ISO14000環(huán)境管理體系文件控制的重點
組織應(yīng)建立和保持ISO14000文件與資料控制的程序,規(guī)定對ISO14000文件和資料控制的職責(zé)?范圍?內(nèi)容?方法等要求?ISO14000環(huán)境管理體系文件控制的重點內(nèi)容包括:
1?ISO14000文件和資料的作用在于指導(dǎo)?規(guī)范環(huán)境管理活動,因此,與其有關(guān)的文件和資料應(yīng)易于查找,便于使用者的使用,應(yīng)為此提供檢索?查詢文件的途徑和方法,如設(shè)置固定的查閱場所?
2?為確保ISO14000文件和資料的持續(xù)適宜性,應(yīng)定期對其進行評審,規(guī)定評審的周期,可以對有關(guān)ISO14000環(huán)境管理體系文件資料進行專題評審,也可以與其他管理體系活動結(jié)合進行,如與ISO14000管理評審結(jié)合進行,但此時應(yīng)確保文件和資料評審的有效性?經(jīng)評審的文件和資料,如存在不適用的情況,應(yīng)予以修訂,并應(yīng)經(jīng)被授權(quán)人就修訂內(nèi)容的適宜性進行批準(zhǔn),以確認其適宜性?
3?凡事對ISO14000環(huán)境管理體系的有效運行具有重要作用的崗位,都應(yīng)得到相關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本?所謂現(xiàn)行版本是指ISO14000文件和資料應(yīng)為經(jīng)審批?且受控的有效版本,因此對于組織制定的文件和資料,應(yīng)控制其審批和發(fā)放,來于外部的文件和資料,應(yīng)跟蹤?控制其版本的有效性?應(yīng)確保對ISO14000環(huán)境管理體系有效運行起重要作用的場所得到和使用有關(guān)文件的現(xiàn)行有效版本?
4?對于已經(jīng)失效或作廢的文件和資料,應(yīng)及時從所有發(fā)放或使用場所撤回,或采取其他措施防止誤用,如采取加蓋作廢標(biāo)識?單獨存放或經(jīng)授權(quán)予以銷毀等?對由于法律和(或)為保留資料的需要而保存的已失效的文件和資料,則予以適當(dāng)標(biāo)識,并妥善放置,防止誤用?
5?應(yīng)該指出的是:雖然本要素未規(guī)定ISO14000文件和資料的批準(zhǔn)?更改?更新?以及外來文件的控制等要求,但為確保文件和資料的適宜性和有效性,對文件和資料控制的這些環(huán)節(jié)也應(yīng)加以必要的控制?
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