已刊2023年8月15日《企業(yè)家日?qǐng)?bào)》第3版

原標(biāo)題“ISO41001設(shè)施管理體系的應(yīng)用淺析”

作者： 蔣壇軍

2017～2018年，ISO(國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織)頒布了ISO41001《設(shè)施管理—管理體系—要求及使用指南》系列標(biāo)準(zhǔn)。

注：已頒布的設(shè)施管理體系標(biāo)準(zhǔn) 英文版

(正被逐步轉(zhuǎn)化為我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中文版)：

—ISO41001 設(shè)施管理—管理體系—要求及使用指南

—Facility Management System-Requirements with guidance for use

—ISO41011 設(shè)施管理—術(shù)語(yǔ)

—Facility Management-Vocabulary

—ISO41012 設(shè)施管理—戰(zhàn)略尋購(gòu)與協(xié)議擬定指南

—Facility management — Guidance on strategic sourcing and the development of agreements

—ISO/TR41013 設(shè)施管理—范圍、關(guān)鍵概念、收益

—Facility management — Scope, key concepts and benefits

另有兩份正在研制之中：

—ISO41014 設(shè)施管理—設(shè)施管理戰(zhàn)略的設(shè)計(jì)

—Facility management — Development of facility management strategy

—ISO41015 設(shè)施管理—改善設(shè)施成果與用戶(hù)體驗(yàn)的影響因素

—Facility management — Influencing behaviors for improved facility outcomes and user experience

截屏來(lái)自ISO(國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織)官網(wǎng)

核心理念

ISO41001將設(shè)施管理管定義為：“在建筑環(huán)境內(nèi)整合人員、場(chǎng)所、過(guò)程，并以改善人們生活質(zhì)量、提高核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力為目的的組織職能”。

換言之，ISO41001的核心管理理念是：助力人們過(guò)上更美好的生活、助力組織獲取更高的核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力。

設(shè)施的定義

不可認(rèn)為此標(biāo)準(zhǔn)中的“設(shè)施 = 設(shè)備”。

ISO41001對(duì)設(shè)施的定義：“通過(guò)建造、安裝或構(gòu)建來(lái)服務(wù)實(shí)體需要的資產(chǎn)集合”，可看出設(shè)施包括但不限于設(shè)備(生產(chǎn)設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備、行政設(shè)備、公共設(shè)備等)，還可包括建筑、道路、停車(chē)場(chǎng)、景觀物等。

適用對(duì)象

ISO41001適用于任何類(lèi)型、公私、規(guī)模、位置的組織的設(shè)施管理。例如：工廠、礦企、寫(xiě)字樓、綜合設(shè)施服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)公司、設(shè)備運(yùn)維服務(wù)公司、工業(yè)園、住宅區(qū)、游樂(lè)園、醫(yī)院、酒店、機(jī)場(chǎng)、港口等。清華大學(xué)已成功將其用于校園設(shè)施管理，且發(fā)表了案例論文。

界定范圍

應(yīng)清晰地界定設(shè)施管理體系覆蓋的設(shè)施種類(lèi)與數(shù)目，并對(duì)設(shè)施分類(lèi)、命名、編號(hào)、登記、建檔(技術(shù)圖文)。

必要時(shí)可考慮建立紙質(zhì)或電子化的“設(shè)施地圖”。

相關(guān)方要求與期望

應(yīng)全面識(shí)別設(shè)施管理的相關(guān)方，例如：客戶(hù)/用戶(hù)/業(yè)主、股東、組織內(nèi)各部門(mén)、服務(wù)商、法定機(jī)構(gòu)(消防、環(huán)保等)、鄰近社區(qū)等。

繼而全面識(shí)別相關(guān)方的要求與期望，并重點(diǎn)識(shí)別關(guān)于改善人們生活品質(zhì)、提高核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力的要求與期望。

例如寫(xiě)字樓租戶(hù)的要求與期望常有：與其公司形象相匹配、安全、辦公效率、價(jià)格優(yōu)惠、交通便利、服務(wù)周到等。

設(shè)施管理戰(zhàn)略

宜以書(shū)面形成設(shè)施管理戰(zhàn)略計(jì)劃，可包括但不限于：

—— 組織的宗旨

—— 經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)

—— 相關(guān)方要求與期望

—— 設(shè)施管理戰(zhàn)略/方針/目標(biāo)

—— 風(fēng)險(xiǎn)與防范措施

—— 實(shí)現(xiàn)設(shè)施管理戰(zhàn)略/方針/目標(biāo)所需的設(shè)施管理體系;等。

設(shè)施管理體系框架，摘自ISO41001

價(jià)值流

應(yīng)基于相關(guān)方要求與期望、設(shè)施管理戰(zhàn)略/方針/目標(biāo)等，設(shè)計(jì)設(shè)施管理體系的價(jià)值流，并建立程序文件予以實(shí)施和改進(jìn)。

