質(zhì)量管理的定義是為達(dá)到理想的質(zhì)量水平，確定質(zhì)量方針、目標(biāo)和職責(zé)，并通過質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、控制、保證和改進(jìn)來使其實(shí)現(xiàn)的全部活動(dòng)。進(jìn)行質(zhì)量管理是為了確保組織的所有利益相關(guān)者共同努力改進(jìn)流程、產(chǎn)品、服務(wù)和文化。質(zhì)量管理戰(zhàn)略是旨在遵循既定計(jì)劃并實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。
在一個(gè)項(xiàng)目的起初，項(xiàng)目經(jīng)理往往就已經(jīng)開始使用質(zhì)量管理策略來確保任務(wù)和活動(dòng)按計(jì)劃執(zhí)行。此外，這些策略也能協(xié)助他們?cè)陉P(guān)注長(zhǎng)期目標(biāo)的同時(shí)實(shí)施短期計(jì)劃。下面所介紹的八大策略是項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中使用的主要質(zhì)量管理策略。
01、使用質(zhì)量登記冊(cè)
質(zhì)量登記冊(cè)是一份文件，它總結(jié)了所有已計(jì)劃或已完成的質(zhì)量管理活動(dòng)。它充當(dāng)每個(gè)質(zhì)量活動(dòng)的唯一參考，以及指向產(chǎn)品質(zhì)量記錄的指針。此外，它還概述了已開展的質(zhì)量活動(dòng)的類型和數(shù)量。成功的高層管理人員使用質(zhì)量登記表來計(jì)劃他們的活動(dòng)。一旦活動(dòng)開始，他們就會(huì)用質(zhì)量控制操作的結(jié)果更新它們。他們使用質(zhì)量登記表作為計(jì)劃和實(shí)施活動(dòng)的日志形式。此外，每當(dāng)管理層有一些計(jì)劃進(jìn)行的活動(dòng)時(shí)，他們都會(huì)在日志中記錄下來。
在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)創(chuàng)建質(zhì)量登記冊(cè)非常重要，這可以便于管理人員適時(shí)適當(dāng)?shù)赜涗浫魏位顒?dòng)，通過查閱登記冊(cè)進(jìn)行參考和澄清。質(zhì)量登記冊(cè)在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)得到維護(hù)，并提供關(guān)鍵的審計(jì)和保證信息。登記冊(cè)的細(xì)節(jié)有助于管理人員保持或提高工作質(zhì)量。它還有助于流程改進(jìn)以及識(shí)別出未令人滿意完成的活動(dòng)。如果沒有質(zhì)量登記，那么幾乎不可能監(jiān)控項(xiàng)目任務(wù)和活動(dòng)。因此，成功的管理人員會(huì)通過在所有項(xiàng)目中使用質(zhì)量登記表來保持或提高質(zhì)量并最終取得成功。
02、持續(xù)改進(jìn)
持續(xù)改進(jìn)是旨在改進(jìn)服務(wù)、產(chǎn)品和流程的持續(xù)努力。持續(xù)改進(jìn)簡(jiǎn)化了工作流程，它是高層管理人員用來減少運(yùn)營(yíng)開銷的第一方法。它促進(jìn)了高效的工作流程，既節(jié)省了時(shí)間又節(jié)省了金錢，從而使管理人員能夠最大限度地減少時(shí)間和精力的浪費(fèi)。此外，持續(xù)改進(jìn)可最大限度地降低項(xiàng)目成本并有助于防止超額。在團(tuán)隊(duì)無法在日常工作中不斷實(shí)踐持續(xù)改進(jìn)的環(huán)境中，成功的高管會(huì)舉辦快速改進(jìn)活動(dòng)。根據(jù)涵蓋內(nèi)容的深度和廣度，這些可以持續(xù)一到五天。高層管理人員可以建立一種強(qiáng)調(diào)質(zhì)量改進(jìn)的文化，這是將質(zhì)量管理置于員工心中的良好方法。
員工積極參與持續(xù)改進(jìn)對(duì)組織來說非常重要，當(dāng)企業(yè)不斷改進(jìn)時(shí)，它可以使組織具有靈活性及增強(qiáng)其接受新機(jī)會(huì)的能力。加強(qiáng)這種文化的一個(gè)可靠的策略是獎(jiǎng)勵(lì)那些表現(xiàn)出對(duì)質(zhì)量的承諾的員工，這讓他們更想提高質(zhì)量，并促使他們尋找提高質(zhì)量的方法。企業(yè)應(yīng)不斷創(chuàng)建新流程以保持市場(chǎng)地位，他們也應(yīng)該適應(yīng)新的市場(chǎng)形勢(shì)，持續(xù)改進(jìn)文化將確保這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
03、以客戶為中心
以客戶為中心大體上意味著優(yōu)先考慮客戶的需求。成功的高層管理人員通過建立以客戶為中心的業(yè)務(wù)來滿足他們的客戶并保持牢固的客戶關(guān)系。此外，他們的成功不僅僅在于關(guān)注客戶的需求，還在于超越他們的期望。要取得成功，組織需要了解客戶當(dāng)前和未來的需求并迎合他們，經(jīng)理也應(yīng)努力跟進(jìn)一些客戶服務(wù)情況，這將使他們了解其產(chǎn)品需要改進(jìn)的地方，接著采取措施提高產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量，同時(shí)與客戶進(jìn)行有效溝通。
