在實(shí)際工作中不斷對實(shí)驗(yàn)室的管理體系進(jìn)行完善，是提高檢驗(yàn)檢測質(zhì)量的核心，也是實(shí)驗(yàn)室的主要發(fā)展需求。管理體系是將人員、環(huán)境設(shè)施、技術(shù)、資源、管理等核心環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，最終達(dá)到質(zhì)量和目標(biāo)的協(xié)調(diào)一致，進(jìn)而調(diào)動發(fā)揮每個環(huán)節(jié)的能動性，使其能夠?yàn)閷?shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理服務(wù)。
1、管理體系
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組織架構(gòu)：管理體系的組織架構(gòu)主要是指按照特定方式設(shè)立權(quán)限和職責(zé)，并保證其相互關(guān)系的協(xié)調(diào)性。
實(shí)際上，組織架構(gòu)為實(shí)驗(yàn)室提供了比較良好的分工協(xié)作職能，其主要目的在于實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢測，并實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)和方針。也就是說，組織架構(gòu)是構(gòu)建管理體系的前提，是實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理的基礎(chǔ)。
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管理程序：程序是為了開展特定活動所制定的主要過程，為了進(jìn)一步保證質(zhì)量管理的規(guī)范化，應(yīng)對每種可能對實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量造成影響的不良因素進(jìn)行全面考量，并在此基礎(chǔ)上對其進(jìn)行調(diào)整。
程序通常包括兩種，一是管理性程序，二是技術(shù)性程序。其中，管理性程序主要是指各種制度、規(guī)范及崗位權(quán)限等，技術(shù)性程序則主要包括相關(guān)作業(yè)的操作規(guī)范或指導(dǎo)書，同時(shí)包括相應(yīng)記錄表等。
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過程：“過程”，就是指充分利用現(xiàn)有資源，并將其逐漸轉(zhuǎn)化為輸出，質(zhì)量管理即是通過管理“過程”來實(shí)現(xiàn)的。在進(jìn)行某項(xiàng)過程時(shí)，通常要將整個過程分解為多個子過程。例如，實(shí)驗(yàn)室在對樣品進(jìn)行檢測時(shí)，輸出代表檢測結(jié)果，可將整個過程分為檢測前準(zhǔn)備工作、檢測過程操作、檢測后數(shù)據(jù)處理等3個子過程。因此，每份檢測/檢驗(yàn)報(bào)告形成時(shí)，其中任意一個環(huán)節(jié)均會對檢測結(jié)果產(chǎn)生不同程度的影響。
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資源：資源主要包括人員、設(shè)施、環(huán)境、檢測方法、設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)等，衡量實(shí)驗(yàn)室管理體系的好壞，上述這些因素是必要條件。同時(shí)，保證資源的有效性和高效性，能夠不斷提高檢測/檢驗(yàn)報(bào)告的準(zhǔn)確性和客觀性。在整個管理體系中，要對資源進(jìn)行科學(xué)配置，并根據(jù)所掌握的資源，建立完善的管理體系。
2、實(shí)驗(yàn)室管理體系的建立
為了保證檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性，需要對檢測過程中可能出現(xiàn)的影響因素進(jìn)行有效監(jiān)控，使不良因素均處在可控狀態(tài)中。為此，要建立實(shí)驗(yàn)室管理體系，并嚴(yán)格按照體系中相關(guān)規(guī)范運(yùn)行。建立管理體系需要經(jīng)過以下幾個過程。
1、準(zhǔn)備階段
準(zhǔn)備階段需要做好兩方面工作：
其一，作為實(shí)驗(yàn)室的主要管理人員，要明確實(shí)驗(yàn)室管理體系構(gòu)建的必要性，并在此基礎(chǔ)上向其他人員進(jìn)行有效傳達(dá)，以提高工作質(zhì)量和效率作為工作重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的有機(jī)統(tǒng)一。
其二，決策后，要征求實(shí)驗(yàn)室全體工作人員的支持和響應(yīng)，并在系統(tǒng)構(gòu)建之前對全部人員進(jìn)行集體培訓(xùn)，使成員能夠認(rèn)識到體系構(gòu)建的必要性。
2、設(shè)計(jì)階段
在進(jìn)行管理體系設(shè)計(jì)時(shí)，要明確總體設(shè)計(jì)目標(biāo)，嚴(yán)格按照《評審準(zhǔn)則》中相關(guān)內(nèi)容，充分結(jié)合實(shí)驗(yàn)室具體情況，對組織架構(gòu)、管理體系所包含要素、體系權(quán)限、文件層次進(jìn)行明確。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際需求，對資源、人員進(jìn)行合理分配。
由主要負(fù)責(zé)人組織全體人員，確定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，也就是所謂的管理體系決策環(huán)節(jié)。制定良好的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，可進(jìn)一步明確質(zhì)量檢測方向，并對檢測人員的責(zé)任心起到強(qiáng)化和激烈作用。實(shí)際上，質(zhì)量目標(biāo)通常是質(zhì)量方針的具體外在表現(xiàn)，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)將質(zhì)量管理關(guān)鍵因素匯總成文件，以供參考。
