng)歷，并在審核組中能夠?qū)ζ渌蓡T提供對該企業(yè)的ICT審核指導，在審核前針對該企業(yè)的以往體系運行情況，對審核組其他成員給予了解性的培訓。
4.審核實施控制
對審核實施過程區(qū)別過程風險，并管理這些風險過程，我們將審核中，按風險的可控程度分為不同形式的審核活動類別：
靜態(tài)活動的ICT技術(shù)審核；
靜態(tài)活動+現(xiàn)場確認活動的ICT技術(shù)審核；
運用ICT技術(shù)，感官可體驗活動的遠程審核；
傳統(tǒng)審核。
在審核任務(wù)下達時，區(qū)分審核任務(wù)中的任務(wù)類別和基本的風險控制點，使審核組長明確了解任務(wù)指令并通過審核方案和規(guī)范文件加以要求。在審核組準備中，審核組長按照審核任務(wù)委派完成包含靜態(tài)活動和現(xiàn)場確認活動等全部審核過程活動的ICT審核計劃，無論采取怎樣的方法，審核計劃都應(yīng)滿足審核策劃方案的人日分配、多場所和審核時間的分配、審核組專業(yè)范圍覆蓋等要求。在實施靜態(tài)活動審核和現(xiàn)場確認活動審核的遠程審核過程中，審核信息借助審核路徑檢查表的方式，形成審核過程的信息流，解決審核活動信息的流轉(zhuǎn)和獲得審核證據(jù)的可靠。
ICT審核前，要求審核組長與審核組成員確定：
遠程使用設(shè)備和系統(tǒng)，并要有簡單的調(diào)試；
審核組長和審核組成員要針對審核計劃的安排進行執(zhí)行方面的溝通；
了解組織的基本情況，審核組中參加過該企業(yè)傳統(tǒng)現(xiàn)場審核的成員（組長優(yōu)先），應(yīng)在審核前對全體成員進行審核前的溝通，使全體成員了解企業(yè)的體系運行實際狀況，并針對了解情況，獲得ICT審核的現(xiàn)場重點；
審核記錄的要求（如審核部門或活動時，應(yīng)明確使用的遠程工具——釘釘、QQ、微信、電話通訊、郵件等，或要明確使用組織ICT工具名稱和使用程度）；這些不同ICFT工具的使用可以幫助我們確認所獲取證據(jù)的可靠性；
明確告知審核組成員及時確認陪同人員的姓名及聯(lián)系方式，以便通過陪同人員將審核成員和審核部門的遠程工具聯(lián)系起來，如建微信群、QQ群、通訊、傳遞文件和視頻等，以便于提高審核效率。
對于企業(yè)的邊界區(qū)域和位置，審核組要通過電子地圖確認企業(yè)的地理邊界和周邊環(huán)境，以了解企業(yè)可能的相關(guān)方。對于占地范圍較大的企業(yè)，可通過企業(yè)的平面圖和管網(wǎng)圖了解企業(yè)的實際布局，增加審核的有關(guān)信息。為提高審核效率，加快審核組與企業(yè)的溝通和提取資料的時間，審核組成員應(yīng)將審核的有關(guān)要求內(nèi)容和人員提前告知審核企業(yè)的相關(guān)部門，使受審核部門提前做好有關(guān)審核的準備。
為協(xié)調(diào)ICT的不同階段審核活動，并將審核的思路、證據(jù)跟蹤的彌補措施和風險控制信息進行傳遞，我們設(shè)計的審核路徑檢查表，由靜態(tài)活動審核的審核組成員針對需要跟蹤審核的風險控制點或?qū)徍俗C據(jù)不能被容易感知的活動信息，以審核路徑檢查表的方式，將相關(guān)信息傳遞到后續(xù)的審核活動中，并由后續(xù)審核人員追蹤確認。如：一個審核員實施QES管理體系，審核了質(zhì)量檢驗部門，雖然已經(jīng)通過ICT的審核獲得部分審核證據(jù)，但有些信息可能還要在后續(xù)審核中跟蹤確認，那么這些信息就要通過審核路徑檢查表加以描述，并將描述信息傳遞出去作為接手審核員的信息輸入。后續(xù)審核員對審核信息作為其審核活動證據(jù)的補充部分，在審核路徑表中予以信息確認（見審核路徑表部分示例）。