高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)可以讓客戶更加滿意并直接反映在企業(yè)的收入增加上。成功的經(jīng)理通過關(guān)注客戶的需求來提供出色的客戶體驗(yàn)。他們了解客戶的需求和愿望，以此提供完全符合這些愿望的產(chǎn)品和服務(wù)。以客戶為中心的經(jīng)理也不能避免在業(yè)務(wù)中犯錯(cuò)，但他們從錯(cuò)誤中吸取教訓(xùn)，不斷改進(jìn)自己的流程，以脫穎而出。
04、有效的領(lǐng)導(dǎo)
領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)創(chuàng)造和維護(hù)內(nèi)部環(huán)境。因此，擁有合適的領(lǐng)導(dǎo)者是一項(xiàng)頂級(jí)戰(zhàn)略，對(duì)經(jīng)營(yíng)成功的企業(yè)產(chǎn)生重大影響。良好的領(lǐng)導(dǎo)力是成功企業(yè)的核心。優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者為企業(yè)提供一致的目標(biāo)，確立組織的方向。優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者也會(huì)吸引員工并帶領(lǐng)他們實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者讓員工參與制定明確的組織目標(biāo)時(shí)，員工就會(huì)產(chǎn)生工作動(dòng)力，反過來也提高了生產(chǎn)力和忠誠(chéng)度。作為領(lǐng)導(dǎo)者的一部分，高層管理人員需要積極主動(dòng)并以身作則。他們應(yīng)該向員工表明他們的責(zé)任感并貫徹員工的行為，以確保他們做正確的事情。
領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該了解并應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的波動(dòng)，因?yàn)樗c內(nèi)部環(huán)境一樣重要。他們還應(yīng)該考慮企業(yè)所有利益相關(guān)者的需求，其中包括供應(yīng)商、客戶、員工、所有者、當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)和公眾。領(lǐng)導(dǎo)者需要了解這些利益相關(guān)者是質(zhì)量管理過程的重要組成部分。此外，高管應(yīng)促進(jìn)開放和誠(chéng)實(shí)的溝通。他們應(yīng)該就改進(jìn)策略和其他舉措對(duì)員工進(jìn)行教育、培訓(xùn)和輔導(dǎo)。他們還應(yīng)該為他們的團(tuán)隊(duì)制定具有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)，以幫助他們成長(zhǎng)。因此，如果管理者想將他們的業(yè)務(wù)提升到一個(gè)新的水平，有效的領(lǐng)導(dǎo)是非常必要的。
05、過程方法
流程是一組使用人力和機(jī)器等資源將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動(dòng)。流程方法是一種策略，涉及將業(yè)務(wù)作為流程系統(tǒng)而不是部門、人員或產(chǎn)品進(jìn)行管理。管理人員使用流程方法來管理和控制構(gòu)成其業(yè)務(wù)的流程、流程之間的交互以及將這些流程結(jié)合在一起的輸入和輸出。如果高層管理人員有一個(gè)好的過程，就會(huì)有好的結(jié)果。過程的一個(gè)很好的例子是烤蛋糕。如果在烘焙蛋糕(過程)時(shí)遵循經(jīng)過驗(yàn)證的食譜，它將提供一個(gè)好的蛋糕(輸出)。
產(chǎn)生正確的輸出需要使用正確的輸入，最重要的是遵循正確的流程。在某些情況下，一個(gè)過程的輸出形成另一個(gè)過程的輸入。在這種情況下，不應(yīng)將每個(gè)過程視為一個(gè)個(gè)體。過程方法戰(zhàn)略強(qiáng)調(diào)在組織過程中實(shí)現(xiàn)效率和有效性。該戰(zhàn)略需要理解良好的流程可以提高一致性、加快活動(dòng)速度、降低成本、消除浪費(fèi)和持續(xù)改進(jìn)。如果最高管理層有效地管理和控制組織的輸入和輸出，則質(zhì)量是有保證的。
06、人員參與策略
另一個(gè)有效的質(zhì)量管理策略是員工的參與。無論員工是兼職還是全職，他們都應(yīng)該充分參與創(chuàng)造和交付價(jià)值。高層管理人員制定戰(zhàn)略，鼓勵(lì)員工不斷提高技能并保持一致性。敬業(yè)的員工更了解自己的角色，也更積極主動(dòng)。但是，如何才能讓員工參與到質(zhì)量管理中來呢?雖然不容易，但還是有可能的。高層管理人員通過大膽、創(chuàng)造性和靈活性來做到這一點(diǎn)。他們可以通過以下方式吸引員工：
