如何將三體系進(jìn)行整合?客觀的說，這是一個較為系統(tǒng)且復(fù)雜的問題。加之最近幾年，從ISO 9001到ISO 14001.再到ISO 45001.標(biāo)準(zhǔn)一直在換版。新的標(biāo)準(zhǔn)又有了新的變化和要求。眾智認(rèn)證過多年的經(jīng)驗(yàn)積累和分析研究，推出整合管理體系認(rèn)證服務(wù)，今天這篇文章將從整合的思路、步驟等內(nèi)容進(jìn)行思考，供參考。
1、為什么要整合?
基于自身改善的渴望、市場的形勢、客戶的要求，近十年來，我國各類企業(yè)正在實(shí)施ISO9001質(zhì)量、ISO14001環(huán)境、ISO 45001職業(yè)健康與安全、精益生產(chǎn)、6SIGMA等諸多管理體系，少則兩三個管理體系，多則八九個。
隨著國內(nèi)外形勢的需要，越來越多已經(jīng)建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系的企業(yè)開始引入其他管理體系，如環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等，并申請第三方認(rèn)證。
企業(yè)要建立和保持兩三個或N個管理體系的運(yùn)行和認(rèn)證證書資格，每年不得不投入相當(dāng)大的人力、財(cái)力和時(shí)間資源。
由于三個獨(dú)立的管理體系運(yùn)作不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，整合管理與認(rèn)證成為必然。再加上其他管理體系在標(biāo)準(zhǔn)的思想、標(biāo)準(zhǔn)要素等內(nèi)容上有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，都是建立在質(zhì)量管理體系的框架之上，都貫穿了八項(xiàng)基本管理原則，體系的運(yùn)行模式、文件的架構(gòu)基本相同，這樣就為整合管理體系提供了技術(shù)可能。
整合管理體系的現(xiàn)實(shí)意義在于以下方面。
1、用一套體系文件進(jìn)行統(tǒng)一控制，有利于簡化企業(yè)內(nèi)部管理，降低企業(yè)管理成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)績效增值。
2、企業(yè)的管理功能和效率發(fā)揮的好壞靠的是管理體系的整體有效性的發(fā)揮。一體化管理體系有利于提高企業(yè)管理水平，提高企業(yè)管理效率，提高執(zhí)行力。
3、涵蓋多種認(rèn)證的一體化管理體系有利于增強(qiáng)企業(yè)自我發(fā)展和自我完善，提升市場競爭力。
2、獨(dú)立運(yùn)行存在的問題三體系的建立，有效促進(jìn)了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全工作。在運(yùn)行管理中，我們按照體系標(biāo)準(zhǔn)、體系要素和法律法規(guī)的要求，針對生產(chǎn)工藝流程中可能發(fā)生的質(zhì)量、環(huán)境、安全等問題，實(shí)施全員、全方位、全過程的運(yùn)行控制，運(yùn)用PDCA運(yùn)行模式的手段和方法，強(qiáng)化管理，持續(xù)改進(jìn)，使企業(yè)管理不斷上水平。同時(shí)，在運(yùn)行中我們也發(fā)現(xiàn)以下問題：1、同一部門在工作中執(zhí)行三套體系，造成職責(zé)不一致、行動不統(tǒng)一。
2、在同一生產(chǎn)工藝流程、統(tǒng)一工作程序上三套體系文件中均有要求時(shí)，造成重復(fù)性開展、重復(fù)記錄。
3、內(nèi)部審核時(shí)，三套體系單獨(dú)進(jìn)行，形成同一記錄、同一工作重復(fù)審核。
4、管理評審時(shí)，三套體系單獨(dú)進(jìn)行，增加評審次數(shù)和會議次數(shù)，評審的質(zhì)量和效果不太理想。
5、三個體系在貫標(biāo)認(rèn)證初始編制的體系文件，在某些方面與生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際不符，造成“兩張皮”現(xiàn)象。
6、對三個體系知識培訓(xùn)的力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與的重視程度上還存有差距。
7、傳統(tǒng)管理的決策、方法上的習(xí)慣性，時(shí)有與三套體系的相關(guān)要求不一致現(xiàn)象，部分管理者和員工不能正確認(rèn)識和使用三套體系這個工具，運(yùn)用到生產(chǎn)經(jīng)營的全過程即質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的各個方面中去。
概括起來為以下三個方面：1) 一些組織為了滿足不同標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的需要，不得不做重復(fù)勞動，因此出現(xiàn)了三本手冊、三套程序文件、重復(fù)內(nèi)審、重復(fù)管理評審的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理體系運(yùn)行效率低下。
2) 由于認(rèn)證審核不統(tǒng)一，企業(yè)為了獲得三種證書，就得接受三種審核，有時(shí)可能是由2-3家認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行的。這不但使企業(yè)的審核費(fèi)、交通費(fèi)和接待費(fèi)用增加，而且還要耗去管理人員和員工的時(shí)間和精力，資源的浪費(fèi)，人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入將大大提高企業(yè)申請認(rèn)證的費(fèi)用，打擊企業(yè)進(jìn)行管理體系認(rèn)證的積極性，阻礙認(rèn)證工作的進(jìn)展。
3) 依據(jù)不同的管理構(gòu)架建立三個不同的管理體系，形成企業(yè)內(nèi)部相互協(xié)調(diào)的工作量很大，也會出現(xiàn)質(zhì)量、環(huán)境、安全衛(wèi)生的管理部門從各自負(fù)責(zé)的專業(yè)范圍和管理責(zé)任出發(fā)，出現(xiàn)爭資源、政令不統(tǒng)一、信息不能共享、甚至互相排斥的情況。
企業(yè)如何建立一個既有效同時(shí)滿足三個標(biāo)準(zhǔn)的要求，又減少工作數(shù)量和運(yùn)行層次，將質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)安全健康管理體系整合成一個綜合的管理體系呢?
