銅板廠OHSAS18001:記錄管理程序
1.目的
對(duì)職業(yè)健康安全管理體系(OHSMS)運(yùn)行情況予以記錄并進(jìn)行有效管理,為體系有效運(yùn)行提供可追溯性證據(jù),特制定本程序.
2.適用范圍
本程序適用于銅板帶廠職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行活動(dòng)中所有記錄的控制和管理.
3.職責(zé)
3.1生產(chǎn)安?？茷镺HS記錄的歸口管理部門,負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)各單位記錄的控制和管理工作.
3.2各車間、科室負(fù)責(zé)本單位范圍內(nèi)OHS記錄的收集、編目、保管、檢查、評(píng)審、銷毀和管理.
4.工作程序
4.1記錄的設(shè)置
各單位結(jié)合實(shí)際工作,編制相關(guān)OHS的記錄樣本,并上報(bào)生產(chǎn)安?？苽浒?
4.1.1記錄名稱:簡(jiǎn)短反映記錄對(duì)象；
4.1.2記錄編碼:執(zhí)行《文件與資料管理程序》的記錄編碼；
4.1.3記錄順序號(hào):記錄的頁碼；
4.1.4記錄內(nèi)容:按記錄對(duì)象要求,確定記錄內(nèi)容；
4.1.5記錄人員；
4.1.6記錄時(shí)間:按活動(dòng)時(shí)間填寫,應(yīng)注明年、月、日；
4.1.7記錄單位名稱；
4.1.8保存期限和保存部門；
4.1.9保密級(jí)別.
4.2記錄的填寫要求
4.2.1記錄可以采用書面和電子媒體,如硬盤、磁帶、磁盤、光盤等其他媒介；
4.2.2記錄填寫必須使用鋼筆或圓珠筆,填寫應(yīng)當(dāng)及時(shí),內(nèi)容真實(shí)完整,字跡清晰,當(dāng)筆誤時(shí),應(yīng)由記錄人或授權(quán)人按《文件和資料管理程序》執(zhí)行；
4.2.3記錄必須用規(guī)定的文字符號(hào)和標(biāo)準(zhǔn)單位；
4.2.4具有永久性保存價(jià)值的OHS記錄必須用碳素筆填寫；
4.2.5記錄中要求的簽字或蓋章必須是全名,并注明日期,一般不許代簽；
4.2.6記錄要可追溯相關(guān)的活動(dòng).
4.3記錄的收集
4.3.1記錄由各單位按日、月、季、年或某項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行收集并交記錄管理人員；
4.3.2記錄應(yīng)及時(shí)按記錄形成的時(shí)間、規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類、整理；
4.4記錄的編目
4.4.1記錄按《文件和資料管理程序》中關(guān)于記錄的編碼方式統(tǒng)一進(jìn)行編目；
4.4.2編目的內(nèi)容:記錄名稱（題目）、記錄單位（責(zé)任者）、編號(hào)、保管期限、編制日期、保密級(jí)別、并編制案卷號(hào)、填寫封面；
4.4.3歸檔記錄的裝訂、編目,由形成單位或部門負(fù)責(zé)；
4.4.4其它記錄,各單位按時(shí)裝訂成冊(cè),進(jìn)行編目,自行保存,以備查閱.
4.5記錄的管理
4.5.1各部門應(yīng)明確記錄的保管人員和適宜的保存地點(diǎn),對(duì)其保存的環(huán)境要經(jīng)常檢查,確保記錄保存良好,避免損壞、變質(zhì)或遺失；
4.5.2建立《記錄清單》和索引,并上報(bào)安全環(huán)保部,以便于查閱；
4.5.3安全環(huán)保部將各單位、部門所有與OHS管理體系有關(guān)的記錄匯總,并編制OHS體系《記錄清單》和索引；
4.5.4計(jì)算機(jī)內(nèi)的記錄,要有備份,為防止原始記錄丟失必須設(shè)置計(jì)算機(jī)病毒防火墻.各種電子媒體記錄不得隨意復(fù)制、拷貝.如需復(fù)制、拷貝須經(jīng)該單位領(lǐng)導(dǎo)同意.
4.5.5具有法律效力的記錄需長(zhǎng)期保存.
4.6記錄的查閱、借閱
經(jīng)記錄保存部門負(fù)責(zé)人同意,可在記錄保存部門查閱所需記錄,如需借閱時(shí),應(yīng)填寫《記錄借閱登記表》經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人同意、登記并限期歸還.
4.7記錄的處置
凡超過保存期的記錄,由責(zé)任部門記錄管理人員填寫《記錄處置審批表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,按《文件和資料管理程序》統(tǒng)一處置,并填寫《記錄銷毀登記表》.
4.8生產(chǎn)安?？茖⒍ㄆ?、不定期對(duì)OHS相關(guān)記錄的管理進(jìn)行監(jiān)督檢查.發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)按《不符合糾正與預(yù)防措施管理程序》執(zhí)行.
5.相關(guān)文件
5.1《協(xié)商與信息交流管理程序》
5.2《文件和資料管理程序》
5.3《不符合糾正與預(yù)防措施管理程序》
6.記錄
6.1《記錄清單》
6.2《記錄借閱登記表》
6.3《記錄處置審批表》
6.4《記錄銷毀登記表》.
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