審核員如何把握ISO14001:2004的新要求
ISO14001:2004標(biāo)準(zhǔn)（以下簡稱新版標(biāo)準(zhǔn)）于2004年11月15日發(fā)布后,國際認(rèn)可論壇（IAF）為了適應(yīng)認(rèn)證審核的需要,在與國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）協(xié)商的基礎(chǔ)上,在（IAFGD4:2004IAF:關(guān)于獲得認(rèn)可的認(rèn)證從ISO14001:1996到ISO14001:2004的轉(zhuǎn)換計(jì)劃》中規(guī)定:到2006年5月15日,所有基于ISO14001:1996標(biāo)準(zhǔn)而頒發(fā)的證書將全部失效,新證書將全部基于新版標(biāo)準(zhǔn).IAF還規(guī)定了兩個(gè)階段的轉(zhuǎn)化期:第一階段為準(zhǔn)備期,時(shí)間為新版標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后6個(gè)月,組織可以自己決定采用新版標(biāo)準(zhǔn)或舊版標(biāo)準(zhǔn).準(zhǔn)備期也便于各個(gè)國家的標(biāo)準(zhǔn)組織將這個(gè)國際標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為采用本國語言的國家標(biāo)準(zhǔn).第二階段為轉(zhuǎn)換實(shí)施期,時(shí)間為準(zhǔn)備期后的12個(gè)月,這期間所有的認(rèn)證審核都要采用新版標(biāo)準(zhǔn).對認(rèn)證組織而言,這個(gè)階段主要是通過正常的監(jiān)督審核確定組織對新版標(biāo)準(zhǔn)的符合性.中國認(rèn)證機(jī)構(gòu)國家認(rèn)可委員會（CNAB）也在《CNAB—AG32:2005:認(rèn)證機(jī)構(gòu)實(shí)施依據(jù)新版GB／Y24001國家標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境管理體系認(rèn)證的轉(zhuǎn)換指南》有類似規(guī)定.
2005年5月15日后的審核基于新版標(biāo)準(zhǔn).對于開展認(rèn)證審核的審核員,在新版標(biāo)準(zhǔn)的理解和審核把握上必須適度,否則要么對標(biāo)準(zhǔn)要求沒有充分覆蓋,要么對組織提出超出標(biāo)準(zhǔn)的要求,都不符合審核的原則.本文旨在探討審核員如何把握新版標(biāo)準(zhǔn)有變化的要求,對于標(biāo)準(zhǔn)原有要求不再涉及.
一、文件要求
基于ISO14001:1996的審核有一條不成文的規(guī)定,即凡是標(biāo)準(zhǔn)提出要有程序的地方,如果組織沒有相應(yīng)的程序文件,可以開出不符合.現(xiàn)在,必須糾正這種認(rèn)識了.新版標(biāo)準(zhǔn)及其資料性附錄A.4.4指出,文件不一定以手冊的方式存在.
新版標(biāo)準(zhǔn)對文件的要求可能對于有些審核員來說,覺得非常難以理解,有的認(rèn)為無法審了.這樣的擔(dān)心是多余的.通觀新版標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容,并沒有弱化對文件的要求;新版標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的方面都體現(xiàn)在4.4.4中,為了與ISO9001:2000接軌,雖然新版標(biāo)準(zhǔn)文字量增加了不少,但實(shí)質(zhì)要求增加不多,真正增加的是對體系范圍文件化的要求.
對于審核員來說,不用擔(dān)心審核時(shí)看不到程序文件,因?yàn)樵谛掳鏄?biāo)準(zhǔn)A.4.4中說明了如何考慮是否將程序形成文件,其中列舉了將程序文件化的種種益處.當(dāng)組織沒有任何程序文件時(shí),面對審核將承擔(dān)巨大風(fēng)險(xiǎn).審核員需要更加關(guān)注組織是否將體系范圍文件化,而不能再要求程序必須文件化了.
二、幾點(diǎn)值得注意的變化
1.法律法規(guī)要求:新版標(biāo)準(zhǔn)要求組織必須識別法律法規(guī)如何適用于組織,并增加了專門的條款要求組織識別法律法規(guī)的符合性.顯然,新版標(biāo)準(zhǔn)對法律法規(guī)的符合性更加重視了,審核員應(yīng)高度重視組織對法律法規(guī)符合性承諾的實(shí)踐情況.