3、整合需具備的條件作為一個企業(yè)整合三個體系必須具有以下基本條件：1、企業(yè)的產(chǎn)品涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康三個方面的要求，企業(yè)有愿望實(shí)施綜合控制。
2、有滿足體系整合所需的人力資源和其他資源。
3、組織的資源能實(shí)現(xiàn)充分的共享。
4、組織需進(jìn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的宣貫培訓(xùn)。
4、整合的基本原則1、對管理對象相同、管理特性要求基本一致的內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行整合。凡是三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中管理的對象相同，管理性要求基本一致的內(nèi)容，企業(yè)對體系文件、資源配置、運(yùn)行控制都要整合。
2、整合后的管理性要求應(yīng)覆蓋三個標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，就高不就低，以三個標(biāo)準(zhǔn)中最高要求為準(zhǔn)。整合型管理體系是適應(yīng)三個標(biāo)準(zhǔn)要求的管理體系，只有三個標(biāo)準(zhǔn)的全部要求都滿足，才能說明組織建立的整合性管理體系能夠確保其質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)安全健康管理符合規(guī)定的要求，能夠?qū)崿F(xiàn)組織制定的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)安全健康目標(biāo)。
3、整合后的管理體系文件應(yīng)具有可操作性，保持文件之間的協(xié)調(diào)性和針對性。整合后的管理體系程序并不是越多越好，在具有可操作性的前提下，還要方便操作。
4、整合應(yīng)有利于減少文件數(shù)量，便于文件使用;有利于統(tǒng)一協(xié)調(diào)體系的策劃、運(yùn)行與檢測，實(shí)現(xiàn)資源共享;有利于提高管理效率，降低管理成本。
5、整合的步驟企業(yè)進(jìn)行體系整合的一般步驟：1、組織領(lǐng)導(dǎo)層統(tǒng)一思想并做出決策;2、成立管理體系整合的領(lǐng)導(dǎo)班子和工作班子;3、分層次進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)是對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及文件編寫進(jìn)行培訓(xùn);4、根據(jù)法律法規(guī)和顧客、相關(guān)方、社會、員工的要求、組織的宗旨和管理現(xiàn)狀制定組織整合型管理方針;5、識別質(zhì)量管理體系所需的過程，識別并評價(jià)環(huán)境因素和安全風(fēng)險(xiǎn)因素;6、根據(jù)管理方針，制定管理目標(biāo)和指標(biāo);7、進(jìn)行整合管理體系的職能分配，明確相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限;8、根據(jù)目標(biāo)制定產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、環(huán)境和職業(yè)安全健康的質(zhì)量計(jì)劃或管理方案;9、編制整合型管理體系文件;10、發(fā)布并宣貫整合型管理體系文件;11、配備和落實(shí)整合型管理體系所要求的人力、基礎(chǔ)設(shè)施和其他資源;12、試運(yùn)行3-6個月;13、培訓(xùn)并聘任滿足整合型管理體系要求的內(nèi)審員;14、進(jìn)行至少一次依據(jù)三個標(biāo)準(zhǔn)、覆蓋全部管理部門和要求的內(nèi)部審核;15、跟蹤評審不符合項(xiàng)糾正措施;16、召開管理評審會、評價(jià)整合型管理體系的適宜性、充分性和有效性，并提出持續(xù)改進(jìn)方向。
17、實(shí)施改進(jìn)，保持管理體系的有效運(yùn)行。
三個體系整合，便于我們認(rèn)識和掌握管理的規(guī)律性。在組織建立一致性的管理基礎(chǔ)條件下，能夠科學(xué)的調(diào)配人力資源，優(yōu)化組織的管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌開展管理性要求一致的活動，提高工作效率，有利于培養(yǎng)復(fù)合型人才，降低管理成本，提高管理體系運(yùn)行的效率。
6、整合型管理體系審核的優(yōu)勢1、建立體系的意義1) 降低管理和認(rèn)證費(fèi)用，促進(jìn)體系認(rèn)證工作的開展2) 減少管理上的不協(xié)調(diào)，提高管理效率3) 各管理領(lǐng)域可以優(yōu)勢互補(bǔ)4) 提供整體解決問題的手段5) 有利于在組織內(nèi)建立質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)安全衛(wèi)生相融合的管理觀念2、一體化審核的意義——一體化審核可以降低組織有關(guān)的認(rèn)證費(fèi)用，減輕受審核方負(fù)擔(dān);——實(shí)施一體化審核減少了對組織的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程和連續(xù)管理時(shí)間的中斷;——實(shí)施一體化審核協(xié)調(diào)了組織在日常管理工作中所涉及的相同或相近的要求，以及由于不同體系的分別審核而造成的審核間的差異;總之，一體化審核有利于促進(jìn)組織系統(tǒng)管理體制的形成，并通過對不同體系的審核，可以更加全面、更加準(zhǔn)確和客觀地評價(jià)組織的綜合管理水平，有利于組織采取更為合理的措施，改進(jìn)整體績效，實(shí)現(xiàn)不斷持續(xù)改進(jìn)的目的。
