審核的有效性不等于體系運(yùn)行有效性的全部，成功的審核是客觀公正地進(jìn)行審核發(fā)現(xiàn)，并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進(jìn)體系和運(yùn)行的績(jī)效。

有效開(kāi)展內(nèi)審的兩個(gè)條件

1. 你對(duì)所審核領(lǐng)域的專業(yè)活動(dòng)是明白的。

2. 你已是一個(gè)成熟的審核員(至少不是一個(gè)吹毛求疵的人)

說(shuō)明：第1條，如果對(duì)你所審核的活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品或服務(wù)一無(wú)所知，提供再詳細(xì)的檢查表也無(wú)法提高審核有效性，因?yàn)槟愠苏罩鴻z查表念問(wèn)題不敢有任何延伸的提問(wèn)，因此合格的審核員應(yīng)對(duì)即將審核的領(lǐng)域應(yīng)熟悉了解。

第2條，不吹毛求疵絕不是說(shuō)審核走過(guò)場(chǎng)、差不多就行了的觀點(diǎn)。而是要始終堅(jiān)持“有效性”的審核觀念。例如，對(duì)于ISO9001的內(nèi)審，某工位未制定作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，就以此開(kāi)不符合項(xiàng)就有些牽強(qiáng)。應(yīng)基于風(fēng)險(xiǎn)的思維繼續(xù)審核以確認(rèn)以下問(wèn)題：①該工序是否簡(jiǎn)單?②是否是非重要工序?③員工是否清楚如何操作?④該工序是否從未出現(xiàn)過(guò)質(zhì)量問(wèn)題(可查詢制程異常清單等)。

如果以上4個(gè)問(wèn)題的答案均為“是”，則不建議開(kāi)不符合項(xiàng)。別擔(dān)心不妥，對(duì)于只有1~2個(gè)步驟的簡(jiǎn)單工序，就算編一個(gè)文件掛在那里，也不見(jiàn)得能提高什么，而且還會(huì)讓被審核方認(rèn)為你是一個(gè)過(guò)于較真的人。

注：以上“作業(yè)指導(dǎo)書(shū)”的問(wèn)題對(duì)于IATF16949:2016的內(nèi)審不適用，因?yàn)镮ATF16949:2016要求為每一個(gè)工序制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，見(jiàn)8.5.1.2.它要求員工不僅會(huì)操作，而且要保證每一個(gè)員工在該工序的作業(yè)都是標(biāo)準(zhǔn)化、一致性的。

但對(duì)于使用”已過(guò)校準(zhǔn)有效期“的量具檢驗(yàn)產(chǎn)品是一定要開(kāi)不符合項(xiàng)的，這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風(fēng)險(xiǎn)。如果抽到的所有量具過(guò)期或未校準(zhǔn)，那就是嚴(yán)重的不符合項(xiàng)了。

審核的第一步你應(yīng)該先收集

標(biāo)準(zhǔn)的要求；

體系文件的要求；

上次審核中集中的問(wèn)題點(diǎn)；

管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn);

已知該部曾發(fā)生過(guò)的管理問(wèn)題。

而后開(kāi)始相應(yīng)的策劃

過(guò)程的順序;

關(guān)鍵點(diǎn)的關(guān)注;

時(shí)間的有效分配;

合理的人員配置(獨(dú)立性和專業(yè)性的要求);

審核時(shí)機(jī)的確定和把握。

應(yīng)該注意的事

策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方，不要造成突然襲擊；

允許別人作充分的準(zhǔn)備;

不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè)，審核時(shí)間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整

檢查表是重要的，但不一定是詳細(xì)的

可以幫助你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點(diǎn)關(guān)注;

內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的，詳略取決于你的經(jīng)驗(yàn);

不能照本宣科，提問(wèn)應(yīng)講究技巧；

內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時(shí));

檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。

構(gòu)思檢查表的三個(gè)要點(diǎn)

日常工作是如何處理的;

當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時(shí)/體系是否還工作；

當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)/事物是否仍在控制下。

進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的

目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟;

同時(shí)進(jìn)一步明確審核中的重點(diǎn)關(guān)注;

相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。

審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處；

因而與人打交道得十分小心;

不能讓對(duì)方反感而導(dǎo)致你審核的失敗;

記?。呵f(wàn)不能把審核做成是審查（找麻煩）。

記住樣本選擇的原則

為了達(dá)到目標(biāo);

密切相關(guān)的;

有代表性;

樣本量：3

有效的工作方式

聽(tīng)：聆聽(tīng)、傾聽(tīng)，聽(tīng)你所關(guān)心的;

看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問(wèn)題的真相;

查：學(xué)會(huì)抽樣查看，學(xué)會(huì)證實(shí)；

問(wèn)：不脫離你的主題，詢問(wèn)你所關(guān)心的事。

記錄：是不可缺少的，尤其是對(duì)問(wèn)題點(diǎn)應(yīng)予詳細(xì)的記錄。

有效的審核順序

交談——提問(wèn)

描述——聽(tīng)取

文件——依據(jù)

證明——有效證據(jù)