例如，物業(yè)服務(wù)公司的價(jià)值流可包括但不限于：

—— 客戶(hù)(業(yè)主)開(kāi)發(fā)

—— 客戶(hù)設(shè)施范圍與管理要求確定

—— 可行性分析

—— 客戶(hù)設(shè)施服務(wù)總方案

—— 合同評(píng)審與簽署

—— 進(jìn)駐客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)

—— 資產(chǎn)管理方案的實(shí)施與監(jiān)測(cè)

—— 分包管理

—— 與客戶(hù)/其他相關(guān)方的溝通與協(xié)調(diào)

—— 投訴與不合格處理

—— 退場(chǎng)或續(xù)約

—— 服務(wù)項(xiàng)目完工總結(jié)報(bào)告

—— 數(shù)據(jù)管理

—— 經(jīng)營(yíng)績(jī)效的測(cè)量與改進(jìn);等。

資產(chǎn)管理方案

應(yīng)基于設(shè)施管理戰(zhàn)略/方針/目標(biāo)、合同要求、資產(chǎn)全壽命周期角度等，策劃各類(lèi)資產(chǎn)的管理方案。

以企業(yè)總部大樓的辦公區(qū)域?yàn)槔?，其管理方案可能需要包括但不限于：目?biāo)(電路火災(zāi)為零、樓面使用率、使用者滿(mǎn)意度等)、空間/部門(mén)/工位規(guī)劃、配置(電腦、桌椅、網(wǎng)絡(luò)等)、保潔和維護(hù)要求;等。

再例如設(shè)備的管理方案，可包括但不限于：目標(biāo)、設(shè)備標(biāo)識(shí)、操作或使用、潛在失效模式與后果分析(FMEA)、設(shè)備缺陷管理、點(diǎn)巡檢、日常維護(hù)、潤(rùn)滑、計(jì)劃維修、狀態(tài)監(jiān)測(cè)、故障與事故管理、設(shè)備事故應(yīng)急預(yù)案、能耗管理等。

應(yīng)基于資產(chǎn)管理方案，建立和實(shí)施必要的指導(dǎo)書(shū)，例如設(shè)備的潤(rùn)滑、點(diǎn)巡檢指導(dǎo)書(shū)等。

溝通與協(xié)調(diào)

用戶(hù)和其他相關(guān)方一旦感到合同要求未被滿(mǎn)足時(shí)，可能會(huì)采取投訴或其它對(duì)組織產(chǎn)生負(fù)面影響的言行，所以應(yīng)基于預(yù)防思想建立和實(shí)施溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制。

當(dāng)然，溝通與協(xié)調(diào)也需用于組織內(nèi)部，以打破部門(mén)墻協(xié)同作戰(zhàn)而取得1+1>2之效。

信息和數(shù)據(jù)管理

應(yīng)確定信息和數(shù)據(jù)的來(lái)源、收集者、收集時(shí)機(jī)、載體(紙張、APP、軟件系統(tǒng)等)、儲(chǔ)存、傳遞/分享、分析、使用等，以便為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理目標(biāo)、滿(mǎn)足相關(guān)方要求與期望作出科學(xué)決策，也為實(shí)現(xiàn)智能化設(shè)施管理打下基礎(chǔ)。

人才育成

我國(guó)設(shè)施管理雖有較大進(jìn)步，但整體水平仍然不高。這與從業(yè)人員的意識(shí)/技能有直接關(guān)系。應(yīng)基于達(dá)成設(shè)施管理戰(zhàn)略與目標(biāo)所存在的意識(shí)/技能差距，策劃和實(shí)施所需的培訓(xùn)，并驗(yàn)證培訓(xùn)效果。

如果有法定要求(例如電工證)，則必須滿(mǎn)足法定要求。

結(jié) 語(yǔ)

本文對(duì)實(shí)施ISO41001時(shí)不好拿捏的要素做了簡(jiǎn)要說(shuō)明。

ISO41001的要素還有：理解組織與環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)作用與承諾、組織知識(shí)、內(nèi)審(或管理成熟度評(píng)價(jià))、管理評(píng)審等。但這些要素與ISO9000質(zhì)量等管理體系類(lèi)似，并不難拿捏，所以就沒(méi)有在本文贅述了。

同質(zhì)化競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致價(jià)格一路走低、低價(jià)中標(biāo)而導(dǎo)致合同要求無(wú)法履行到位、事后維修而導(dǎo)致較多突然停水停電、電梯維保失當(dāng)而導(dǎo)致乘客被困、游樂(lè)園時(shí)有過(guò)山車(chē)墜落事故等等，這一切均說(shuō)明我國(guó)設(shè)施管理水平尚有較大改善空間。

因此，各類(lèi)適用的組織若肯花心思將ISO41001設(shè)施管理體系落到實(shí)處，可期改善自身的設(shè)施管理水平，繼而則會(huì)因努力“助力人們過(guò)上更美好的生活、助力組織獲取更高的核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力”，無(wú)疑將獲得相稱(chēng)的價(jià)值回報(bào)。

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