內(nèi)部審核程序---SA8000程序文件
1.0目的
為了規(guī)范公司社會責任管理體系內(nèi)部審核,特制定本程序。
2.0范圍
2.1本程序適用于公司所有有關(guān)社會責任管理體系內(nèi)部審核活動。
3.0職責
3.1管理者代表:
3.1.1策劃社會責任管理體系審核計劃綱要和所需的人力、物力及財力資源
3.1.2任命審核組長,成立審核組。
3.1.3失去和協(xié)調(diào)內(nèi)部審核活動,及時補救行動和糾正行動的實施。
3.1.4對審核結(jié)果進行評審,并將審核發(fā)現(xiàn)及審核結(jié)果提交給管理部門評審。
3.2審核組長:
3.2.1根據(jù)本程序準備和實施內(nèi)部審核,向管理者代表提交審核報告。
3.2.2評審糾正行動計劃,并妥善記錄。
3.2.3對前一次審核時提出的糾正行動的完成情況進行驗證。
3.3其他有關(guān)人員應(yīng)對內(nèi)部審核工作提供支持和合作。
4.0工作程序
4.1編制審核計劃
4.1.1每年年初,管理者代表應(yīng)編制一份年度審核計劃表。各部門或各要素的審核頻次應(yīng)取決于其現(xiàn)狀和重要性,并考慮前幾次審核所發(fā)現(xiàn)的問題。審核計劃表應(yīng)呈交最高管理者批準。
4.1.2應(yīng)在審核前5天內(nèi)向各有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)通知確切的審核日期。
4.1.3管理者代表應(yīng)根據(jù)需要委派內(nèi)部審核員。
4.2實施審核
4.2.1審核員應(yīng)在實施審核前研究有關(guān)的程序文件,并應(yīng):
(1)決定是否需取得其他文件;
(2)編制檢查表;
(3)決定是否需要陪同人員。
4.2.2審核員應(yīng)通知相關(guān)部門經(jīng)理和主管何時開始審核。
4.2.3審核員應(yīng)使用編制好的檢查表作為進行審核的工具之一。
4.2.4審核的目的是尋找不符合適用標準或程序的客觀證據(jù),以便進一步改善,不應(yīng)加入個人的責備。
4.3報告審核結(jié)果
4.3.1審核員應(yīng)在審核完成后通知有關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo),并對審核結(jié)果作一次口頭報告,并針對不符合項發(fā)出糾正要求表(CAR)。
4.3.2糾正行動要求表可采用統(tǒng)一的格式。這種表格可由管理者代表根據(jù)審核員的需要發(fā)給,并編上序號。
4.3.3審核員應(yīng)在糾正行動要求表中填寫不合格的詳細內(nèi)容,但不必填寫糾正行動欄。
4.3.4核的總結(jié)報告可采用統(tǒng)一的格式編寫,必要時還可采用續(xù)頁。
4.3.5審核總結(jié)報告和糾正行動要求表應(yīng)由社會責任管理者代表批準,并發(fā)給有關(guān)的部門經(jīng)理。
4.4對糾正行動要求表的反應(yīng)。
4.4.1對每一份糾正行動要求表必須在5個工作日內(nèi)作出書面反應(yīng),詳細說明建議采取的糾正行動和完成期限。
(1)建議行動中應(yīng)包括緊急糾正行動、短期糾正行動和長期糾正行動。
(2)在糾正行動比較復(fù)雜的情況下,可以建議成立工作組并進行調(diào)查,要求制定一份計劃表。這是對糾正行動要求表的一種可以接受的最初反應(yīng)。
4.4.2這些反應(yīng)記錄在糾正行動要求表中的的“建議采取的糾正行動”一欄中,并退回給管理者代表。如果該建議不能接受,則管理者代表將與接收糾正行動要求表的人員聯(lián)系,并向他解釋不接受的原因。在這種情況下,應(yīng)編制一份修正的糾正行動建議。
4.4.3對糾正行動要求表不作出反應(yīng)時,管理者代表應(yīng)加以追查并向最高管理者報告。
4.4.4如果對糾正行動的需要或糾正行動的性質(zhì)不能達成一致意見時,管理者代表應(yīng)報告最高管理者進行仲裁。
4.5跟蹤檢查
4.5.1當糾正行動預(yù)定完成日期已到,或當管理者代表已接到完成的通知時,應(yīng)掃派一各審核員去驗證其完成情況。
4.5.2負責驗證的審核員應(yīng)檢查糾正行動已被采取并證明有效后,在糾正行動要求表中的“驗證”一欄中簽字。
4.5.3在下次計劃中對該部門進行審核時,審核員應(yīng)檢查此糾正行動是否仍然有效。如不再有效,則應(yīng)發(fā)出一張新的糾正行動要求表,在表中說明原來發(fā)現(xiàn)的問題。
4.5.4如在規(guī)定的期限內(nèi)未能完成糾正行動,管理者代表應(yīng)對此進行跟蹤。如無正當理由或未能規(guī)定出可接受的修正的期限,應(yīng)向最高管理者報告。
4.6記錄的保存
4.6.1管理者代表應(yīng)保存一份檔案,保存所有的審核報告及糾正行動要求表,并有一覽表記錄創(chuàng)門的完成狀態(tài),保存期至少3年。
5.0相關(guān)文件(略)
6.0記錄(略)
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