本文列舉了企業(yè)在運(yùn)行管理體系過(guò)程中存在的部分問(wèn)題，這些問(wèn)題導(dǎo)致了體系運(yùn)行的有效性未能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，針對(duì)這些問(wèn)題，本文從企業(yè)管理中的多個(gè)維度提出了解決途徑，以期提升管理體系運(yùn)行的有效性。

提升管理體系運(yùn)行有效性的途徑

筆者從 2006年起開(kāi)始從事管理體系認(rèn)證的相關(guān)工作，接觸過(guò)各種類型的企業(yè)，對(duì)管理體系認(rèn)證的有效性一直非常關(guān)注。隨著對(duì)認(rèn)證的加深了解、認(rèn)證審核經(jīng)驗(yàn)積累以及同企業(yè)管理人員的深入溝通，筆者總結(jié)了一些規(guī)律。

什么是有效性

談到有效性，首先要明確有效性的概念是什么？有效性是指完成策劃的活動(dòng)和達(dá)到策劃結(jié)果的程度 [1]。這個(gè)概念很好理解，完成策劃的活動(dòng)是程序合法，是過(guò)程方法的落實(shí)，達(dá)到策劃結(jié)果的程度是實(shí)現(xiàn)預(yù)期，是目標(biāo)和方向。

那么預(yù)期、目標(biāo)和方向是什么？是管理體系在企業(yè)運(yùn)行與標(biāo)準(zhǔn)的符合性嗎？這個(gè)預(yù)期只是認(rèn)證機(jī)構(gòu)在審核中所關(guān)注的預(yù)期，卻絕不是企業(yè)追求的終極目標(biāo)，只是實(shí)現(xiàn)終極目標(biāo)的一個(gè)途徑。

影響有效性的癥結(jié)

通過(guò)上述分析，不難看出，企業(yè)和認(rèn)證機(jī)構(gòu)在預(yù)期目標(biāo)方面的差異往往就是管理體系有效性實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵所在，但好在這種差異并不矛盾、對(duì)立，而且大方向是一致的。

好的產(chǎn)品是生產(chǎn)出來(lái)的，而不是檢驗(yàn)出來(lái)的。對(duì)于管理體系的有效性，這個(gè)說(shuō)法同樣成立，也就是企業(yè)是有效性的第一責(zé)任人。那企業(yè)究竟是如何看待管理體系呢？有部分管理者將其視若珍寶，努力推行。還有部分管理者僅將其作為參與競(jìng)爭(zhēng)或招投標(biāo)的敲門磚，裝飾門面。還有部分管理者覺(jué)得管理體系可有可無(wú)，敷衍了事。更有甚者，覺(jué)得管理體系是企業(yè)的負(fù)累，勞民傷財(cái)。

筆者在企業(yè)審核的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)給企業(yè)打個(gè)比方：企業(yè)運(yùn)行管理體系，就好比關(guān)云長(zhǎng)的青龍偃月刀，用的好就是利器、就是寶刀，如果耍不起來(lái)，那就勢(shì)必成為負(fù)擔(dān)。有效性的癥結(jié)就在于管理層怎么看和怎么用。

管理體系的重要性

管理體系既是國(guó)家推行的一個(gè)重要管理工具，也是國(guó)際管理專家集體智慧的結(jié)晶。

我國(guó)在 20世紀(jì) 70年代引入質(zhì)量管理概念，從全面質(zhì)量管理發(fā)展到質(zhì)量管理體系，同時(shí)還引入了 EMS、OHSMS、FSMS、HACCP等體系，隨著社會(huì)的進(jìn)步和管理學(xué)的發(fā)展，管理體系認(rèn)證也與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行更新調(diào)整。

從政府層面，一直積極引導(dǎo)企業(yè)以及相關(guān)部門重視管理體系的運(yùn)行和認(rèn)證。中國(guó)政府網(wǎng)就曾登出新華社文章《認(rèn)證認(rèn)可“傳遞信任，服務(wù)發(fā)展”》。李克強(qiáng)總理還親自簽批了《關(guān)于加強(qiáng)質(zhì)量認(rèn)證體系建設(shè)促進(jìn)全面質(zhì)量管理的意見(jiàn)》。

如何提升管理體系有效性

作為企業(yè)的管理者，首先要對(duì)管理體系充滿信心，甚至產(chǎn)生信仰，再將這種信心和信仰在企業(yè)內(nèi)部傳遞，領(lǐng)導(dǎo)的切實(shí)重視是體系運(yùn)行有效性的關(guān)鍵，這是方向性問(wèn)題。

戰(zhàn)略方向性的問(wèn)題解決了之后，就是戰(zhàn)術(shù)方法，大致有以下幾個(gè)方面。

一是科學(xué)合理的架構(gòu)布局，是最基礎(chǔ)的工作，也是具有戰(zhàn)略意義的“總設(shè)計(jì)師”工作。明朝《衣錦還鄉(xiāng)》第一折就提到：“執(zhí)銳披堅(jiān)領(lǐng)大兵，排兵布陣任非輕。”各個(gè)部門之間，既要能夠相互協(xié)作，又要能在職責(zé)上相互約束。

