首先我們先來區(qū)分一下不符合性質(zhì)的判別原則。
1、判別原則
嚴(yán)重不符合：
a) 系統(tǒng)性不合格，如記錄控制，質(zhì)量部、銷售部、采購(gòu)部等均控制混亂。
b) 區(qū)域性不合格，如質(zhì)量部文件管理、不合格控制、檢驗(yàn)試驗(yàn)等控制混亂，整個(gè)部門主控要素均符合性差。
c) 造成嚴(yán)重質(zhì)量后果沒有采取有效措施，如產(chǎn)品檢測(cè)誤判，造成批量不合格，直接損失很大，甚至造成客戶投訴。
一般不符合：
隨機(jī)的、孤立的、偶發(fā)的，易關(guān)閉的不合格。
2、不符合項(xiàng)分類
標(biāo)準(zhǔn)沒有規(guī)定開出的不符合報(bào)告一定要分類。通常為了便于管理，是分類的。要不要分類，如何分類，通常在內(nèi)審程序文件中加以規(guī)定。
不符合項(xiàng)如何分類。要看您做什么審核。過程審核、產(chǎn)品審核和體系審核對(duì)不符合項(xiàng)的分類是不同的。通常對(duì)產(chǎn)品審核、過程審核可以按照該不符合后果嚴(yán)重性來判定;而對(duì)于體系審核，不是根據(jù)后果嚴(yán)重性來分類的。通常根據(jù)是否是系統(tǒng)性的不符合來判定的。如果是系統(tǒng)性不符合，就是嚴(yán)重不符合;不是系統(tǒng)性不符合，就是一般不符合。
3、系統(tǒng)性不符合
什么叫系統(tǒng)性不符合?就是標(biāo)準(zhǔn)有一條，或一款要求沒有得到落實(shí)。整個(gè)體系中沒有規(guī)定如何執(zhí)行滿足標(biāo)準(zhǔn)要求的;就是主要不符合。
譬如，程序文件規(guī)定文件發(fā)放前要批準(zhǔn)。您沒有規(guī)定如何做的，或者規(guī)定了，實(shí)際上沒有按照規(guī)定做。多處發(fā)現(xiàn)不符合，這就是嚴(yán)重不符合。如果有了規(guī)定，總的在執(zhí)行，個(gè)別地方出了差錯(cuò)，就是一般不符合。
4、糾正不符合
無論是嚴(yán)重不符合還是一般不符合，都有可能會(huì)給組織帶來嚴(yán)重的后果。在糾正措施上應(yīng)當(dāng)一視同仁，不應(yīng)當(dāng)有所不同，都必須完善體系。
嚴(yán)重不符合是系統(tǒng)不符合，往往需要管理者負(fù)責(zé)來完善體系，一般不符合有可能是某主管來采取糾正措施。
5、合理評(píng)判
當(dāng)審核發(fā)現(xiàn)不符合，如果內(nèi)審認(rèn)為是嚴(yán)重不符合，必須由管理者出面才能解決，為了避免麻煩，就不開不符合報(bào)告，或者降低為觀察項(xiàng)，這是不應(yīng)該的。
6、什么情況會(huì)被判為嚴(yán)重不符合項(xiàng)?
嚴(yán)重不符合：有下列情況之一的，即構(gòu)成嚴(yán)重不符合：
a) 系統(tǒng)性失效或失控，某些關(guān)鍵過程發(fā)生量大面廣的不符合。如對(duì)大部分銷售合同未進(jìn)行評(píng)審，一年內(nèi)未做過內(nèi)審等;
b) 區(qū)域性失效或失控，如某個(gè)場(chǎng)所、部門游離于體系以外，嚴(yán)重影響組織的體系運(yùn)行有效。
c) 明知故犯，造成嚴(yán)重后果的。如產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)不合格，但未采取措施仍按合格品出廠。
d) 同一部門不符合同一條款的多個(gè)要素。
e) 多個(gè)部門不符合同一條款的某個(gè)要素。
f) 嚴(yán)重影響產(chǎn)品質(zhì)量的問題沒及時(shí)解決。
7、什么情況會(huì)被判為一般不符合項(xiàng)?
一般不符合(輕微不符合)：有下列情況之一的，可定為一般不符合：
a) 個(gè)別的孤立的不符合項(xiàng)，未對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量造成明顯影響。
b) 文件偶然沒被遵守，后果不太嚴(yán)重。
c) 對(duì)系統(tǒng)不會(huì)產(chǎn)生重大影響的不符合。
8、什么情況會(huì)被判為觀察項(xiàng)?
觀察項(xiàng)：有下列情況之一的，可定為觀察項(xiàng)：
a) 已發(fā)生了問題或出現(xiàn)了潛在的苗頭，但尚未構(gòu)成不符合，繼續(xù)發(fā)展有可能成為不符合，需要提醒的注意事項(xiàng)。
b) 事實(shí)已構(gòu)成不符合項(xiàng)，但性質(zhì)較輕微。
c) 可能不符合但是沒有發(fā)現(xiàn)客觀證據(jù)，這種情況可繼續(xù)追問，直到發(fā)現(xiàn)客觀證據(jù)，否則不能進(jìn)行主觀的判定符合或者不符合。
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