很多企業(yè)都很害怕“客戶審核”，殊不知，客戶審核就是“二方審核”，有的時(shí)候，明明我們做得很好，為什么在面對(duì)客戶審核時(shí)，卻總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，讓客戶對(duì)我們不滿意，影響公司的訂單。本文將介紹一些審核的應(yīng)對(duì)方法，幫助大家積極應(yīng)對(duì)客戶審核。
Number 01 . 什么是一方、二方、三方審核
一方審核(企業(yè)的內(nèi)部審核)，由企業(yè)內(nèi)部自行組織的審核，可以是由質(zhì)量部牽頭，喊上各個(gè)部門的頭頭腦腦一起，開個(gè)首次會(huì)議，說明下本次內(nèi)審的目的、范圍、使用的檢查表、審核安排，然后開審，自己找自己企業(yè)的問題，然后對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改，作為管理評(píng)審輸入。
三方審核(認(rèn)證審核)，除了3C等國家強(qiáng)制性的認(rèn)證，大部分的認(rèn)證審核是企業(yè)自愿的。認(rèn)證審核的時(shí)候，是第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)來企業(yè)找問題，對(duì)接人一般也是質(zhì)量部，然后喊上各個(gè)部門的頭頭腦腦一起，開個(gè)首次會(huì)議，Balabala……
二方審核(客戶審核、客戶驗(yàn)廠)，是由顧客(產(chǎn)品接受方)對(duì)供方(生產(chǎn)公司)進(jìn)行的審核。根據(jù)雙方是否簽訂過合同，分為兩類：①在合同簽訂前，顧客到供方進(jìn)行審核(新客戶);②雙方在合作過程中，顧客定期到供方進(jìn)行審核(老客戶)。
二方審核目的是顧客通過到供方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審核，來驗(yàn)證供方是否能夠合法合規(guī)的生產(chǎn)。
Number 02 . 客戶審核時(shí)機(jī)與特點(diǎn)
1、新供應(yīng)商的準(zhǔn)入
二方審核通常采用量化的評(píng)價(jià)表，甲方可以自行設(shè)定供應(yīng)商評(píng)價(jià)表的準(zhǔn)入分?jǐn)?shù)，低于這個(gè)分?jǐn)?shù)的新供應(yīng)商將不具備供貨資格，這個(gè)準(zhǔn)入的規(guī)則相當(dāng)于一個(gè)門檻，只有達(dá)到這個(gè)門檻的供應(yīng)商方可進(jìn)入。
2、供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
除了新供應(yīng)商的準(zhǔn)入，二方審核可以識(shí)別供應(yīng)商在審核過程中出現(xiàn)食品安全風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，從而確定供應(yīng)商下一步監(jiān)控的手段。風(fēng)險(xiǎn)高的企業(yè)將會(huì)被重點(diǎn)關(guān)注，如加強(qiáng)檢驗(yàn)和后期二方審核的頻率。
3、供應(yīng)商的水平分級(jí)
通過對(duì)供應(yīng)商的量化評(píng)價(jià)，甲方可以知道供應(yīng)商的水平狀況，供應(yīng)商水平高低將會(huì)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)決策產(chǎn)生影響，通常供應(yīng)商水平越高將會(huì)增加業(yè)務(wù)合作的機(jī)會(huì)。
4、供應(yīng)商的持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)
二方審核同三方審核有明顯的不同，三方審核一般采取的是不符合項(xiàng)慎開原則，而二方審核通常由了解本行業(yè)的專家來進(jìn)行，更能切中要害，發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)也比較多。這些不符合項(xiàng)的整改跟進(jìn)將會(huì)幫助供應(yīng)商的持續(xù)改進(jìn)。
二方審核的流程基本和三方審核類似，即開：
首次會(huì)議→現(xiàn)場(chǎng)審核→文件審核→末次會(huì)議→給審核報(bào)告→企業(yè)提交整改報(bào)告。
