ISO 37301《合規(guī)管理體系 要求及使用指南》標(biāo)準(zhǔn)將替代ISO 19600:2014《合規(guī)管理體系 指南》，目前已發(fā)布國際標(biāo)準(zhǔn)草案(FDIS)，并計(jì)劃于2023年上半年正式發(fā)布。ISO/FDIS 37301標(biāo)準(zhǔn)更加強(qiáng)調(diào)建立合規(guī)文化的重要性，彰顯了合規(guī)文化建設(shè)在合規(guī)管理體系建立中的核心作用，內(nèi)容上增加了對雇傭過程、合規(guī)疑慮的匯報(bào)及調(diào)查程序等相關(guān)條款，在使用上將原來的指南類標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為適用于認(rèn)證的要求類管理體系標(biāo)準(zhǔn)。
ISO 37301與ISO 19600差異分析
一、引言
面對日益復(fù)雜的國際形勢和日趨嚴(yán)峻的貿(mào)易保護(hù)主義態(tài)勢，為了應(yīng)對全球化競爭中企業(yè)面臨的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化企業(yè)對合規(guī)文化和合規(guī)管理體系的認(rèn)識，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)于2018年啟動了對ISO 19600標(biāo)準(zhǔn)[1]的修訂工作，將原來的指南類標(biāo)準(zhǔn)修訂為適用于認(rèn)證的要求類管理體系標(biāo)準(zhǔn)，以期為各類組織合規(guī)管理體系的建立提供明確思路和清晰指導(dǎo)。獲得國際通認(rèn)的合規(guī)性管理體系有助于增加對組織的信任，從而減少全球貿(mào)易壁壘。
對于已建立合規(guī)管理體系的組織來說，如何理解新標(biāo)準(zhǔn)的修訂內(nèi)容，及時(shí)將組織的合規(guī)管理體系按新標(biāo)準(zhǔn)要求調(diào)整，使合規(guī)管理體系符合新標(biāo)準(zhǔn)的要求，進(jìn)而獲得專業(yè)的認(rèn)證是組織面臨的挑戰(zhàn)，也是證明組織經(jīng)營管理合規(guī)的機(jī)會。本文從兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的差異比對和對新標(biāo)準(zhǔn)的理解，為組織調(diào)整和建立合規(guī)管理體系提供指導(dǎo)。
二、結(jié)構(gòu)框架及要素
1.ISO/FDIS 37301標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)框架
考慮到管理體系標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性和融合性，ISO/FDIS 37301(以下簡稱“新版標(biāo)準(zhǔn)”)[2]的結(jié)構(gòu)框架上與ISO TC 309其他標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)，如ISO 37001《反賄賂管理體系 要求及使用指南》的結(jié)構(gòu)保持統(tǒng)一，即采用正文要求加附錄指南的結(jié)構(gòu)，保持了管理體系的高階架構(gòu)，并在此基礎(chǔ)上對標(biāo)準(zhǔn)中部分條款內(nèi)容進(jìn)行了合并或拆分。新舊標(biāo)準(zhǔn)框架的差異見表1.
