本期節(jié)目，我們對“7.5.3文件化信息的控制”條款進(jìn)行解讀。
本條款對文件化信息的控制提出了要求。包括了文件化信息的基本要求，以及使用過程中的管理和控制要求。
1.基本要求
組織對文件化信息的控制的基本要求，包括了保證文件化信息使用的可獲得性，以及文件化信息使用過程中和過程后的規(guī)范性，以及文件的適用性。
(1)可獲得性
文件化信息使用的可獲得性指的是，組織中與能源管理體系相關(guān)的部門，在對能源管理體系相關(guān)文件有使用需求時(shí)，可以順利獲取文件化信息，例如將能源管理相關(guān)文件傳至企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)，便于各部門相關(guān)人員查閱使用
(2)規(guī)范性
文件化信息使用的規(guī)范性是指，由于組織的文件化信息可能存在不同形式，如電子版文件、紙質(zhì)版文件或相關(guān)影音資料等，因此在能源管理體系文件的使用過程中，可能造成文件破壞，例如紙質(zhì)版文件的丟失或缺頁、Word、Excel電子文檔損壞等。因此，需要制定文件化信息的使用準(zhǔn)則，控制文件化信息的使用行為，保證文件化信息在使用過程或使用后的完整性和安全性。
文件適用性應(yīng)至少包括：文件名稱和編號的準(zhǔn)確，以及文件的適用范圍界定清晰明確。
2.文件化信息管控要求
在組織對文件化信息進(jìn)行管理和控制過程中，可以使用以下的具體控制方式。
(1)分發(fā)、訪問、檢索和使用
在文件化信息的使用過程中，可以采取分發(fā)的形式，例如在進(jìn)行能源管理體系文件的宣貫時(shí)，可以將能源管理體系相關(guān)文件分發(fā)至參與培訓(xùn)的人員。也可以采用檢索和訪問形式使用，例如上傳至企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)中的文件化信息，需要訪問者進(jìn)入系統(tǒng)查詢并在線預(yù)覽電子版文件。
(2)存儲(chǔ)和保護(hù)
組織必須制定文件化信息存儲(chǔ)和保護(hù)的相關(guān)準(zhǔn)則，這有利于在文件化信息發(fā)生變更，或者文件化信息被分發(fā)使用后，保證文件化信息的完整性和安全性。
(3)文件化信息的變更
組織的能源管理體系文件在運(yùn)行中，需要根據(jù)能源管理體系實(shí)際運(yùn)行情況對文件的內(nèi)容及時(shí)變更，這會(huì)導(dǎo)致同一文件化信息產(chǎn)生不同版本，隨著工作的深入，版本數(shù)量會(huì)逐漸增加，容易造成版本之間的使用混淆，因此要對文件化信息的不同版本進(jìn)行控制，制定相應(yīng)的控制準(zhǔn)則。
(4)保留和處置
能源管理體系文件化信息在變更后，是否有必要進(jìn)行保留，或采取何種形式的保留，需要組織根據(jù)自身實(shí)際情況確定。如確定不進(jìn)行保留，可采用銷毀等形式對文件進(jìn)行處置。如需要保留，可采取紙質(zhì)版存檔或電子版存檔的形式。
3.外部文件化信息的控制
對外部與能源管理體系相關(guān)的文件化信息，組織根據(jù)需要可以轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部文件化的信息，例如法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)原文，按照上述要求進(jìn)行管理。對于其他不需要轉(zhuǎn)化的文件化信息，組織可以制定相關(guān)準(zhǔn)則來識別、獲取有關(guān)信息并制定相關(guān)運(yùn)行準(zhǔn)則加以控制，例如當(dāng)?shù)毓ば挪块T發(fā)布的某些通知要求等。
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