Number 03 . 客戶審核前注意事項(xiàng)
1、客戶是新客戶還是老客戶？
新客戶，迎檢的不確定性較大。因?yàn)?，先前沒有迎審過，不了解客戶驗(yàn)廠的重點(diǎn)及水平怎樣?因此，負(fù)責(zé)迎審人員必須把最好的迎檢水平展示出來，無論從現(xiàn)場(chǎng)的準(zhǔn)備還是迎審文件的準(zhǔn)備都要做好。否則，將影響簽訂合同。
老客戶，按照其審核的要求去做即可。因?yàn)橐呀?jīng)經(jīng)歷過此客戶的審核，對(duì)相關(guān)的審核重點(diǎn)及水平是有所了解的。
2、客戶來現(xiàn)場(chǎng)審核的加工產(chǎn)品是什么？
二方客戶驗(yàn)廠基本上注重過程控制，一定要把相關(guān)加工產(chǎn)品的工藝、生產(chǎn)計(jì)劃、過程記錄以及相關(guān)的追溯材料準(zhǔn)備完整，這是審核的核心所在?，F(xiàn)場(chǎng)的加工流程必須要和生產(chǎn)計(jì)劃工藝流程圖完全一致。
3、客戶是否提供了相關(guān)審核的清單？
很多客戶在驗(yàn)廠前，會(huì)給企業(yè)提供一份審核清單，讓企業(yè)在審核前一周提供相關(guān)的電子版資料(日本客戶這樣做的多)。這些資料提供一定要真實(shí)，確保與實(shí)際驗(yàn)廠資料相一致。
Number 04 . 客戶現(xiàn)場(chǎng)審核12個(gè)要點(diǎn)
1、負(fù)責(zé)迎檢人員對(duì)公司的基本情況一定要“了如指掌”，基本情況大體包括：公司的成立日期、占地面積、建筑面積、人員數(shù)量、產(chǎn)能及銷售額、公司獲得的相關(guān)資質(zhì)等;
2、把公司的相關(guān)資質(zhì)證書原件、相關(guān)的廠區(qū)平面圖、車間布局圖、工廠布局圖、工藝流程圖等要放置在現(xiàn)場(chǎng)，可以第一時(shí)間提供給客戶;
3、廠區(qū)的衛(wèi)生一定要做好，地面不要有垃圾(例如：煙頭)，廠區(qū)不要有動(dòng)物(例如：狗)亂竄，雜草要修整，垃圾要及時(shí)清理等;
4、一個(gè)好的更衣室，會(huì)給審核人員留下一個(gè)非常好的印象，這一點(diǎn)一定要做好。更衣室與外界相連的門一定要密封嚴(yán)密，地面要干凈，工作服與外用衣間要分隔存放，垃圾桶要干凈，相關(guān)的更衣標(biāo)識(shí)進(jìn)行張貼等;
5、車間入口是審核人員常關(guān)注的一個(gè)重點(diǎn)，這里涉及人員進(jìn)車間、洗手消毒、化學(xué)藥品、的管理等。入口負(fù)責(zé)人員一定要熟練掌握入車間檢查的相關(guān)工作，例如：如何進(jìn)行滾頭發(fā)、配制消毒液、化學(xué)藥品使用登記等;
6、進(jìn)入生產(chǎn)車間，審核人員會(huì)根據(jù)提供工藝流程圖一一進(jìn)行核對(duì)，這就要求車間現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)流程必須與工藝完全相符合。否則，審核人員會(huì)提出很多問題，這就會(huì)給審核不通過埋下根源。因?yàn)?，一個(gè)管理好的企業(yè)，工藝流程與實(shí)際生產(chǎn)是一致的;
7、關(guān)鍵工序的操作一定要符合要求，記錄要與規(guī)定的相一致。尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)的工序。例如：金屬探測(cè)儀操作人員一定要熟練的掌握相關(guān)的操作規(guī)程，否則會(huì)給開具較為嚴(yán)重的不符合項(xiàng);
8、車間工作人員的穿衣戴帽一定要規(guī)范，尤其是頭發(fā)外漏、口罩佩戴不規(guī)范等情況;
9、異物的控制，是一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)審核員提到最多問題的方面。這就要求對(duì)所有設(shè)備、設(shè)施及工器具進(jìn)行嚴(yán)格仔細(xì)的查看，避免設(shè)備螺絲的掉落、設(shè)施及工器具的破損(例如：碎的塑料筐、破損的刀具等);
10、追溯的管理，這里包括產(chǎn)品批次的管理、刀具編號(hào)的追溯、電子秤校準(zhǔn)的追溯等;
11、過程的相關(guān)記錄一定要有，例如：半成品檢驗(yàn)記錄、關(guān)鍵控制點(diǎn)記錄、溫度控制記錄等;