二是目標(biāo)管理，科學(xué)考核。設(shè)立合理的引導(dǎo)目標(biāo)，并實(shí)施科學(xué)的考核，會(huì)起到一個(gè)很好的指揮棒作用。很多企業(yè)對(duì)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)很重視，抓得很緊，但是對(duì)管理體系的目標(biāo)指標(biāo)卻定而不考，或者即使考核了也不會(huì)像經(jīng)營(yíng)目標(biāo)那樣對(duì)被考核人有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。殊不知這些管理體系，無(wú)論是質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全，還是食品安全、信息安全等，都是企業(yè)生存發(fā)展之基。

三是杜絕“兩層皮”。其實(shí)很多企業(yè)到最后覺(jué)得管理體系只是門面、可有可無(wú)、甚至負(fù)累，絕大多數(shù)是因?yàn)?ldquo;兩層皮”，文件不是按照企業(yè)的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)所編寫，實(shí)際操作也不是按照文件規(guī)定去執(zhí)行，文件這個(gè)“驢頭”不對(duì)實(shí)際操作這個(gè)“馬嘴”。所以一定要寫我所做，做我所寫，實(shí)事求是，認(rèn)真執(zhí)行。

四是領(lǐng)導(dǎo)重視，理解先行。領(lǐng)導(dǎo)層的重視也是管理體系運(yùn)行有效性的起始點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層特別是一把手，要認(rèn)真學(xué)習(xí)理解管理體系的主體內(nèi)容，要知道體系的關(guān)鍵點(diǎn)和核心在哪兒？要知道自己作為資源提供者、決策者的角色責(zé)任。要切實(shí)認(rèn)清管理體系在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的重要性，有些是競(jìng)爭(zhēng)力，有些是生命線，是整個(gè)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的工具，健康發(fā)展的法寶。

五是核心牽頭，全員參與。通常企業(yè)在運(yùn)行某個(gè)管理體系時(shí)，都由品質(zhì)部或某個(gè)部門牽頭，可是這個(gè)牽頭往往就成了“全責(zé)”，體系成了某個(gè)部門甚至某個(gè)人的事。殊不知一定要調(diào)動(dòng)全員參與，才能真正落實(shí)。當(dāng)然由于整體培訓(xùn)代價(jià)高，實(shí)現(xiàn)度低，其他非牽頭部門往往一時(shí)跟不上體系的節(jié)奏，但是要整體朝著全員參與的目標(biāo)推進(jìn)，加強(qiáng)培訓(xùn)力度，確保在體系中各司其職，整體推進(jìn)。

六是把體系活動(dòng)和日常工作緊密結(jié)合。以管理評(píng)審為例，筆者在審核時(shí)，很少看到高質(zhì)量的管理評(píng)審材料，經(jīng)常編造出一套五花八門、毫無(wú)意義的管評(píng)材料。原因就在于沒(méi)有把體系活動(dòng)和日常工作緊密結(jié)合起來(lái)。

幾乎每個(gè)正常的企業(yè)每年都要做一次年終總結(jié)，每個(gè)部門把過(guò)去一年的工作內(nèi)容、工作成績(jī)、存在問(wèn)題、數(shù)據(jù)分析、改進(jìn)建議等都以報(bào)告的形式呈交上來(lái)，由最高管理者組織大家評(píng)議，再列出第二年相關(guān)計(jì)劃，并明確相應(yīng)的落實(shí)措施、完成期限、負(fù)責(zé)人員，最后形成報(bào)告，這就是一個(gè)真實(shí)有效的管理評(píng)審輸入和輸出。

七是認(rèn)真應(yīng)對(duì)外部審核，善于利用外部智庫(kù)。很多企業(yè)在面對(duì)外部審核時(shí)，秉承的態(tài)度是瞞天過(guò)海、蒙混過(guò)關(guān)。其實(shí)大可不必，應(yīng)該端正應(yīng)對(duì)審核的態(tài)度，利用審核組老師的外部視角去發(fā)現(xiàn)平時(shí)自己發(fā)現(xiàn)不了的問(wèn)題，利用外部智庫(kù)尋求更好的解決方案。同時(shí)通過(guò)外部審核解決一些平常內(nèi)部因?yàn)槿饲殛P(guān)系阻力很難解決的問(wèn)題，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，以期持續(xù)改進(jìn)。

總之，管理體系運(yùn)行是個(gè)系統(tǒng)工程，如果運(yùn)行的有效性能夠不斷提高，將會(huì)成為企業(yè)非常強(qiáng)大的核心競(jìng)爭(zhēng)力，能為企業(yè)的發(fā)展騰飛貢獻(xiàn)更大力量。

[參考文獻(xiàn)]

[1]GB/T 19000-2016質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ) [S] 北京:中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社,2016.

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