數(shù)字化轉(zhuǎn)型是推動組織質(zhì)量管理效率提升的重要手段，數(shù)字化技術(shù)能加強(qiáng)質(zhì)量管理體系運行的穩(wěn)定性和靈活性。同時，轉(zhuǎn)型期的組織也面臨著“數(shù)字化技術(shù)與質(zhì)量管理應(yīng)用場景匹配難”“組織文化適應(yīng)難”“持續(xù)改進(jìn)變更難”等問題。組織管理轉(zhuǎn)型主要體現(xiàn)在信息管理系統(tǒng)中，本文淺析數(shù)字化轉(zhuǎn)型期組織質(zhì)量管理體系運行要點，為組織實現(xiàn)數(shù)字化質(zhì)量管理的持續(xù)改進(jìn)提供參考。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項系統(tǒng)性的工程，處于轉(zhuǎn)型期的組織或準(zhǔn)備轉(zhuǎn)型的組織應(yīng)認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)具有較高的成本，以及面對轉(zhuǎn)型帶來的風(fēng)險，將質(zhì)量管理體系的思想性與數(shù)字化轉(zhuǎn)型知識相結(jié)合，用質(zhì)量管理體系的全局性視角看待數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)與質(zhì)量目標(biāo)融合，建立業(yè)務(wù)部門與信息化部門間的良好溝通模式，落實PDCA閉環(huán)以適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的變革特性，向成功的數(shù)字化質(zhì)量管理體系邁進(jìn)。
一、數(shù)字化質(zhì)量管理體系的策劃
在數(shù)字化質(zhì)量管理體系中，策劃的充分與否決定著數(shù)字化技術(shù)與質(zhì)量管理應(yīng)用場景的匹配度。策劃不充分的情況通常會發(fā)生在數(shù)字化技術(shù)能力薄弱的中小型組織中，通常是由于數(shù)字化轉(zhuǎn)型認(rèn)識不到位、數(shù)字化技術(shù)知識欠缺導(dǎo)致管理要求與數(shù)字化技術(shù)(尤其是信息管理系統(tǒng))關(guān)聯(lián)程度較低、轉(zhuǎn)型組織架構(gòu)不完整、PDCA未形成閉環(huán)等問題。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型認(rèn)識不到位將導(dǎo)致數(shù)字化工具所服務(wù)的質(zhì)量目標(biāo)不明確，組織需充分考慮質(zhì)量管理體系的相關(guān)方及其要求，建立一套較為完整的數(shù)字化工具評價制度，對數(shù)字化工具搭建過程進(jìn)行控制。
組織欠缺質(zhì)量管理知識將導(dǎo)致數(shù)字化質(zhì)量管理體系的策劃缺乏全局性。組織可將數(shù)字化轉(zhuǎn)型成效納入質(zhì)量管理體系整體進(jìn)行分析，將財務(wù)核算與生產(chǎn)運營過程緊密聯(lián)系，從財務(wù)數(shù)據(jù)反映質(zhì)量目標(biāo)的達(dá)成情況。例如：由生產(chǎn)部門和財務(wù)部門明確生產(chǎn)各工序的工時測算方法，配合信息化系統(tǒng)的報單功能，明確成本中心的指向，促進(jìn)降本增效，支撐采購、生產(chǎn)周期的優(yōu)化。信息管理系統(tǒng)內(nèi)的關(guān)鍵控制點設(shè)置要盡可能充分，對常見的質(zhì)量管理中的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)警。組織可引導(dǎo)多部門間進(jìn)行充分溝通，使數(shù)字化部門具有質(zhì)量管理思想，使質(zhì)量管理人員了解相關(guān)數(shù)字化應(yīng)用，以全面、充分地對數(shù)字化體系進(jìn)行策劃。
數(shù)字化技術(shù)知識欠缺體現(xiàn)在引入數(shù)字化技術(shù)時容易被供應(yīng)商“牽著鼻子走”，沒有將應(yīng)用部門的意見體現(xiàn)在數(shù)字化管理體系中，后續(xù)使用時發(fā)現(xiàn)無法滿足工作，卻又難以變更或要付出高昂的變更成本。怎樣減少引進(jìn)數(shù)字化工具時不必要的浪費，是數(shù)字化技術(shù)人員和采購部門共同關(guān)注的焦點，可以運用ISO 9001中“供方控制”的思想實現(xiàn)，如信息管理系統(tǒng)應(yīng)隨著組織的業(yè)務(wù)流程變更不斷迭代。降低其難度的前提是在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建時，即將屬性構(gòu)建得盡可能全面，以減少屬性字段的變更，而屬性字段的設(shè)計源于信息系統(tǒng)使用部門自身對業(yè)務(wù)場景的理解，所以信息化部門應(yīng)與使用部門對屬性字段、流程邏輯等要素進(jìn)行聯(lián)合策劃和評審，使后期數(shù)據(jù)遷移、流程邏輯變更時，壓力更小、成本更低。數(shù)字化部門應(yīng)具備類似的基礎(chǔ)技術(shù)知識，并了解技術(shù)發(fā)展，以避免落入數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成本陷阱。
二、???????數(shù)字化質(zhì)量管理體系的運行
