一個優(yōu)秀的審核員可以為組織帶來價值，而一個糟糕的審核員卻會使組織戴上官僚主義的枷鎖。兩者之間的區(qū)別通常取決于審核員在審核之前、審核期間和審核之后所做出的不同表現(xiàn)。
關于管理體系審核，ISO 19011提供了相關指南，并規(guī)定了審核員所具備的能力要求。在審核員培訓課程中，通常會講授從準備審核方案到編制審核報告方面的管理體系審核基本知識。如果幸運的話，審核員在審核培訓課程中還可以練習到個人審核行為和技巧。然而，對于管理體系審核的真正學習，還應當是從審核員實施第一次審核任務時才開始的。
審核是一種持續(xù)進行的過程，即使經驗豐富的審核員也都會有這樣的親身體會，那就是審核員在每次審核中都會學習到一些新的東西。
本文以下內容闡述了審核員在審核之前、審核期間和審核之后要做到的一些事情，從而有助于審核員更好地實施管理體系審核。
審核之前
審核員在審核之前花費一定時間進行有效的審核策劃，可以為管理體系審核帶來良好的回報，這一點對于遠程審核來講更是如此。審核策劃對于確保實現(xiàn)審核目標至關重要，而在開始實施管理體系審核之前，審核員必須做好以下幾件事情：
知道審核標準
當組織必須要滿足不同要求時，審核會變得很復雜。
當受審核方在審核員面前解釋他們在做什么以及他們是如何來做時，審核員的大腦正在同時處理所有相關信息，并將其所聽到的內容和看到的情況，與其在受審核方的管理體系文件中得到的信息進行比較。除此之外，審核員還必須確定受審核方所解釋的實際內容和情況是否全部滿足相關要求。這樣就需要審核員同時處理諸多事情。
如果審核員不知道審核要求，就會在審核過程中花費大量時間來盲目找尋問題，如同大海撈針，這樣可能會錯過對組織來講也許非常重要的審核發(fā)現(xiàn)。在實際審核過程中，不期望審核員都能夠記住或引用相關審核要求的每項條款或內容，但是審核員至少應知道這些審核要求的存在，并能夠將這些審核要求的重點聯(lián)系起來，以確定某項事情是否做得不太正確。
理解組織的環(huán)境
組織的外部和內部因素、相關方及其需求和期望，確定了組織管理體系的邊界、適用性及其運行的風險水平。理解組織的環(huán)境，可以使審核員以一種更加關注重大事項的方式來進行審核的策劃。即使在實施組織內部審核時，也要考慮到組織的環(huán)境，從而了解自上次審核以來所發(fā)生的變化，以及審核員可能不知道的事情。這就是說，即使一名經驗豐富的審核員，也不要太過于自信，以為自己什么都知道，因為現(xiàn)在任何事情都會變化得非?？?。
準備審核路線
在審核過程中使用檢查表是可以的，但是要注意，審核員按照檢查表進行審核可能會錯過重要的問題，而且看不到管理體系實施的全貌。管理體系審核是基于抽樣審核，在大多數(shù)情況下，審核不可能詳細查看到組織的每一個過程和活動。因此，審核員應花費更多的時間來關注風險比較高以及與顧客和管理體系相關的方面。審核員可以準備一個在審核過程中要查看的議題或過程清單，而與此同時，還要具備足夠開放的視野，以便跟蹤在審核過程中可能遇到的問題。在遠程審核過程中，審核員可以依靠遠程審核引導員幫助其在現(xiàn)場使用攝像機，從而確保審核員知道正在哪里進行審核的動態(tài)情況。
審核期間
在審核期間，審核員應扮演主導角色。
建立平臺并溝通審核員的期望
在每次會議開始時，審核員要讓受審核方知道審核的要求是什么，并讓受審核方有機會解釋組織是如何滿足這些要求的。在此時，讓受審核方進行充分表現(xiàn)，使其毫無顧忌地談談管理體系的實施情況，而審核員則要進行耐心傾聽、仔細觀察并得出正確結論。要記住，在審核過程中，審核員是主導者，所以不要忽視審核目標，更不能使審核偏離主題。
四處走動，由大到小并由點到面
審核員要遵循下游或上游過程，四處走動。先從全局開始審核，并根據(jù)需要深入查找相關問題。然后，再回到全局層面，將各個審核點聯(lián)系起來。在通常情況下，審核員會列出一些不符合項或觀察項，如果將這些審核發(fā)現(xiàn)合并起來，就會構成一個與特定過程相關的比較大的問題，有時甚至導致其會與管理層相關。
