高手的厲害之處就在于，同樣一件事，他比你更善于總結(jié)。
一方面，當(dāng)你看清自己一年的付出，哪些是真正創(chuàng)造價(jià)值的，哪些是“無用功”，你才會明白自己今后努力的方向所在;
另一方面，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到了你的工作對公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)有重要價(jià)值，在你今后的質(zhì)量工作及資源協(xié)調(diào)要求中才會給予你更多的支持。
所以這一次，趁著年尾，大家在準(zhǔn)備階段性總結(jié)的時(shí)候，我們來有針對性地探討、分析一個(gè)關(guān)鍵問題：你到底會不會總結(jié)!
Part 1、確立框架
以年終總結(jié)為例，首先我們要了解，做年終總結(jié)的整體框架，從宏觀的角度去掌握，做一份年終總結(jié)需要準(zhǔn)備哪些內(nèi)容，如下圖：
我們可以清楚的看到：年終總結(jié)分為四個(gè)部分
1. 今年做了什么工作
2. 今年工作中的不足
3. 明年的規(guī)劃以及改善措施
4. 對公司的建議
這里，我們就以剛才講的四大項(xiàng)目為例，來給大家拆解看看，到底該如何在每個(gè)部分都能更好展示自己的工作，同時(shí)又避免誤區(qū)。
Part 2、今年做了什么工作
質(zhì)量管理工作記錄的方方面面回顧與總結(jié)，不論職位高低，建議結(jié)合信息化管理系統(tǒng)，將一段時(shí)間所做的質(zhì)量工作高效最大程度的量化，重要部分多以統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表格圖表直觀展示，更能說明情況，如：
1)體系文件修訂維護(hù)管理量，文件控制狀況;
2)偏差調(diào)查處理量及總體效果評價(jià);
3)各類認(rèn)證、檢查缺陷整改量及總體效果評價(jià);
4)變更控制處理量及總體效果評價(jià);
5)各類確認(rèn)與驗(yàn)證計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)評估實(shí)施完成量及總體效果評價(jià);
6)變更控制管理處理量及總體效果評價(jià);
7)人員培訓(xùn)完成量及總體效果評價(jià);
8)質(zhì)量投訴處理量及總體效果評價(jià);
9)設(shè)備原輔料包材供應(yīng)商審計(jì)量及總體效果評價(jià);
……
通過各項(xiàng)工作統(tǒng)計(jì)的詳細(xì)總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前主要存在的問題，分析公司產(chǎn)品質(zhì)量問題事故處理，及帶來的損失。
若能結(jié)合相應(yīng)的銷售數(shù)據(jù)對比，更能直觀充分反映質(zhì)量問題發(fā)生和處理不好帶來的后果。
領(lǐng)導(dǎo)看在眼里記在心里，自然會更加認(rèn)識到做好質(zhì)量管理的重要性。
另外，工作總結(jié)最忌諱形式化，或者寫成一筆流水賬，匯報(bào)工作要有一個(gè)框架。
領(lǐng)導(dǎo)喜歡的匯報(bào)思維往往是以點(diǎn)帶面還是面面俱到?一分為二還是抓大放小?實(shí)在沒有辦法就試試一個(gè)觀點(diǎn)三個(gè)論據(jù)的結(jié)構(gòu)，這就是所謂的“一個(gè)中心，三個(gè)基本點(diǎn)”寫作方法。
比如下面的案例，內(nèi)容都是日常部門里面的零零碎碎，如果一筆流水賬自然沒有人認(rèn)為你的工作做得好。
但是工作匯報(bào)中領(lǐng)導(dǎo)想看到的無非兩點(diǎn)：要么開源，要么節(jié)流。
如果業(yè)績不好，開源無能，那就說說為公司節(jié)約了多少成本，也可以變相突出自己任勞任怨、加班加點(diǎn)。
把總結(jié)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題直接掛鉤，說明你所創(chuàng)造的價(jià)值。寫匯報(bào)大致的思路不外乎于此。
經(jīng)過調(diào)整的匯報(bào)結(jié)構(gòu)非常好借助了領(lǐng)導(dǎo)的成本管理思維，且用領(lǐng)導(dǎo)熟悉的語言講話，有力說明了瑣碎的工作和重要的成本控制工作之間的聯(lián)系。
避免：
1. 總結(jié)中出現(xiàn)大量“差不多”、“相對不錯(cuò)”、“比較大的增長”等模糊詞匯;
2. 對于成功的方案，主觀夸大事實(shí);
3. 在方案落地過程中出現(xiàn)的問題，急于劃清責(zé)任，指名道姓，打小報(bào)告;
4. 事無巨細(xì)，沒有重點(diǎn)。
一整年的工作涉及方方面面，大小事情很多，無需事無巨細(xì)地對所有工作進(jìn)行總結(jié)，芝麻西瓜一起抓。
要清楚年度總結(jié)絕不是月總結(jié)或者周總結(jié)的堆砌，一定要抓住這一年來的工作重點(diǎn)和幾個(gè)突出的成績、亮點(diǎn)進(jìn)行闡述，不能讓領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生“事情做了不少，但都印象不深”之感。