組織文化是指企業(yè)在日常運行中所表現(xiàn)出的各方面的文化。組織成員需了解組織數(shù)字化工具是如何賦能質(zhì)量管理的，需具有數(shù)字化與質(zhì)量管理融合持續(xù)改進(jìn)的意識和對數(shù)字化工具進(jìn)行意見反饋的途徑。組織內(nèi)部可推選數(shù)字化代表參與數(shù)字化小組，負(fù)責(zé)本部門技術(shù)變更需求的提出、管理及跟進(jìn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型所帶來的管理變革主要體現(xiàn)在信息管理系統(tǒng)中，組織可利用系統(tǒng)加強(qiáng)知識管理，對過程數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)地收集，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)建模，通過數(shù)據(jù)分析，支撐持續(xù)改進(jìn)。另外，對于人員流動頻繁的組織，健全數(shù)字化工具使用培訓(xùn)制度是必要的，同時也可以在供應(yīng)商控制中加入持續(xù)培訓(xùn)的要求。
各系統(tǒng)模塊間的數(shù)據(jù)是否能保持一致性，對組織的決策準(zhǔn)確性和工作效率尤為重要。信息管理系統(tǒng)間不互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移靠人工錄入，系統(tǒng)間模型、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，將帶來冗余的工作量、錯誤的分析結(jié)果。信息管理系統(tǒng)可加強(qiáng)各部門間的信息溝通，減少溝通成本。此外，為使系統(tǒng)模塊間邏輯銜接順利，可在集成系統(tǒng)的搭建與前期規(guī)劃、使用過程中考慮溝通對象、溝通時機(jī)、溝通頻率、溝通方式與溝通內(nèi)容，并采用過程方法分析“輸入”與“輸出”。
三、???????數(shù)字化質(zhì)量管理體系的檢查與改進(jìn)
數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一種變革，組織應(yīng)將數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入到質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)之中，形成閉環(huán)。組織也可在內(nèi)部審核時，評審信息化系統(tǒng)是否體現(xiàn)了改進(jìn)的過程，是否實現(xiàn)了系統(tǒng)化的閉環(huán)管理;利用數(shù)字化工具是否提升了內(nèi)部審核、管理評審工作效率;利用數(shù)字化工具是否加強(qiáng)了內(nèi)審、管理評審結(jié)果的統(tǒng)計、分析等。
授權(quán)質(zhì)量管理人員應(yīng)對產(chǎn)品(或服務(wù))的全生命周期數(shù)據(jù)進(jìn)行評估和分析，且具有發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在質(zhì)量提升方面的風(fēng)險及機(jī)遇的能力，并協(xié)同質(zhì)量相關(guān)部門促進(jìn)產(chǎn)品(或服務(wù))質(zhì)量管理過程及數(shù)字化管理工具的持續(xù)改進(jìn)，促使組織降低質(zhì)量成本、提升運行效率。
信息管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)應(yīng)可支持體系的檢查與改進(jìn)，財務(wù)指標(biāo)是結(jié)果導(dǎo)向的，“結(jié)果”是由“過程”導(dǎo)致的，不應(yīng)忽略過程數(shù)據(jù)，應(yīng)建立過程指標(biāo)。例如：對顧客反饋分析，不應(yīng)停留在“所造成的財務(wù)損失”層面，還要對“顧客滿意”達(dá)成的過程要素、造成不合格的原因等進(jìn)行統(tǒng)計分析，并進(jìn)行糾正措施的歸納，形成對應(yīng)的預(yù)防措施。另外，可設(shè)置問題標(biāo)簽，通過標(biāo)簽識別自動將問題推送至相關(guān)崗位，從問題發(fā)生源改進(jìn)，避免同類問題的重復(fù)發(fā)生。同時，可在信息管理系統(tǒng)中形成知識庫，指導(dǎo)相關(guān)崗位工作，統(tǒng)一歸口記錄常見的風(fēng)險、失誤、錯誤。
信息管理系統(tǒng)等數(shù)字化工具作為質(zhì)量管理的“資源”，與其持續(xù)改進(jìn)高度相關(guān)，建議組織策劃數(shù)字化工具優(yōu)化計劃，明確何時應(yīng)對數(shù)字化工具進(jìn)行優(yōu)化、變更。此外，建議組織定期對數(shù)據(jù)模型、過程模塊、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行評審，定期收集數(shù)字化工具需求，并根據(jù)策劃對數(shù)字化工具進(jìn)行迭代優(yōu)化、版本升級，并要求軟件商提供易變更的系統(tǒng)，開放變更權(quán)限。
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