ISO9001質(zhì)量管理體系文件的作用
ISO9001質(zhì)量管理體系文件至少應(yīng)該發(fā)揮如下一種或幾種作用.應(yīng)該針對文件的主要作用確定ISO9001文件的使用者,他們是ISO9001文件編制者的“顧客”.在進(jìn)行ISO9001文件編制時應(yīng)充分理解文件使用者的需求是什么,并努力滿足他們的需求.
（1）傳遞顧客需求和期望.
用文件把顧客需求和期望轉(zhuǎn)化為規(guī)定要求,再把規(guī)定要求傳遞到各有關(guān)崗位,只有每個崗位都實現(xiàn)了這些要求,才能達(dá)到使顧客滿意的目的.
（2）用為培訓(xùn)的材料.
知識是過去成功經(jīng)驗的總結(jié),時代在發(fā)展,情況在變化,任何組織都必須當(dāng)時當(dāng)?shù)氐那闆r正確運用知識,解決當(dāng)前所面臨的各種問題.ISO9001文件用來積累知識,用來指導(dǎo)員工,使工作人員的知識和技能有所提高,從而確保過程的固有特性,滿足既定的產(chǎn)品和服務(wù)的要求,再通過產(chǎn)品和服務(wù)來滿足顧客要求.
（3）溝通信息.
在信息時代,信息可以提高組織的能力.為此,必須及時獲取各種有半的數(shù)據(jù),通過分析,取得信息,利用ISO9001文件及時與有關(guān)部門溝通.
（4）滿足重復(fù)性和可追溯性要求.
按照ISO9001文件規(guī)定操作,可確保操作的重復(fù)性的結(jié)果的一致性.例如記錄中有操作時所須遵守文件的版本號,該版本號就是滿足可追溯性要求的標(biāo)志.
（5）提供證據(jù).
當(dāng)企業(yè)接受第二方或第三方ISO9001審核時,可以利用文件作為以下兩方面的證據(jù):一是作為作過策劃的證據(jù),因為ISO9001文件是策劃后編寫的;二是作為有效動作的證據(jù).ISO9000標(biāo)準(zhǔn)把記錄也作為文件,因為它是一種信息和支持的媒介.
（6）作為持續(xù)改進(jìn)的基礎(chǔ).
顧客的需求是不斷變化的,所以,企業(yè)的ISO9001質(zhì)量管理體系必須持續(xù)改進(jìn).可利用ISO9001文件作業(yè)改進(jìn)的基礎(chǔ),判斷是否得到改進(jìn),改進(jìn)多少.如此不斷改進(jìn),永無止境.
（7）積累和分享知識.
在知識經(jīng)濟(jì)時代,知識是最重要的資產(chǎn).ISO9001文件用來記錄成功的經(jīng)驗,以及根據(jù)經(jīng)驗上升的理論.譬如,ISO9001質(zhì)量手冊、ISO9001操作指導(dǎo)等,這些都學(xué)習(xí)型組織提高組織能力的有效載體.
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