文件受控與GB/T19001文件控制的差別

一、文件受控

受控文件在GB/T19000—2000、GB/T19001—2000以及GB/T19023—2003等標(biāo)準(zhǔn)中沒(méi)有明確的定義,這些標(biāo)準(zhǔn)中只提到文件控制的概念,因而關(guān)于受控文件的說(shuō)法各不相同.

一種觀點(diǎn)認(rèn)為:受控文件的重要特征是受組織控制并能對(duì)其進(jìn)行更改,對(duì)通過(guò)其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來(lái)文件,都可視為非受控文件.

另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為,外來(lái)文件也是受控文件.

從GB/T19023—2003標(biāo)準(zhǔn)6.5條款可知:用于投標(biāo)、顧客非現(xiàn)場(chǎng)使用及其他特殊發(fā)放的文件,不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制,對(duì)此類(lèi)文件應(yīng)作為非受控文件明確標(biāo)識(shí).由此可見(jiàn),非受控文件的重要特征視此類(lèi)文件不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制,其含義有兩點(diǎn):

其一,對(duì)更改進(jìn)行控制既沒(méi)有必要,也沒(méi)有意義.如生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量月報(bào)、與季節(jié)有關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等,此類(lèi)文件是有時(shí)效性的,到期自動(dòng)作廢,不必回收,更沒(méi)必要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改控制.

其二,組織無(wú)權(quán)進(jìn)行更改控制.如國(guó)家的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)備儀器的說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)等文件,組織智只能進(jìn)行標(biāo)識(shí)、分發(fā)和控制使用,并及時(shí)跟蹤相關(guān)文件的最新版本.

GB/T19023—2003標(biāo)準(zhǔn)6.5條款的“注”指出,如果沒(méi)有對(duì)此類(lèi)文件實(shí)施有效的控制,可能會(huì)造成作廢文件的誤用.可見(jiàn),對(duì)非受控文件也必須進(jìn)行有效控制,以避免作廢文件的誤用,只是其內(nèi)容可不實(shí)施更改控制.組織對(duì)文件的控制體現(xiàn)在許多方面,而不僅僅在于控制其更改,非受控文件并不是不需要進(jìn)行控制的文件.受控文件的重要特征是組織能夠?qū)ζ鋬?nèi)容進(jìn)行更改控制.

二、文件控制

GB/T19001—2000標(biāo)準(zhǔn)4.2.3條款指出,GB/T19001質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制. GB/T19001文件控制的內(nèi)容主要設(shè)計(jì)以下七個(gè)方面:①文件的批準(zhǔn);②文件的審批與更改;③文件狀態(tài)的識(shí)別;④可獲得相關(guān)文件的使用版本;⑤文件的識(shí)別;⑥外來(lái)文件的識(shí)別發(fā)放;⑦作廢文件的管理.

針對(duì)GB/T19001質(zhì)量管理體系不同類(lèi)型的文件,其控制的內(nèi)容和程序各不相同,對(duì)GB/T19001質(zhì)量手冊(cè)、GB/T19001程序文件、GB/T19001作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、GB/T19001表格、質(zhì)量計(jì)劃、內(nèi)部規(guī)范等體系文件應(yīng)進(jìn)行上述七個(gè)方面的控制.組織質(zhì)量管理體系外來(lái)文件一般有法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、顧客提出的設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)資料、規(guī)章和維護(hù)手冊(cè)等相關(guān)文件,對(duì)這些文件只進(jìn)行④、⑥、⑦項(xiàng)的控制即可.

記錄作為GB/T19001質(zhì)量管理體系的一種特殊文件,是提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù).由于記錄不得進(jìn)行更改,所以記錄的控制通常是規(guī)定就的標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、保護(hù)、檢索、保存期和處置等所需的控制,而不對(duì)其實(shí)施修改控制.當(dāng)我們談到文件控制時(shí),不僅僅是說(shuō)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改就叫文件控制,上述①、②項(xiàng)外的的其他控制也是文件控制,即文件控制和文件受控是兩個(gè)不同的概念.

三、文件受控和GB/T19001文件控制

GB/T19001受控文件的重要特征是受組織控制并能對(duì)其進(jìn)行更改,文件控制則包括了4.2.3條款中a至f各項(xiàng)的控制.對(duì)于外來(lái)識(shí)別后需要列入體系的文件,組織一般只進(jìn)行識(shí)別、控制、分發(fā)和保存,并跟蹤外來(lái)文件的版本更新.這些是對(duì)文件的控制,但不能說(shuō)該文件受控.文件受控屬于文件控制,但文件控制并不一定是文件受控.文件控制包括組織可對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改的受控文件的控制和不要求對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改的非受控文件的控制.

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