2.“環(huán)境績效”的定義從關(guān)注管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注組織對其環(huán)境因素的管理,真正體現(xiàn)了引言中明確的標(biāo)準(zhǔn)的總目的:“支持環(huán)境保護(hù)和污染預(yù)防,協(xié)調(diào)它們與社會和經(jīng)濟(jì)需求的關(guān)系.”審核員在考察環(huán)境績效方面應(yīng)更加關(guān)注組織對環(huán)境因素的實(shí)際控制效果.
3.審核的過程方法:新版標(biāo)準(zhǔn)在引言“圖l——本國際標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境管理體系模式”的注中,特別增加了以下內(nèi)容:“許多組織通過由過程組成的體系以及過程之間的相互作用對運(yùn)行進(jìn)行管理,這種方式稱為‘過程方法’.GB/T19001——2000提倡使用過程方法.由于PDCA可以應(yīng)用于所有的過程,因此這兩種方式可以看作是兼容的.”這就是說,新版標(biāo)準(zhǔn)鼓勵組織采用過程方法建立、實(shí)施和保持環(huán)境管理體系.從過程的定義和環(huán)境因素的定義看,環(huán)境因素本身就是過程,而環(huán)境因素是環(huán)境管理體系的核心,管理體系就是圍繞環(huán)境因素展開的.
標(biāo)準(zhǔn)鼓勵組織采用過程方法建立、實(shí)施和保持環(huán)境管理體系,審核員也應(yīng)該相應(yīng)地采用過程方法審核.筆者呼吁,過程方法應(yīng)該貫穿于整個(gè)審核過程中.現(xiàn)在,認(rèn)證行業(yè)普遍強(qiáng)調(diào)增值審核,按照過程方法進(jìn)行審核是增值審核的必由之徑.
三、標(biāo)準(zhǔn)條款審核的變化
4.1條款.要求組織確定環(huán)境管理體系的范圍并將其文件化,審核員必須查看組織文件化的管理體系范圍,明確哪些活動、服務(wù)和產(chǎn)品包含在范圍內(nèi).一般來說,這種文件化的范圍應(yīng)在組織的環(huán)境管理體系手冊（如果有）中作出規(guī)定.審核員應(yīng)考察組織建立的體系是否包含標(biāo)準(zhǔn)的所有要素并有效運(yùn)行,審核結(jié)論應(yīng)在對整個(gè)體系進(jìn)行全面審核后作出.
4.2條款.方針必須傳達(dá)到所有為組織或代表組織工作的人員.審核員應(yīng)關(guān)注這種傳達(dá)是否充分有效,是否傳達(dá)到了組織員工以外的人員,如承包方、分承包方、臨時(shí)雇員等.同時(shí),亡注意這種傳達(dá)可以只傳達(dá)相關(guān)內(nèi)容,或采用多種形式傳達(dá)而不是方針的文本,審核員不可機(jī)械要求．組織必須傳達(dá)方針文本.
4.3.1條款.審核員要確定組織是否有文件化的環(huán)境因素信息,環(huán)境因素識別程序是否覆蓋已規(guī)劃的或新的開發(fā),新的或修改的活動、產(chǎn)品和服務(wù).本條款的另一個(gè)變化是將識別“可望對其施加影響的環(huán)境因素”改為組織“能夠施加影響的環(huán)境因素”.由于變化太細(xì)微,其真正涵義并不確切,組織也很難區(qū)別.筆者認(rèn)為,審核員只要把握組織是否識別可以施加影響的環(huán)境因素即可.
4.3.2條款.審核員應(yīng)考察組織是否識別了與其環(huán)境因素相關(guān)的所有的法律法規(guī)要求和獲取途徑,而不僅包括直接適用的環(huán)境法律法規(guī),如一些與環(huán)境因素相關(guān)的安全方面的法律法規(guī).組織要確定法律法規(guī)和其他要求如何適用于他們的環(huán)境因素,即確定法律法規(guī)要求和其他要求與環(huán)境因素之間的關(guān)聯(lián)性.如果組織只是獲取了一些法律法規(guī)文本,但未明確文本的哪些內(nèi)容適用于組織的哪些環(huán)境因素,在審核中不能接受.
