ISO9001體系認(rèn)證中對特殊媒介文件的控制
一、ISO9001文件采用媒介的策劃:
1、組織在文件策劃時應(yīng)根據(jù)組織的文件使用要求和資源配置情況確定文件采用的媒介;
2、組織的文件可能存在若干種媒介形式,因此,在策劃文件控制時應(yīng)考慮不同媒介形式文件控制的要求;
3、計算機和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用,使得在部分組織中除最常見的紙質(zhì)文件外,電子文件（包括儲存在電腦硬盤、磁盤、光盤呢、閃存盤、局域網(wǎng)中的文件等）作為常用的文件形式被大量使用.
二、特殊媒介文件的保管:
1、電子媒介文件要做到防止存儲的文件意外損壞和文件丟失;
2、電子媒介文件需要做好備份（如:以不同的媒介備份、異地磁盤備份等）.
三、特殊媒介文件的標(biāo)識:
1、無論文件以何種媒介形式存在,文件標(biāo)識應(yīng)能起到文件狀態(tài)的識別作用.
2、文件標(biāo)識還應(yīng)具備便于歸類和檢索的功能.
四、特殊媒介文件的批準(zhǔn):
1、文件在發(fā)布前同樣應(yīng)由相關(guān)授權(quán)人員對文件的充分性進行審核;
2、文件經(jīng)批準(zhǔn)后正式發(fā)布.
五、特殊媒介文件的發(fā)放:
1、根據(jù)文件承載的媒介形式確定文件的發(fā)放形式（如:在局域網(wǎng)上發(fā)布）;
2、文件發(fā)放應(yīng)充分,在需要使用文件的場所相關(guān)人員應(yīng)能得到文件;
3、某些需要保密的文件,發(fā)放范圍應(yīng)適當(dāng)控制（如:局域網(wǎng)中部分文件需要設(shè)定授權(quán)閱讀范圍和密碼）;
4、電子文件的發(fā)放也應(yīng)具有可追溯性.
六、特殊媒介文件的修改:
1、電子文件的修改方便快捷,但也存在一定的隨意修改或誤改的風(fēng)險;
2、盡可能在使用電子文件的場所對這類文件設(shè)定只讀功能（如:使用光盤文件）;
3、為使文件修改之處能夠容易地被識別,電子文件可用不同顏色、字體、底紋或下劃線將修改處加以標(biāo)明.
七、特殊媒介文件的作廢:
1、作廢文件應(yīng)及時撤離現(xiàn)場,做好電子文件的刪除,防止誤用;
2、對一些重要的文件的作廢,除發(fā)放通告外,還可配合進行現(xiàn)場文件清理行動.
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