12、外圍的檢查，包括原輔料、包材、半成品及成品庫，這些地方一定要注意標(biāo)識(shí)、不合格品、先進(jìn)先出的管理原則等。
Number 05 . 客戶現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)應(yīng)注意的10個(gè)事項(xiàng)
1、不要在非漢語語系的客戶面前使用太多的肢體語言，特別搖頭等動(dòng)作。國外客戶雖然聽不懂我們?cè)谡f什么但他們看得懂我們?cè)谧鍪裁础．?dāng)我們出現(xiàn)搖頭擺手等動(dòng)作時(shí)客戶通常會(huì)認(rèn)為我們?cè)擁?xiàng)目是不合格的，即使我們找出了正確的數(shù)據(jù)他們也不會(huì)相信。
2、客戶審核時(shí)，不要堅(jiān)持己見，在現(xiàn)場(chǎng)與客戶激烈的爭(zhēng)辯，千萬不要與客戶激烈爭(zhēng)論。即使我們認(rèn)為客戶的問題很白癡。你要知道客戶永遠(yuǎn)是對(duì)的，即使當(dāng)時(shí)他沒有爭(zhēng)辯過你，那么后面他一定要找出你一百個(gè)問題來證明他的權(quán)威性，受損的始終是我們。
3、客戶審核到自己的問題時(shí)，不要轉(zhuǎn)移目標(biāo)，將責(zé)任推向其它單位。這一點(diǎn)尤其重要，當(dāng)你被客戶審核到的問題是其它單位造成時(shí),你首先要檢討的是自己為何沒有及時(shí)上報(bào)，不要在最危險(xiǎn)的時(shí)刻將兄弟單位推向火坑。你要站在公司的角度去考慮,如果你堅(jiān)持那么后果就是贏了你一人輸了全公司。有問題要在事后檢討與澄清，讓客戶的問題到你為止!
4、現(xiàn)場(chǎng)審核要能快速準(zhǔn)確地拿出客戶需要的數(shù)據(jù)。相關(guān)準(zhǔn)備的資料要放在顯眼的地方，要事先演練，最遲要在客戶提出需求的3分鐘內(nèi)拿出正確的數(shù)據(jù)。不要讓客戶在那里苦苦等待，客戶是沒有耐性的。在你讓他等待的時(shí)間里他可能會(huì)找出更多的問題。即使你拿到了正確的數(shù)據(jù)如果讓客戶等待太久會(huì)嚴(yán)重影響客戶的情緒，并且他會(huì)認(rèn)為你在現(xiàn)場(chǎng)造假!
5、要充分了解客戶的語言，一定要了解客戶的準(zhǔn)確意思再作出相應(yīng)的回答。在沒有了解客戶準(zhǔn)確的意思前不要盲目回答,可以婉轉(zhuǎn)地請(qǐng)求客戶再詳細(xì)說明，否則你只有不停地被客戶退件，最后將你的資料扔掉。
6、客戶提問時(shí)一定要由一位專門的人員來回答，不要所有人搶著回答問題.客戶在提問時(shí)千萬不要爭(zhēng)著搶答，這不是智力競(jìng)賽。我們往往是幾個(gè)人回答就有幾個(gè)不同的答案.這幾種答案又和現(xiàn)場(chǎng)做法或文件規(guī)定不一致,在客戶面前鬧天大的笑話。
7、客戶在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí),如果在非常時(shí)期需要采取非常措施，不要讓不相關(guān)，技巧不熟練，培訓(xùn)資料不齊全人員在客戶面前晃來晃去,容易被客戶抓到問題。
8、陪審人員帶領(lǐng)客戶在公司行走時(shí)，要預(yù)先確定好路線不要讓客戶看到部分差亂的現(xiàn)象。
9、在沒有事先演練前不要盲目回答客戶問題，因?yàn)闋顩r每秒鐘都在變化。
10、盡量不要讓現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員或檢驗(yàn)操作人員直接回答客戶或翻譯的問題,其后果是答非所問。
Number 06 . 客戶現(xiàn)場(chǎng)審核后應(yīng)注意的事項(xiàng)
通?？蛻舳紩?huì)把驗(yàn)廠所發(fā)現(xiàn)的問題以報(bào)告的形式發(fā)給公司，要求在規(guī)定的日期內(nèi)進(jìn)行整改，即通常所講的整改報(bào)告。整改報(bào)告一定要認(rèn)真對(duì)待，且不可有“應(yīng)付客戶”的思想，一定要把客戶所提出的所有問題進(jìn)行原因分析，采取糾正措施，及時(shí)整改，并如實(shí)的把整改情況反饋給客戶。
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