要點(diǎn)：
1. 數(shù)據(jù)殷實(shí)：不僅要有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，還要有多種類型的數(shù)據(jù)，寫清數(shù)據(jù)來源。
2. 寫清增長率：多和少永遠(yuǎn)是對比出來的，沒有對比就沒有進(jìn)步。
3. 數(shù)據(jù)可視化：采用扇形統(tǒng)計(jì)圖、柱狀統(tǒng)計(jì)圖等圖表，讓方案收益一目了然。
4. 多角度總結(jié)分析：采用SWOT分析法，將方案落地過程中的主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢，外部的機(jī)會、威脅統(tǒng)一歸納，并總結(jié)提出改善的具體措施。
5. 計(jì)算投入產(chǎn)出比：方案從策劃到落地，消耗的資源和產(chǎn)出的收益比例，一定要清楚的附在最后，方便對比查看。
Part 3、今年工作中的進(jìn)步與不足
可以采用不同維度的對比方法：對比的維度有兩個(gè)，第一是自己與自己，第二是自己與他人。
與自己對比。比如同樣的工作，相較于去年，自己在工作方法和效率上是否有所改進(jìn)，去年出現(xiàn)的工作失誤，今年是否克服。
與他人對比。這涉及到同事、朋友，和其他公司同崗位的朋友。
與自己比，看有什么進(jìn)步;與他人比，看有什么不足。
通過這樣的思考：看到了自己做了什么，了解了自己的進(jìn)步，也知道了自己的不足，最后的總結(jié)自然水到渠成。
避免：
1. 把個(gè)人生活缺點(diǎn)和工作缺點(diǎn)混為一談。
2. 照本宣科的寫一些“追求完美”、“學(xué)習(xí)不夠”、“沒有平衡家庭與工作”之類無關(guān)痛癢的話。
要點(diǎn)：
1. 不論寫什么，出發(fā)點(diǎn)一定要圍繞核心業(yè)務(wù)。性格急躁通常是缺點(diǎn)，但如果急躁恰是你這份工作需要的，那么這就是優(yōu)點(diǎn)。
2. 過分低調(diào)：對于自己的成績，寥寥帶過，對于失誤的地方和缺點(diǎn)，又檢視地過于細(xì)致。
事實(shí)上，工作不足并不是把自己的缺點(diǎn)給說出來，而是巧妙的把不足之處向積極的方向轉(zhuǎn)化。
Part 4、第四步：改善和建議
“沒有行動的計(jì)劃是無效的，沒有計(jì)劃的行動是致命的.”
制定自己的規(guī)劃并且完成，其實(shí)本質(zhì)就是在做項(xiàng)目管理。
為來年制定詳細(xì)工作計(jì)劃和質(zhì)量工作項(xiàng)目指標(biāo)，為減少質(zhì)量管理工作正常開展的客觀阻力;
明確向領(lǐng)導(dǎo)提出合理建議，良性引導(dǎo)，請求資源支持，保證持續(xù)預(yù)防，從根源上減少問題再次發(fā)生。
大家應(yīng)該學(xué)著像一個(gè)項(xiàng)目管理者那樣思考：他們花費(fèi)比別人更多(甚至多許多倍)的時(shí)間去拆分每一個(gè)任務(wù)，分配具體任務(wù)，制定切實(shí)可行的計(jì)劃，確保團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人都可以按進(jìn)度完成任務(wù)。
而當(dāng)你制定自己的年度規(guī)劃時(shí)，即便沒有公司給你的title，你依舊是自己人生的項(xiàng)目總監(jiān)，為自己的人生負(fù)責(zé)。
最后別忘了，征求領(lǐng)導(dǎo)對自己后續(xù)工作的建議，了解自己在領(lǐng)導(dǎo)眼中的不足，有針對性的提升自己的業(yè)務(wù)能力。
要點(diǎn)：
1. 計(jì)劃要能夠包含變化。你在做下一年計(jì)劃的時(shí)候，一定要設(shè)一個(gè)應(yīng)變計(jì)劃，而且，有一部分一定是對未來或者對變化趨勢去做預(yù)測的。
2. 要學(xué)會用政策、程序和規(guī)定這三個(gè)東西。政策是決定資源分配的安排，程序是獲得資源的流程，規(guī)定是獲得資源的條件。
3. 對自己提要求，同事也對團(tuán)隊(duì)提建議。優(yōu)秀的人才永遠(yuǎn)不會只關(guān)注自己，同事也會關(guān)注團(tuán)隊(duì)，對團(tuán)隊(duì)提建議會彰顯你的胸懷，以及目光長遠(yuǎn)，即使你現(xiàn)在還不是領(lǐng)導(dǎo)。
4. 把領(lǐng)導(dǎo)納入你的成績當(dāng)中。這里不是拍馬屁，而是要你具體化領(lǐng)導(dǎo)在你工作中的指導(dǎo)作用，懂得感恩的人，以后的路才會越走越寬。
5. 提出對未來工作的計(jì)劃和思考。這樣可以體現(xiàn)出自己的責(zé)任感以及工作熱情。
相信以上述要點(diǎn)做出一份年終總結(jié)之后，領(lǐng)導(dǎo)一定會重新認(rèn)識眼前的你。就像我一直常說的那樣：善于總結(jié)的人，永遠(yuǎn)比想象中的自己，更會工作。
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