7、一體化審核的發(fā)展趨勢1) 一體化管理體系應(yīng)成為三個標(biāo)準(zhǔn)的有機(jī)融合，而不是三個體系的簡單相加。在一體化管理體系建立之前，應(yīng)該形成IMS標(biāo)準(zhǔn)作為建立一體化管理體系的依據(jù)。這一標(biāo)準(zhǔn)可能仍采用PDCA作為基本框架。
2) 一體化管理體系建立的目的之一是為了減少工作量，建立一個體系，實(shí)施統(tǒng)一的內(nèi)審核管理評審。
3) 一體化審核應(yīng)由一次審核、三張證書，向一次審核、一張證書過渡。
4) 培養(yǎng)"三項(xiàng)全能"的一體化審核員將成為認(rèn)證機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)重點(diǎn)。質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康和安全的單項(xiàng)審核/認(rèn)證與一體化審核/認(rèn)證將長期并存;在多數(shù)行業(yè)中，特別是高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)，單項(xiàng)審核/認(rèn)證將逐漸被一體化審核/認(rèn)證所替代。
8、整合(一體化)管理體系的優(yōu)化保持設(shè)立專門的體系管理部門或崗位，賦予充分的授權(quán)，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部在體系執(zhí)行方面的聯(lián)絡(luò)與溝通，針對普遍性問題和典型問題進(jìn)行體系的完善與優(yōu)化。按照PDCA循環(huán)持續(xù)改進(jìn)，推動企業(yè)的質(zhì)量管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康安全管理績效不斷向更高境界發(fā)展。
(1)做好一體化管理體系的內(nèi)部培訓(xùn)按體系要求程序分層次分階段進(jìn)行全員培訓(xùn)，培訓(xùn)的深入程度取決于員工的素質(zhì)和企業(yè)產(chǎn)品活動過程的復(fù)雜程度，培訓(xùn)越深入，體系的實(shí)施運(yùn)行就越順利，可以說，培訓(xùn)效果的成功與否，直接影響企業(yè)的體系是否正常運(yùn)行。培訓(xùn)過程要將體系文件與實(shí)際操作結(jié)合起來進(jìn)行，特別是增加的有關(guān)環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的內(nèi)容，除了操作技能方面的培訓(xùn)外，員工的質(zhì)量意識、環(huán)境意識和職業(yè)健康安全意識的增強(qiáng)對整個體系的有效實(shí)施和運(yùn)行起到?jīng)Q定性的影響。
(2)做好資源配備和投入雖然環(huán)境管理體系沒有強(qiáng)制性要求企業(yè)的環(huán)境績效要達(dá)到多高程度，但是要求通過體系運(yùn)行，不斷改進(jìn)自身的環(huán)境績效，滿足相關(guān)方和社會的要求;職業(yè)健康安全體系對于風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防比較重視，法律法規(guī)的要求必須得到滿足。一體化管理體系需要配置懂得企業(yè)管理、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、安全管理、衛(wèi)生管理、體系和認(rèn)證管理等的至少2～3名具有豐富的體系管理經(jīng)驗(yàn)的專職人員。以上均需要投入一定的資金和資源，而且形成一種機(jī)制，每年都有改善提高。
(3) 實(shí)施有效的內(nèi)部審核最高管理者的重視和承諾，提高內(nèi)審員的崗位待遇，在企業(yè)內(nèi)部形成一種按管理體系辦事的氛圍，才能真正做到管理體系的有效運(yùn)行，才能通過內(nèi)部審核和管理評審自我完善，使一體化管理體系優(yōu)化保持。
管理體系的整合是大勢所趨，需要進(jìn)一步進(jìn)行研究和探索。
1、從實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體目標(biāo)出發(fā)，組建一個以最高管理者親自領(lǐng)導(dǎo)的體系管理隊(duì)伍，從頂層設(shè)計(jì)開始進(jìn)行職責(zé)的分解，資源的配置，文件統(tǒng)籌編撰。
2、借鑒建立運(yùn)行各管理體系的經(jīng)驗(yàn)，以PDCA循環(huán)建立優(yōu)化一體化管理體系，滿足企業(yè)適用的法律法規(guī)和各項(xiàng)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，覆蓋所有活動，且不重疊。
3、通過一體化管理體系主干來理順各專業(yè)管理的適用范圍，明確各體系接口，避免重復(fù)管理和管理真空。
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