征求意見——您可以通過邀請(qǐng)員工團(tuán)體參加月度會(huì)議來做到這一點(diǎn)。然后在流程中建立反饋。您還可以派員工參加調(diào)查，然后給他們反饋。指導(dǎo)員工——花時(shí)間指導(dǎo)和指導(dǎo)那些表現(xiàn)不佳的員工。討論他們的挑戰(zhàn)——這將使他們感到受到重視，并幫助他們理解質(zhì)量并更多地參與其中。獎(jiǎng)勵(lì)良好的表現(xiàn)——你可以通過經(jīng)濟(jì)或認(rèn)可來實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。改進(jìn)問責(zé)制——讓個(gè)人承擔(dān)責(zé)任。這將有助于防止社交閑散、跟蹤個(gè)人表現(xiàn)并準(zhǔn)確記錄所有活動(dòng)。明確目標(biāo)和責(zé)任——當(dāng)員工對(duì)自己的角色感到困惑時(shí)，他們會(huì)花很多時(shí)間來識(shí)別問題并采取行動(dòng)。所以，每個(gè)員工都需要有一套目標(biāo)和責(zé)任。完善的入職流程、有效而詳盡的入職培訓(xùn)計(jì)劃、慶祝世界質(zhì)量日等等，這些都有助于組織的所有成員參與提升質(zhì)量。
07、基于證據(jù)的決策策略
有效的決策是基于對(duì)數(shù)據(jù)和信息的分析。在做出決策時(shí)，高層管理人員應(yīng)采用事實(shí)方法，即基于經(jīng)過驗(yàn)證和分析的數(shù)據(jù)，這有助于企業(yè)更好地了解市場(chǎng)、證明過去的決定是否合理以及提高他們的服務(wù)和商品的質(zhì)量。
該質(zhì)量管理策略包括：
收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息并且確保數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性、可靠性和可獲取性;使用不同的方法分析這些數(shù)據(jù)和信息;使用邏輯分析的結(jié)果并將其與直覺和經(jīng)驗(yàn)配對(duì)，以做出明智的決策。
雖然這個(gè)策略相當(dāng)復(fù)雜，但成功的管理者只要每天練習(xí)就很容易實(shí)施。
08、定期內(nèi)部審計(jì)
內(nèi)部審計(jì)是現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證活動(dòng)，包括檢查或檢查內(nèi)部控制，包括會(huì)計(jì)流程和公司治理。進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)以確保遵守法規(guī)和法律。成功的高層管理人員通過確保定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)來確保質(zhì)量。他們使用內(nèi)部審計(jì)來獲取通過及早發(fā)現(xiàn)問題和糾正失誤來實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)效率所必需的工具。內(nèi)部審計(jì)在公司的治理和運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮著重要作用。
除了評(píng)估內(nèi)部控制之外，這些審計(jì)還有助于讓高管對(duì)財(cái)務(wù)記錄的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。定期內(nèi)部審計(jì)有助于阻止員工從事欺詐活動(dòng)。通過這種方式，管理人員能夠?qū)嵤┐_保會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)信息完整性的程序和流程。它們還促進(jìn)問責(zé)制并有助于防止欺詐。審核結(jié)果為管理人員提供有關(guān)當(dāng)前流程和運(yùn)營(yíng)的改進(jìn)建議。實(shí)施這些建議可以提高服務(wù)和產(chǎn)品的質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)后，客戶就會(huì)因?yàn)樗峁┑馁|(zhì)量而對(duì)企業(yè)建立信任。提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)的企業(yè)會(huì)迅速獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)并增加銷售額。
這些質(zhì)量管理策略對(duì)任何企業(yè)或公司都至關(guān)重要。高層管理人員需要了解并實(shí)施這些戰(zhàn)略，以保證其產(chǎn)品和服務(wù)的巨大價(jià)值。如果您一直在努力進(jìn)行質(zhì)量管理，這些策略將幫助您糾正錯(cuò)誤并減少導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量低劣的因素。
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