審核過(guò)程中，審核人員需要依據(jù)審核準(zhǔn)則對(duì)獲取的審核證據(jù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以確定與審核準(zhǔn)則的符合程度，得出審核發(fā)現(xiàn)，最終匯總并經(jīng)綜合評(píng)價(jià)后得出審核結(jié)論。今天分享：審核知識(shí)系列-審核中的溝通

審核中的溝通

在審核期間，可能有必要對(duì)審核組內(nèi)部以及審核組與受審核方、審核委托方以及可能的外部機(jī)構(gòu)(例如監(jiān)管機(jī)構(gòu))之間的溝通做出正式安排。尤其是對(duì)法律要求強(qiáng)制性報(bào)告不符合的情況，如受審核組織發(fā)生相應(yīng)行業(yè)屬于重大(較大)級(jí)別以上的，與環(huán)境污染等有關(guān)的事故/事件和(或)引起新聞媒體及社會(huì)關(guān)注的事故/事件信息，應(yīng)及時(shí)向認(rèn)證監(jiān)管部門報(bào)告。

現(xiàn)場(chǎng)審核期間，審核組長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)審核的范圍和復(fù)雜程度，對(duì)溝通做出正式安排，以確保審核有序與順利地進(jìn)行。

（一）審核組內(nèi)部溝通

在審核過(guò)程中，審核組應(yīng)定期評(píng)估審核的進(jìn)程并溝通信息。溝通方式可采用審核組內(nèi)部會(huì)議或其他適宜的方式。審核組內(nèi)部溝通的目的在于審核組成員之間交換信息，評(píng)定審核進(jìn)展情況，以及審核組長(zhǎng)在需要時(shí)重新分配審核組成員的工作任務(wù)，并定期將審核進(jìn)程及任何關(guān)注告知受審核方，確保審核有序和順利進(jìn)行。審核組內(nèi)部溝通的內(nèi)容包括：

(1) 審核組從不同渠道所獲得信息的匯總、討論以及相互補(bǔ)充印證，確定并實(shí)施應(yīng)跟蹤的審核信息;

(2) 審核進(jìn)展情況和審核計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況，以及是否需要調(diào)整審核計(jì)劃，或根據(jù)需要重新分配審核組成員的工作;

(3) 討論審核中出現(xiàn)的異常情況，包括可導(dǎo)致審核目的和范圍發(fā)生變更的情況，或顯示存在緊急和重大的風(fēng)險(xiǎn)(例如安全風(fēng)險(xiǎn))，商討適當(dāng)?shù)拇胧?，這些措施可以包括重新確認(rèn)或修改審核計(jì)劃，改變審核目的或?qū)徍朔秶?，或者終止審核;

(4) 評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)，包括不符合;

(5) 對(duì)超出審核范圍之外的引起關(guān)注的問(wèn)題，應(yīng)予記錄并向?qū)徍私M長(zhǎng)報(bào)告，以便可能時(shí)向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔酵▓?bào)。

（二）審核組與受審核方以及審核委托方的溝通

在審核過(guò)程中，適當(dāng)時(shí)，審核組長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)向受審核方和審核委托方通報(bào)審核的進(jìn)展等相關(guān)情況。通常每天安排與受審核方進(jìn)行簡(jiǎn)短的溝通會(huì)議，溝通的內(nèi)容包括：

1. 審核進(jìn)展的溝通

(1) 審核計(jì)劃的實(shí)施情況;

(2) 審核發(fā)現(xiàn)的簡(jiǎn)述，以及可能的不符合(以給受審核方足夠的時(shí)間進(jìn)行必要的澄清或提供進(jìn)一步的證據(jù));

(3) 對(duì)以后審核活動(dòng)的調(diào)整，包括審核計(jì)劃與任務(wù)分工的變動(dòng);

(4) 需要受審核方提供進(jìn)一步的配合與支持;

(5) 此外，對(duì)于審核中出現(xiàn)的異常情況，審核組需要向?qū)徍宋蟹酵▓?bào)，例如：CD 提請(qǐng)審核委托方對(duì)審核組難以判定的潛在不符合予以澄清;