表 1 ISO/FDIS 37301與ISO 19600標(biāo)準(zhǔn)的差異分析表
2.合規(guī)管理體系要素分析
新版標(biāo)準(zhǔn)引言中給出了如圖1所示的合規(guī)管理體系的幾大要素。
圖1 合規(guī)管理體系要素
(1)領(lǐng)導(dǎo)作用、治理及文化作為三大核心支柱。合規(guī)管理體系最根本的驅(qū)動力在于領(lǐng)導(dǎo)層對合規(guī)建設(shè)的關(guān)鍵作用，從而形成自上而下積極傳導(dǎo)的合規(guī)文化。因此，強(qiáng)有力的合規(guī)管理體系，要求組織的治理機(jī)構(gòu)、最高管理者發(fā)揮帶頭和示范作用，樹立組織和領(lǐng)導(dǎo)層清晰的價(jià)值觀，促進(jìn)和鼓勵合規(guī)行為，將合規(guī)理念灌輸?shù)矫恳晃宦殕T的思想和行動中。
(2)組織的目標(biāo)、原則及內(nèi)外部環(huán)境作為合規(guī)管理體系建設(shè)的三大基礎(chǔ)。新標(biāo)準(zhǔn)以良好治理、均衡、完整、透明、當(dāng)責(zé)及可持續(xù)性為原則，指導(dǎo)組織建設(shè)合規(guī)管理體系。與此同時(shí)，全面識別和充分理解組織所處的法律、信息化程度、財(cái)務(wù)、組織架構(gòu)及相關(guān)方的要求等內(nèi)外部環(huán)境是確保合規(guī)管理體系有效性和完整性的基礎(chǔ)。強(qiáng)大的合規(guī)管理體系可幫助組織持續(xù)遵從和遵守各相關(guān)方的要求，從而幫助組織保護(hù)和提升聲譽(yù)和信譽(yù)，增強(qiáng)第三方對組織的信任，獲得更多的商機(jī)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。
(3)建立、制定、實(shí)施、維護(hù)、評估和改進(jìn)作為合規(guī)管理體系的六大行動。合規(guī)管理體系的建設(shè)遵循PDCA循環(huán)邏輯，以持續(xù)改進(jìn)原則為基礎(chǔ)，在領(lǐng)導(dǎo)力和合規(guī)文化的內(nèi)核驅(qū)動下，結(jié)合組織的合規(guī)目標(biāo)、原則及內(nèi)外部環(huán)境，建立合規(guī)管理體系，制定符合組織文化和目標(biāo)的相關(guān)流程并在組織內(nèi)有效地運(yùn)行實(shí)施，并通過定期、不定期地維護(hù)和評估，糾正和改進(jìn)合規(guī)管理體系的漏洞。
三、新版標(biāo)準(zhǔn)主要的差異
1. 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)作用和合規(guī)文化
新版標(biāo)準(zhǔn)在合規(guī)文化方面增加了最高管理者對合規(guī)行為的促進(jìn)作用和對不合規(guī)行為的遏制及零容忍態(tài)度。結(jié)構(gòu)上，新版標(biāo)準(zhǔn)將合規(guī)文化從支持(第7章)調(diào)整到領(lǐng)導(dǎo)作用(第5章)章節(jié)。從對合規(guī)文化的要求及結(jié)構(gòu)上的調(diào)整不難看出，新版標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)了建立合規(guī)文化在合規(guī)管理體系建設(shè)中發(fā)揮的重要作用。
治理機(jī)構(gòu)積極參與和監(jiān)督是合規(guī)管理體系有效運(yùn)行的組成部分。新版標(biāo)準(zhǔn)在治理機(jī)構(gòu)和最高管理者(5.3.1條款)中增加了對治理機(jī)構(gòu)實(shí)質(zhì)性的責(zé)任義務(wù)，要求治理機(jī)構(gòu)確保最高管理者達(dá)到合規(guī)目標(biāo)，同時(shí)要求對最高管理者進(jìn)行合規(guī)管理體系運(yùn)行情況的監(jiān)督。
2.新增內(nèi)容
(1)雇傭
人是管理組織得以合規(guī)經(jīng)營的關(guān)鍵要素。新版標(biāo)準(zhǔn)在對合規(guī)管理體系所管控的“人”的范圍從原有法律認(rèn)可的雇傭“員工”延伸到了與組織存在合同關(guān)系的所有“職員”，并增加了對雇傭程序(7.2.2條款)的內(nèi)容，要求組織對職員增加以下的管理措施。
雇傭條件中要求職員須遵守組織的合規(guī)義務(wù)、政策、流程和程序。
在開始雇用的合理期間內(nèi)向職員發(fā)放或提供獲取合規(guī)方針及合規(guī)方針相關(guān)的培訓(xùn)。
