【一】如何進(jìn)行HSE管理體系文件的管理？

一般，HSE管理體系文件管理的內(nèi)容主要包括：文件控制管理，文件公布發(fā)放，文件更改，文件保管，文件回收、作廢、銷毀、保留、歸檔，與HSE有關(guān)的外來(lái)文件，記錄格式的設(shè)計(jì)、更改、標(biāo)識(shí)、作廢等7部分內(nèi)容。今天首先為大家介紹前4項(xiàng)的內(nèi)容。

一、文件控制管理

1、HSE管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件可通過企業(yè)網(wǎng)頁(yè)，局域網(wǎng)、郵件公布，各部門進(jìn)行網(wǎng)上查閱、更新，原則上不作文本發(fā)放。

2、如必須進(jìn)行文本發(fā)放，由文件編制單位確定，并按以下要求管理：

（1）文件分為受控和非受控兩類。受控文件必須加蓋“受控”印章，非受控文件加蓋“非受控”印章；

（2）受控文件的編制、審批、發(fā)放、更改、回收、保留、借閱、銷毀等要作跟蹤管理；

（3）受控文件不得復(fù)印，非受控文件不需要跟蹤管理；

（4）HSE管理手冊(cè)用作對(duì)外宣傳時(shí)，為非受控文件，廠內(nèi)部使用時(shí)，必須加蓋“受控”印章，列入受控范圍；

（5）程序文件為受控文件；

（6）管理作業(yè)文件不以行政文件方式管理時(shí)，按照受控文件進(jìn)行管理。

二、文件公布發(fā)放

1、HSE管理手冊(cè)和程序文件的發(fā)放由安全總監(jiān)辦負(fù)責(zé)，各專業(yè)主管負(fù)責(zé)本專業(yè)主管業(yè)務(wù)文件的發(fā)放。

2、各專業(yè)主管發(fā)放文件，原則上通過企業(yè)綜合辦、網(wǎng)頁(yè)、郵件進(jìn)行發(fā)布，各部門自行查閱。

3、如須進(jìn)行文本發(fā)放，由文件編制部門或崗位確定，并按以下要求管理：

（1）受控文件發(fā)放前，發(fā)放部門、崗位應(yīng)確定文件受控號(hào)，單位在《文件更改、銷毀發(fā)放單》上簽收，領(lǐng)取文件。

（2）安全總監(jiān)辦備案文件并將文件列入《受控文件清單》。

（3）當(dāng)上述文本文件需要補(bǔ)發(fā)時(shí)，由部門、崗位負(fù)責(zé)在原文件清單中順序編號(hào)后補(bǔ)發(fā)，申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)科室簽字領(lǐng)取。

三、文件更改

1、文件的變更

（1）更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改、銷毀申請(qǐng)單》，經(jīng)審批后交原發(fā)放科室執(zhí)行更改。

（2）更改審批由原文件的審批部門、崗位進(jìn)行；若指定其它部門、崗位審批時(shí)，該部門、崗位應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其它)。

（3）糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部審核涉及的文件更改由各相關(guān)部門、崗位填寫《文件更改、銷毀申請(qǐng)單》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放，報(bào)安全總監(jiān)辦備案。

（4）文件的變更，在實(shí)施以上審批手續(xù)后，應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)上、郵件下發(fā)通知，對(duì)變更的內(nèi)容和變更的要求加以說明，確保網(wǎng)絡(luò)、郵件發(fā)布和使用人員的文件得到變更。

2、文件更改審定和批準(zhǔn)按照程序執(zhí)行。

3、更改批準(zhǔn)后，按照要求變更文件發(fā)布和下發(fā)。

4、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)生重大變化或文件有重大變化時(shí)應(yīng)予以換版，新文件的編制、審批、編號(hào)、發(fā)放等根據(jù)本程序前述相關(guān)規(guī)定。

四、文件保管

1、HSE管理體系文件原則上采用電子文檔形式。

2、各部門、崗位應(yīng)適時(shí)整理在用的規(guī)章制度，確保制度的有效性，更新《受控文件清單》，并及時(shí)報(bào)安全總監(jiān)辦，由安全總監(jiān)辦及時(shí)維護(hù)廠主頁(yè)規(guī)章制度系統(tǒng)。

3、如必須采用文本發(fā)放的形式，文件保管按照以下要求進(jìn)行：

（1）各部門的文件應(yīng)由專（兼）職人員負(fù)責(zé)管理，其中受控文件應(yīng)建立《受控文件清單》。

（2）文件管理人員應(yīng)及時(shí)根據(jù)收發(fā)文情況對(duì)《受控文件清單》進(jìn)行更新，并記錄文件的使用情況。

（3）應(yīng)確保文件妥善保管，防止文件的丟失、受損，同時(shí)便于文件的查閱。

（4）如需借閱或查閱文件，填寫《文件借閱登記臺(tái)帳》，以便于追索文件。

4、各部門文件管理人員應(yīng)對(duì)電子文檔進(jìn)行備份處理，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障時(shí)丟失。

在HSE管理體系應(yīng)用過程中，許多企業(yè)由于管理不當(dāng)，常常導(dǎo)致HSE體系文件重復(fù)、丟失，不全或文件混亂，嚴(yán)重影響HSE管理體系的運(yùn)行效果，因此，為了防范這類現(xiàn)象發(fā)生，企業(yè)需要嚴(yán)格各項(xiàng)HSE體系文件的管理制度，抓好文件運(yùn)行的每個(gè)環(huán)節(jié)。

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