結(jié)合實(shí)驗(yàn)室特點(diǎn)，對質(zhì)量管理現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析和比對，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范中要求確定管理體系的關(guān)鍵要素，同時(shí)在這個過程中努力找出導(dǎo)致差異出現(xiàn)的主要原因，進(jìn)而客觀的分析調(diào)查結(jié)論。只有這樣，才能在管理體系構(gòu)建過程中找出比較有利的部分，并根據(jù)實(shí)際條件提出整改措施。
3、實(shí)施階段
質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)確定后，要明確每個崗位的職能，為此應(yīng)立足于實(shí)驗(yàn)室實(shí)際工作情況，制定良好的行為準(zhǔn)則。同時(shí)，成立質(zhì)量管理小組，嚴(yán)格按照總體設(shè)計(jì)目標(biāo)及規(guī)劃，制定具有針對性的實(shí)施方案。確定詳細(xì)的目標(biāo)后，實(shí)驗(yàn)室要對管理體系進(jìn)行不斷完善，并利用現(xiàn)有實(shí)驗(yàn)室資源開展質(zhì)量管理。
明確實(shí)施方案后，要對質(zhì)量管理要素的總體情況進(jìn)行了解，并提出總體實(shí)施計(jì)劃，為負(fù)責(zé)人決策提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，現(xiàn)行文件要符合實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理需求，并根據(jù)實(shí)際情況對工作量進(jìn)行合理整改。新制定的管理體系中要明確文件的工作量，也要突出各類文件清單的實(shí)際情況，對整個體系的層次、數(shù)量做到心中有數(shù)。
4、文件化階段
實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行質(zhì)量管理時(shí)，其管理體系最終要進(jìn)行文件化處理，并以這種方式表現(xiàn)出來，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等。
其中，質(zhì)量手冊屬于實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部主要規(guī)范，是整個體系運(yùn)行的長期保障，也是整個文件化階段的第一層。
程序文件位于整個體系的第二層，通常會對質(zhì)量管理相關(guān)方法、要求進(jìn)行明確規(guī)定，可對質(zhì)量手冊提供一定支持和保障。
作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄屬于整個體系的第三層，主要包括質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范及其詳細(xì)記錄等。
管理體系進(jìn)行到文件化階段后，往往具備了可操控性和協(xié)調(diào)性，并且能夠與實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況相符，保證文件之間的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。編制文件，可使檢驗(yàn)檢測的每個環(huán)節(jié)均有規(guī)章制度可以遵循。在通過批準(zhǔn)后，即可進(jìn)行試運(yùn)行。
3、實(shí)驗(yàn)室管理體系的改進(jìn)
管理體系運(yùn)行后，要對質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行深入貫徹，并保持管理體系處于持續(xù)完善的過程中，利用組織架構(gòu)協(xié)調(diào)及相關(guān)信息反饋實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢測的持續(xù)改進(jìn)。實(shí)驗(yàn)室可充分利用管理體系內(nèi)部審核職能發(fā)現(xiàn)質(zhì)量檢測問題，審核不合格的部門和個人，要及時(shí)發(fā)布通知，保證其能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改并驗(yàn)證。
與此同時(shí)，根據(jù)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)，現(xiàn)行的政策程序，內(nèi)部審核結(jié)果，工作量工作類型的變化，質(zhì)量監(jiān)督等一系列活動開展相應(yīng)的審核活動，通過客觀的評審活動指出管理體系適宜性和有效性。進(jìn)而形成管理體系自我改進(jìn)、自我完善機(jī)制。
質(zhì)量管理是實(shí)驗(yàn)室的重點(diǎn)工作，要將質(zhì)量管理置于實(shí)踐工作中的重要位置。為此，建立以質(zhì)量管理、完善為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理體系，并在此過程中形成新型質(zhì)量管理理念，對檢測全過程進(jìn)行詳細(xì)地質(zhì)量控制。
同時(shí)，要以預(yù)防為主，針對可能對檢測/檢驗(yàn)報(bào)告結(jié)果產(chǎn)生不良影響的因素，要進(jìn)行文件化質(zhì)量監(jiān)控處理，通過內(nèi)部審核、管理評審等活動及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，根據(jù)實(shí)際問題進(jìn)行整改并驗(yàn)證，最終確保管理體系有效運(yùn)行。
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