對違反組織合規(guī)義務(wù)、政策、流程和程序的職員，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分。
同時(shí)，要求組織考慮因崗位和人事安排造成的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。在職員聘用、轉(zhuǎn)崗或晉升之前，需按照要求進(jìn)行盡職調(diào)查，并要求組織定期對績效目標(biāo)、績效獎金和其他激勵措施進(jìn)行審核，以確保有合理的措施防止違規(guī)行為。
(2)合規(guī)疑慮的匯報(bào)
暢通合規(guī)疑慮的匯報(bào)渠道和建立合理的調(diào)查程序是組織識別和預(yù)防合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，改進(jìn)合規(guī)管理體系行之有效的方法。新版標(biāo)準(zhǔn)在合規(guī)方針中要求組織倡導(dǎo)提出合規(guī)疑慮的行為，并禁止任何形式的報(bào)復(fù);同時(shí)在溝通條款中增加了員工提出合規(guī)疑慮的溝通流程要求;在意識(7.3條款)中提出了合規(guī)疑慮匯報(bào)的方法和程序;最后，在“第8章 運(yùn)行”中專門增加了對合規(guī)疑慮的匯報(bào)(8.3條款)程序，以鼓勵和幫助職員能夠?qū)梢苫驅(qū)嶋H違反合規(guī)方針或合規(guī)義務(wù)的不合規(guī)情況進(jìn)行匯報(bào)，同時(shí)要求保障該程序的保密性，保護(hù)提出合規(guī)疑慮者免遭報(bào)復(fù)。
(3)調(diào)查程序
新版標(biāo)準(zhǔn)還增加了對上述報(bào)告的調(diào)查程序(8.4條款)，以評價(jià)、評估、調(diào)查和處理可疑或?qū)嶋H違規(guī)事件的報(bào)告。調(diào)查程序以公平公正的原則，由無利益沖突且有能力勝任該項(xiàng)工作的人員獨(dú)立開展。
四、其他變化
新版標(biāo)準(zhǔn)將舊版標(biāo)準(zhǔn)8.3條款外包過程中對外包和第三方相關(guān)的過程的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)調(diào)整到4.6條款，要求組織保留有關(guān)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評估和應(yīng)對其風(fēng)險(xiǎn)措施的文件化信息。
新版標(biāo)準(zhǔn)中對合規(guī)團(tuán)隊(duì)責(zé)任義務(wù)進(jìn)行了調(diào)整，將合規(guī)團(tuán)隊(duì)的主要職責(zé)分為對合規(guī)管理體系的運(yùn)行、行使監(jiān)督及提供相關(guān)信息等三大內(nèi)容。在合規(guī)管理運(yùn)行的義務(wù)上，從原先的識別合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)調(diào)整為對合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評估的記錄，即風(fēng)險(xiǎn)評估工作中合規(guī)團(tuán)隊(duì)可以不再是組織者的角色。此外，新標(biāo)準(zhǔn)中合規(guī)團(tuán)隊(duì)不再是為員工提供或組織持續(xù)培訓(xùn)的角色，而是監(jiān)督對人員的培訓(xùn)是否要求開展。
五、結(jié)束語
本文列出了ISO/FDIS 37301和ISO 19600的主要差異，為已建立合規(guī)管理體系的組織提供應(yīng)對變化的參考。新版標(biāo)準(zhǔn)更加注重合規(guī)文化在企業(yè)管理上的作用，強(qiáng)化治理機(jī)構(gòu)在合規(guī)管理中的領(lǐng)導(dǎo)作用，為組織可持續(xù)發(fā)展的長效機(jī)制提供良好的指導(dǎo)，幫助企業(yè)提升全球競爭力。
[參考文獻(xiàn)]
[1] Compliance management systems — Guidelines:ISO 19600:2014[S].
[2] Compliance management systems — Requirements with guidance for use:ISO/FDIS 37301[S].
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