某些單位在實施“5S”管理時，總會輕易地認為“5S”僅是打掃衛(wèi)生，保持工作環(huán)境整潔而已，這些活動每天都在做，沒有什么可重視的，久而久之，“5S”管理自然流于一種拖拖地、擦擦桌子的表面行為，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
“5S”看起來容易，做起來難，持之以恒堅持下來就更難。質(zhì)量管理體系就是靠這些扎實的基礎(chǔ)工作建立起來的，實施“5S”管理，必須將其作為一個過程來看，遵循PDCA循環(huán)的原理，即策劃-實施-檢查-改進。
01、策劃階段
首先是編制各個部門的工作流程圖。
第二是在群體之間建立共同愿望。
也就是將“實施5S管理，提高工作效率”這個愿望通過開會、討論、墻報等形式在每個成員之間進行交流，使大家統(tǒng)一認識，統(tǒng)一思想，在群體之間形成新的認識和語言能力，進而誕生新的行為法則，這樣可以幫助培養(yǎng)其中的每個人主動而真誠地奉獻和投入，而非被動地遵從。
第三是整理流程和物品。
根據(jù)流程圖和新的行為法則，將工作場所的所有物品根據(jù)用途進行整理，將不需要的人、事、物加以處理，其要點：首先，對各種物品進行分類，區(qū)分什么是現(xiàn)場需要的，什么是現(xiàn)場不需要的;對于現(xiàn)場不需要的物品，要堅決清理，這是實施“5S”的第一步。
02、實施階段
首先是整頓環(huán)境。
把需要的人、事、物加以定量、定位。通過前一步的整理，對現(xiàn)場需要留下的物品進行科學(xué)合理的布置和擺放，以便用最快的速度取得所需之物，在最有效的規(guī)章、制度和最簡捷的流程下完成作業(yè)。
要點是：物品擺放要有固定的地點和區(qū)域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯。物品擺放地點要科學(xué)合理。
例如，根據(jù)物品使用的頻率，經(jīng)常使用的東西應(yīng)放得近些，不常使用的東西則應(yīng)放得遠些。物品擺放目視化，使定量裝載的物品做到過日知數(shù)，擺放不同物品的區(qū)域采用不同的色彩和標記加以區(qū)別。
第二是清掃環(huán)境。
把工作場所打掃干凈,通過清掃活動來創(chuàng)建一個明快、舒暢的工作環(huán)境。清掃活動的要點是：
自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人，不增加專門的清掃工。
對設(shè)備的清掃，著眼于對設(shè)備的維護保養(yǎng)。清掃設(shè)備要同設(shè)備的點檢結(jié)合起來，清掃即點檢;清掃設(shè)備要同時做設(shè)備的潤滑工作，清掃也是保養(yǎng)。
清掃也是為了改善。當(dāng)清掃地面發(fā)現(xiàn)有缺陷時，要查明原因，并采取措施加以改進。
03、檢查階段
整理、整頓、清掃之后要認真維護，使現(xiàn)場保持完美和最佳狀態(tài)，這就是清潔。它是對前三項活動的堅持與深入，從而消除發(fā)生事故的根源。創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使職工能愉快地工作。清潔活動的要點是：
環(huán)境不僅要整齊，而且要做到清潔;
不僅物品要清潔，而且人員本身也要做到清潔，如制服要清潔，儀表要整潔;
人員不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，待人要講禮貌、要尊重別人;
要使環(huán)境不受污染，進一步消除混濁的空氣、粉塵、噪音和污染源，消滅職業(yè)病。
要制定各種制度鞏固和維護這個良好的工作環(huán)境。
04、改進階段
培養(yǎng)和提高素養(yǎng)。努力提高人員的素養(yǎng)，養(yǎng)成嚴格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，這是“5S”活動的核心。沒有人員素質(zhì)的提高，各項活動就不能順利開展，開展了也堅持不了。
所以，抓“5S”活動，要始終著眼于提高人的素質(zhì)。
通過前一階段的策劃、實施和檢查工作，大家在共同的愿望和新的行為法則作用下，實施和落實“5S”管理，進而改善了原有的心智模式，實現(xiàn)了自我超越，在環(huán)境-心情-工作-效率這些因素之間，學(xué)習(xí)用系統(tǒng)思考的方法來探求它們內(nèi)在的關(guān)系。
改進“5S”及其他管理體系。在改善心智模式和學(xué)會系統(tǒng)思考之后，我們會對原已建立的管理模式做重新審視。從而進入下一個PDCA循環(huán)，對自身提出更高的要求。
因此將“5S”作為一個過程來管理，堅持PDCA循環(huán)，不斷提高現(xiàn)場的“5S”水平，即要通過檢查，不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷解決問題。
因此，在檢查考核后，還必須針對問題，提出改進的措施和計劃，使“5S”活動堅持不斷地開展下去。
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