審核員還要考察組織在建立、實(shí)施和保持環(huán)境管理體系時(shí),以及建立方針、目標(biāo)和指標(biāo)、識別重大環(huán)境因素時(shí),是否考慮法律法規(guī)和其他要求.
4.3.3條款.包含1996版標(biāo)準(zhǔn)4.3.3和4.3.4的要求,要求識別已規(guī)劃的或新的開發(fā),新的或修改的活動、產(chǎn)品和服務(wù)中的環(huán)境因素要求放在4.3.1中.
審核員要考察組織確定的目標(biāo)指標(biāo)在可行時(shí)是否可測量,是否與方針中持續(xù)改進(jìn)的承諾相一致.審核員如果發(fā)現(xiàn)組織的目標(biāo)指標(biāo)長期不變,需考察不變的原因,無正當(dāng)理由應(yīng)認(rèn)為不符合.
4.4.1條款.審核員應(yīng)考察組織提供的資源是否包括基礎(chǔ)設(shè)施,特別是對于那些必須有相應(yīng)的環(huán)境設(shè)施才能實(shí)現(xiàn)對環(huán)境因素進(jìn)行有效控制的場合.
組織要“確保資源的可得性”而不是“提供資源”.這意味著組織需要證明有應(yīng)急計(jì)劃用于保證合格的人員可以滿足體系具體崗位的要求.新版標(biāo)準(zhǔn)將“提供”一詞改為“確保”,這一點(diǎn)對于人員流動性大的組織尤為重要.審核員不僅要考察組織資源的滿足情況,還要關(guān)注組織對潛在資源需求的滿足能力.
審核員應(yīng)考察管理者代表向最高管理者匯報(bào)的內(nèi)容是否包括改進(jìn)的建議.
4.4.2條款.組織不僅要保證內(nèi)部員工的能力,還要保證為其或代表其工作的人員的能力.審核員要注意考察非組織內(nèi)部員工是否具有相應(yīng)的能力.
確保人員滿足要求的手段不僅是培訓(xùn),也可以采取其他措施,如招聘等.審核員不能要求組織必須通過培訓(xùn)保證人員的能力.
審核員要查看組織是否保持記錄用于證明可能引發(fā)重大環(huán)境影響的人員的能力（基于教育、培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)）.審核員應(yīng)了解組織是否已對所有為其或代表其工作的人員引發(fā)重大環(huán)境影響的可能性及相應(yīng)的能力需要進(jìn)行了適當(dāng)?shù)脑u估.
4.4.3條款.審核員應(yīng)考察組織是否已決定就其重大環(huán)境因素對外溝通,并查看其文件化的決定.如果組織決定對外溝通,審核員應(yīng)進(jìn)一步了解組織是否已建立和實(shí)施對外溝通的方法.
4.4.4條款.審核員應(yīng)考察組織是否具有體系范圍的描述、文件和記錄,用于確保有效地策劃、運(yùn)行和控制與重大環(huán)境因素有關(guān)的過程文件和記錄.
4.4.5條款.審核員應(yīng)查看外來文件,如許可證是如何識別的,其分發(fā)是如何控制的.
組織是否進(jìn)行了文件評審并在必要時(shí)進(jìn)行了修訂,修訂后是否經(jīng)過再批準(zhǔn).新版標(biāo)準(zhǔn)沒有現(xiàn)定評審要定期進(jìn)行.
組織的文件變化及版次變更是否以“顯示修訂”、“文件修訂表”等方式加以識別.
4.4.6條款.基本無變化.
4.4.7條款.審核員應(yīng)考查組織是否已確定對應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序進(jìn)行定期評審,是否按程序要求進(jìn)行了定期評審.
4.5.1條款.由于標(biāo)準(zhǔn)不再強(qiáng)調(diào)必須要有“以文件支持”的程序,審核員不能對是否有程序文件提出要求,而應(yīng)考查組織是否保留了監(jiān)視績效和適用的運(yùn)行控制的文件化信息.
審核員應(yīng)檢查組織是否對測量設(shè)備進(jìn)行了校準(zhǔn)或驗(yàn)證.