通過上述審核實施的管理，從審核方案識別風險，到審核過程識別風險的審核全過程管理，并通過審核路徑的信息確認，以保證審核證據(jù)的充分、準確和可靠，最終保證審核結(jié)果的有效性。
5.ICT審核實例分析
審核過程是對現(xiàn)場審核證據(jù)的提取、辨識和判斷的一系列活動，無論傳統(tǒng)審核還是ICT審核，其證據(jù)都要充分、準確、可靠。
對于一個自動化程度較高的大型石油煉化企業(yè)，雖然其涉及的很多產(chǎn)品是危險化學品，由于其流程化運作程度高，自動控制程度高，審核組利用ICT工具，可以遠程使用組織的自有生產(chǎn)組織系統(tǒng)、內(nèi)部管理系統(tǒng)及中控指揮監(jiān)控系統(tǒng)等，審核組中的審核員具有相應(yīng)專業(yè)背景，在這樣的情況下，審核組對于組織人、機、料、法、環(huán)的資源管理的證據(jù)提取，對現(xiàn)場的內(nèi)部操作過程和外部操作過程的證據(jù)均可以通過組織的自動化系統(tǒng)、監(jiān)控探頭、監(jiān)控屏幕及連續(xù)的工作參數(shù)提取相應(yīng)的證據(jù)，這些證據(jù)均可以充分展示組織資源、過程、參數(shù)的具體表現(xiàn)，準確表達生產(chǎn)和管理活動的實際運行狀態(tài)。我們可以通過這些第一手證據(jù)判斷組織管理體系運行的相關(guān)證據(jù)，這種審核的風險反而較傳統(tǒng)審核要小，審核期間又不用在場內(nèi)行動穿插減少運動時間，提高了審核效率。
而對于一個勞動密集度較高的客貨運輸服務(wù)企業(yè)，涉及的過程簡單、設(shè)備較少，車輛是其最重要生產(chǎn)服務(wù)設(shè)備，如果沒有自有的信息工具，完全依靠社會公共信息軟件或硬件，審核組通過ICT的工具只能進行一些通訊或較小視野的觀察。我們在進行方案策劃時認為，即使是較簡單的過程、較少的設(shè)備，其服務(wù)的常規(guī)過程和管理部門的溝通是可以考慮采用簡單的ICT工具進行管理部門的靜態(tài)活動審核，但是其服務(wù)活動的具體表現(xiàn)，尤其是多點、連續(xù)、移動的特點及與客戶接觸的服務(wù)過程是即時的活動，自身沒有自有的ICT系統(tǒng)，審核員審核時觀察和洞察力不夠，不容易通過現(xiàn)有公用的ICT技術(shù)獲取到充分、客觀和準確的審核證據(jù)，這種情況下，過度地使用ICT審核技術(shù)就會產(chǎn)生較大的審核風險，最終影響審核目標。
因此綜合地應(yīng)用ICT的審核風險管理，即可以控制和降低審核風險，同時又可以對審核效果的影響具有事半功倍的效果，對審核目標和審核效率實現(xiàn)具有積極意義。
結(jié)語
ICT的審核風險來自審核證據(jù)獲取的充分、準確和可靠，利用ICT審核技術(shù)控制風險，必須保證審核證據(jù)可以達到這樣的要求。
審核組成員的專業(yè)程度，審核組的專業(yè)人員配置數(shù)量可以彌補利用ICT審核中的專業(yè)部分審核證據(jù)的風險，有利于減小采用ICT審核技術(shù)的審核風險。
大眾使用的ICT工具，若將其作為ICT審核工具，對于審核證據(jù)的獲得有時是存在缺陷的，這種存在的缺陷就是ICT的審核風險，認證機構(gòu)通過利用被審核組織專有的ICT工具和自身充分的審核管理，可以消除和減少這些風險，并提高審核的有效性和效率。
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