@審核時(shí)間不夠的問(wèn)題;

@審核中遇到的障礙和困難。

2. 風(fēng)險(xiǎn)的報(bào)告

如果審核中收集的證據(jù)表明存在緊急的或重大的風(fēng)險(xiǎn)，審核組應(yīng)及時(shí)向受審核方，適當(dāng)時(shí)向?qū)徍宋蟹綀?bào)告。這類風(fēng)險(xiǎn)涉及質(zhì)量、安全、環(huán)境等方面，例如過(guò)程設(shè)備即將失去運(yùn)行能力，安全裝置失效，危險(xiǎn)化學(xué)品混放等。一旦發(fā)生，通常會(huì)給受審核方造成損失，包括人員傷亡。

當(dāng)可獲得的審核證據(jù)顯示審核目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)時(shí)，審核組長(zhǎng)應(yīng)向客戶(如果可能還應(yīng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu))報(bào)告這一情況，以確定適當(dāng)?shù)男袆?dòng)。該行動(dòng)可以包括重新確認(rèn)，或修改計(jì)劃，審核目的或?qū)徍朔秶?，或終止審核，審核組長(zhǎng)應(yīng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)報(bào)告所采取的行動(dòng)的結(jié)果。

即使引起關(guān)注的問(wèn)題超出了審核范圍，也應(yīng)當(dāng)予以記錄并向?qū)徍私M長(zhǎng)報(bào)告，并在可能時(shí)向?qū)徍宋蟹交蚴軐徍朔酵▓?bào)。

3. 審核的調(diào)整

當(dāng)已獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目標(biāo)時(shí)，應(yīng)對(duì)審核進(jìn)行調(diào)整，例如：

(1) 組織的入數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)其事先聲明的人數(shù)，導(dǎo)致審核時(shí)間量不夠， 無(wú)法獲得充分的客觀證據(jù);

(2) 管理體系達(dá)不到認(rèn)證注冊(cè)的要求或顧客對(duì)供方的要求;

(3) 出現(xiàn)嚴(yán)重違反法律法規(guī)要求的情況;

(4) 管理體系未覆蓋一些關(guān)鍵的過(guò)程、場(chǎng)所或活動(dòng);

(5) 審核范圍中的過(guò)程與活動(dòng)部分或全部未開展，不能提供充分的客觀證據(jù)。

審核組長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔綀?bào)告理由以確定采取適當(dāng)?shù)拇胧?。這些措施可包括：

(1) 重新確認(rèn)或修改審核計(jì)劃，例如，延長(zhǎng)審核時(shí)間、修改審核日程、增加審核組成員等;

(2) 改變審核目標(biāo)，例如，將認(rèn)證注冊(cè)的目的改為識(shí)別潛在的改進(jìn)機(jī)會(huì);

(3) 改變審核范圍，例如，增加受審核的場(chǎng)所、過(guò)程或活動(dòng)，或縮小審核范圍;

(4) 終止審核。

隨著現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的進(jìn)行，如果出現(xiàn)需要改變審核范圍的情況，審核組不宜對(duì)審核范圍的改變自行做出決定。審核組長(zhǎng)應(yīng)與客戶審查該需要，并報(bào)告認(rèn)證機(jī)構(gòu)。審核范圍的變更可能會(huì)引起審核持續(xù)時(shí)間、審核組組成(例如具備專業(yè)能力的審核員)和規(guī)模等方面的變化。對(duì)第三方認(rèn)證審核，審核范圍的改變與認(rèn)證范圍的擴(kuò)大或縮小通常是相關(guān)的。

（三）審核組與外部機(jī)構(gòu)溝通

有時(shí)審核組要與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，例如與國(guó)家認(rèn)證監(jiān)管機(jī)構(gòu)、地方認(rèn)證監(jiān)管機(jī)構(gòu)、行業(yè)監(jiān)管部門或者相關(guān)政府部門溝通認(rèn)證審核相關(guān)事宜，特別是法律要求強(qiáng)制性報(bào)告不符合的情況。

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