4.5.2二條款.4.5.2.1是對法律法規(guī)的符合性檢查,與4.5.1一樣,也不強(qiáng)制要求有程序文件,但要求建立、實(shí)施、保持一個(gè)或多個(gè)程序,并需要保留定期評價(jià)法律法規(guī)符合性的結(jié)果的記錄.沒有強(qiáng)調(diào)必須是環(huán)境法律法規(guī),只要是適用的法律法規(guī)即可,這與4.3.2的修改相呼應(yīng),如存在與組織重大環(huán)境因素相關(guān)的安全法律法規(guī),也要評價(jià)其符合性.
4.5.2.2條款.要求組織對應(yīng)遵守的其他要求進(jìn)行符合性檢查,與法律法規(guī)的符合性檢查類似,組織可以結(jié)合與法律法規(guī)的符合性檢查進(jìn)行.審核員首先應(yīng)識別組織有哪些應(yīng)遵守的其他要求,然后看組織是否進(jìn)行了符合性的檢查.同樣要求組織對檢查的結(jié)果形成記錄.
審核員如果發(fā)現(xiàn)組織沒有開展法律法規(guī)及其他要求的符合性檢查,應(yīng)開出不符合項(xiàng).
4.5.3條款.審核員應(yīng)注意把握組織識別、處理不符合和潛在不符合及評估采取的措施的有效性,全面考察組織滿足標(biāo)準(zhǔn)的情況.
4.5.4條款.標(biāo)準(zhǔn)不再在本條款中指出具體要保留的培訓(xùn)、內(nèi)審和管理評審的記錄,這些要求分別在各自條款中有要求.審核員要注意識別組織建立和保留這些記錄的職責(zé)分別屬于哪些部門,并在相應(yīng)部門中注意考察.標(biāo)準(zhǔn)不再要求有確定的記錄保留期限規(guī)定,審核員應(yīng)注意不能再強(qiáng)制要求組織規(guī)定記錄保留的時(shí)間.
4.5.5條款.審核員應(yīng)考查組織有無策劃內(nèi)部審核方案,這是組織容易忽略的.審核員可參考ISO19011標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)審核方案的內(nèi)容.
審核員應(yīng)注意標(biāo)準(zhǔn)不再要求定期進(jìn)行審核,而是按計(jì)劃的時(shí)間間隔開展審核.審核員可以依照組織內(nèi)審程序中規(guī)定的審核頻率考察組織確定的時(shí)間間隔.
審核員要注意組織的內(nèi)審程序不僅要規(guī)定“實(shí)施”和“報(bào)告”的職責(zé)和要求,還應(yīng)該考慮“策劃”和“保持記錄”的職責(zé)和要求,不僅要對內(nèi)審的范圍、頻率和方法作出規(guī)定,對內(nèi)審準(zhǔn)則也應(yīng)作出規(guī)定.
審核員應(yīng)注意考察組織如何保證參與審核的內(nèi)審員的能力和公正性.對于中小組織而言,審核的獨(dú)立性可以通過內(nèi)審員獨(dú)立于被審核活動體現(xiàn),審核員不能強(qiáng)制要求組織的內(nèi)審員不準(zhǔn)審核自己部門的工作.
4.6條款.審核員應(yīng)考查組織是否按計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)行管理評審.
審核員應(yīng)考查組織管理評審的輸入輸出是否包括標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的全部內(nèi)容,因?yàn)?996版標(biāo)準(zhǔn)對管理評審的規(guī)定沒有使用輸人輸出的概念,也沒有規(guī)定評審輸入輸出的具體內(nèi)容.
審核員應(yīng)注意組織有無評審體系改進(jìn)的機(jī)會,這是標(biāo)準(zhǔn)的新要求.
審核員應(yīng)注意標(biāo)準(zhǔn)對管理評審的記錄要求只是針對管理評審的結(jié)果,而不是1996版標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的整個(gè)管理評審過程.
雖然新版標(biāo)準(zhǔn)的變化不大,但審核員需要深刻領(lǐng)會這些變化,并把握得恰如其分,從而在審核中充分體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的要求,避免出現(xiàn)不必要的尷尬.
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