審核員不要自以為可以坐在會議室里，并在不觀察現(xiàn)場活動和進行真實抽樣的情況下，就能夠對組織進行有效的審核。在遠程審核過程中，審核員要告訴遠程審核引導員去哪里審核，以及要查看什么內容。審核抽樣安排要由審核員來選擇，而不是由受審核方來選擇，這一點應特別給予關注。
通報
在每次會議結束后，審核員都要對自己觀察到的情況進行總結，并讓受審核方知道審核員對審核發(fā)現(xiàn)的看法。審核員通過審核可能已經發(fā)現(xiàn)，受審核方的管理體系實施一切都是那么的井然有序，或者需要進一步跟蹤。
也許審核員會遇到一種不符合現(xiàn)象，即使這種不符合現(xiàn)象上升到一定嚴重程度的審核發(fā)現(xiàn)可能還為時過早。然而，對于審核至關重要的是，審核員要確認自己發(fā)現(xiàn)了什么情況，從而使受審核方有機會對這些發(fā)現(xiàn)情況所產生的任何疑問進行澄清。應當指出的是，這種通報會為末次會議的順利舉行奠定良好的基礎，并可以避免發(fā)生潛在的沖突。
審核之后
審核員在審核之后將提供一個清晰而簡明的審核報告。如果審核員無法將審核發(fā)現(xiàn)編制成一個清晰而簡明的審核報告，那么審核員就必須做進一步的功課來提高其綜合審核能力。任何閱讀審核報告的人員，都應能夠理解審核員的審核發(fā)現(xiàn)是什么，為什么這個審核發(fā)現(xiàn)是一個問題，以及支持審核發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)及其各自的要求。
管理層人員應能夠理解審核發(fā)現(xiàn)，以便能夠對審核發(fā)現(xiàn)采取必要的糾正措施，并使任何其他審核員都能夠對這些審核發(fā)現(xiàn)進行跟蹤，以確認所采取的糾正措施是否有效地解決了相關審核發(fā)現(xiàn)問題。
審核員組織好自己的想法
在審核過程中，審核員已經與若干人員進行了訪談，查看了相關記錄和程序，觀察了許多業(yè)務活動。審核員要把這些審核點聯(lián)系起來，從而得出某些審核結論。審核員在開始編制審核報告之前，要對自己在審核過程中所做的審核記錄進行評審，并組織好自己的想法。
擁有足夠的客觀證據(jù)支持每一項審核發(fā)現(xiàn)
如果沒有客觀證據(jù)來支持審核發(fā)現(xiàn)，那么受審核方就可能會對審核發(fā)現(xiàn)產生懷疑。如果審核員手里沒有掌握足夠而可靠的客觀證據(jù)，那么就要回到受審核方那里去尋找相關客觀證據(jù)。
讓“審核報告”休息一下
當審核員編制出一份審核報告草稿之后，可以先把這一審核報告草稿擱置在一旁幾個小時，而在此期間，審核員可以先去做其他別的事情。然后，審核員再帶著一個清醒的頭腦回來，并對審核報告草稿進行系統(tǒng)而全面的評審，從而確保審核報告的準確性、充分性和完整性。
成為一個優(yōu)秀的審核員
在過去的20年時間里，隨著管理體系標準的發(fā)展以及各個組織相關方的需求和期望的提高，管理體系審核專業(yè)變得越來越重要。要記住，審核員所提出的審核報告將作為可能影響組織戰(zhàn)略決策的輸入，而組織的戰(zhàn)略決策則與組織的未來發(fā)展密切相關。這一點就是管理體系審核專業(yè)對于社會和經濟發(fā)展所帶來的最大價值。
在審核之前做好精心的準備，在審核期間實施良好的審核策略，并在審核之后采取適宜的行為，這些良好審核秘訣就是專業(yè)化增值審核與充滿官僚主義審核之間的區(qū)別所在。
專業(yè)化增值審核大有可為——期望從事管理體系審核專業(yè)的審核員勤奮、誠信、公正，成為一個優(yōu)秀的審核員!
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