現(xiàn)場(chǎng)審核中導(dǎo)致失敗的情況

同仁面前舉止過(guò)于刻板，讓人不自在;

沒(méi)有以平常心進(jìn)行有效溝通，以為高人一等;

提問(wèn)缺乏技巧，讓人可用簡(jiǎn)單的YES或NO回答之；

缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問(wèn)題;

不能有效用全“聽(tīng)、看、查、問(wèn)”的審核方法，一味只查資料做記錄;

不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;

做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭(zhēng);

滔滔不絕說(shuō)教，讓人家以為你是一名牧師；

審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。

高層審核是個(gè)難題

職位上本身就高過(guò)你，你有一種敬畏的感覺(jué);

知識(shí)水平上可能比你高;

看問(wèn)題的層次和深度可能和你不一樣;

但也不排除有低水平、低認(rèn)識(shí)的人。

但它卻是關(guān)鍵的一步，需要你

事先做充分的準(zhǔn)備;

標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù);

應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;

學(xué)會(huì)用經(jīng)濟(jì)語(yǔ)言，而避免用生硬的名詞、術(shù)語(yǔ);

必須讓管理者體會(huì)到這樣的審核對(duì)推動(dòng)體系確實(shí)有益;

你需要是會(huì)溝通又有一定知識(shí)面的人

同級(jí)溝通也不輕松

坦誠(chéng)心打動(dòng)人，千萬(wàn)別讓人感覺(jué)來(lái)攪渾；

是完善體系，而不是給別人難看，所以應(yīng)換位思考，體諒別人的難處;

對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山;

以事論事，別扯入人際關(guān)系；

失誤人人都有，千萬(wàn)不要落井下石，更不可打小報(bào)告穿小鞋；

當(dāng)你犯錯(cuò)時(shí)，道歉是必須的;

總之，友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。

與作業(yè)層人員溝通應(yīng)注意

禮貌待人更顯需要;

現(xiàn)場(chǎng)中作業(yè)人員是忙碌的，應(yīng)而不宜花很長(zhǎng)的時(shí)間;

要用聽(tīng)得懂的語(yǔ)言；

不能要求工人背出文件要求;

對(duì)操作過(guò)程的觀察可代替詢問(wèn)工人對(duì)文件的理解;

交談時(shí)避免打斷說(shuō)話或反駁，對(duì)誤解要有耐心;

不能當(dāng)著工人面前做記錄。

現(xiàn)場(chǎng)審核中要有深度

前后左右審核思路應(yīng)能貫穿;

抽查可以某個(gè)產(chǎn)品形成的個(gè)案層層展開(kāi)（從訂單-設(shè)計(jì)-采購(gòu)-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù)）；

必須關(guān)注產(chǎn)品形成過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)能力作支持;

法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點(diǎn)關(guān)注;

體系的信心支撐來(lái)自于自我完善，這一點(diǎn)各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注;

對(duì)組織內(nèi)已知的問(wèn)題點(diǎn)應(yīng)予以重點(diǎn)審核;

管理中的難點(diǎn)、重點(diǎn)，應(yīng)有足夠的經(jīng)驗(yàn)去識(shí)別和判斷;

對(duì)發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。

證實(shí)是重要的一環(huán)

不能道聽(tīng)途說(shuō);

無(wú)錯(cuò)聲明應(yīng)進(jìn)一步確認(rèn)；

責(zé)任范圍內(nèi)的有錯(cuò)聲明是證據(jù)。

審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小

不要吹毛求疵，應(yīng)該懂得持續(xù)改進(jìn)，小事以提醒的方式告之;

要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進(jìn)后有所提高;

對(duì)重復(fù)性發(fā)生的小問(wèn)題，應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問(wèn)題提出，這不能因小而放。

審核發(fā)現(xiàn)記錄和報(bào)告

記錄應(yīng)該是可追溯即可重查;

報(bào)告不能有數(shù)量限制，否則不能對(duì)體系做完整判斷;

不要害怕讓審核機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部，糾正措施才是至關(guān)重要的;

形成的報(bào)告因得到受審核部門的確認(rèn)。

不合格報(bào)告三要素

標(biāo)準(zhǔn)的要求;

體系文件的要求;

上次審核中集中的問(wèn)題點(diǎn);

管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn);

已知該部曾發(fā)生過(guò)的管理問(wèn)題。

審核的第一步你應(yīng)該先收集

不合格報(bào)告撰寫要求

正確性;

完整性;

清楚;

簡(jiǎn)潔。

糾正措施內(nèi)審的根本落腳點(diǎn)

原因分析很重要，根本原因須找到;

分清糾正和糾正措施的區(qū)別;

受審方是糾正措施的主導(dǎo)者，但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員;

限時(shí)檢查(驗(yàn)證)是關(guān)鍵。

評(píng)價(jià)審核能力和績(jī)效很必須

為下次審核提供改進(jìn)的基礎(chǔ);

促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功;

使受審核方有一個(gè)良好的感受，提高對(duì)內(nèi)審的內(nèi)心贊成度;

體系審核真正做到審核增值。

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