質(zhì)量檢查除了檢查流程，經(jīng)常也會檢查原始記錄。這個不僅僅是針對實驗室，對于生產(chǎn)制造企業(yè)來說也是同樣的重要。
原始記錄用于為可追溯性提供文件、并提供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)，具有清晰、完整、真實和原始等特點。它們是出具檢定證書，校準報告，產(chǎn)品合格證的依據(jù)。
重要性不多說，總之原始記錄很重要。
但總有小伙伴會粗心大意，導(dǎo)致原始記錄出錯，去現(xiàn)場進行檢查，有時也茫茫然不知道應(yīng)該查些什么內(nèi)容。今天我們帶領(lǐng)大家一起梳理一下應(yīng)該檢查些什么內(nèi)容吧。
1.人員、簽名、簽章
所有檢驗工作、實驗工作結(jié)束后，檢驗員、實驗人員需要在原始記錄后簽名、蓋章，如果規(guī)定有審核人員，審核人員也應(yīng)該好好簽名、蓋章。
原始記錄需要簽名蓋章的地方很多，記錄人員應(yīng)該認識到這些簽名的嚴肅性，畢竟，簽字蓋章是要負責任的，所以，這些簽名都必須由本人完成哦，不可以代簽。
2.選擇檢測方法
實驗室應(yīng)使用適合的方法和程序進行所有檢測。檢驗員需要使用合適的測量工具和方法進行檢測。
檢驗檢測面對的是產(chǎn)品，不同的產(chǎn)品執(zhí)行的標準不同，使用的檢測方法也不同。對于執(zhí)行標準明確的產(chǎn)品，直接選取標準中的檢測方法即可。實際工作中，我們會遇到大量的非標產(chǎn)品，尤其是委托檢驗時，需要與客戶溝通，采用滿足客戶需求并適用于所進行的檢測的方法。
當客戶未指定所用方法時，應(yīng)從國際、區(qū)域或國家、行業(yè)標準中發(fā)布的，或由知名的技術(shù)組織或有關(guān)科學(xué)書籍和期刊公布的，或由設(shè)備制造商指定的方法中選擇合適的檢測方法。實驗室制定的或采用的檢測方法如能滿足預(yù)期用途并經(jīng)過確認也可使用。
3.記錄的樣品信息
接收樣品后，不要急于檢測，要先檢查樣品狀態(tài)是否存在影響正常檢測的缺陷。對于一些封裝的樣品，無法直接觀察到缺陷的，打開封裝發(fā)現(xiàn)有缺陷時，也應(yīng)立即終止檢驗，對樣品進行妥善處理并及時與客戶溝通。即便無缺陷，也應(yīng)在原始記錄中對樣品狀態(tài)進行適當描述。
4.原始記錄的修改
原始記錄不得隨意刪除、修改或增減數(shù)據(jù)。如必須修改，應(yīng)在修改處劃一斜線，不得完全圖黑，保證修改前的記錄能夠辨認，并應(yīng)由修改人簽名，注明修改時間及原因。
5.標準溶液的可追溯性
常用的標準溶液有滴定液、標準pH緩沖液、標準比色液、標準鉛溶液、標準砷溶液等等。在使用到這些標準溶液時，要在原始記錄中記錄其配制、標定等過程，或是注明其來源，并應(yīng)在另外的記錄本中記有配制、標定等記錄。
6.使用和領(lǐng)用登記
檢驗檢測過程中應(yīng)做好儀器的使用登記，原始記錄應(yīng)與使用登記相對應(yīng)一些特殊試劑(毒、麻、精、放)的領(lǐng)用登記應(yīng)與原始記錄相對應(yīng)對照品和對照藥材的領(lǐng)用記錄應(yīng)與實驗原始記錄相對應(yīng)。
7.試驗中的圖片和照片
實驗中的圖片、照片應(yīng)粘貼在實驗原始記錄的相應(yīng)位置上，底片或電子版應(yīng)妥善保存。熱敏紙打印的實驗記錄，須保留復(fù)印件。拍照時應(yīng)做好圖譜的標識、記錄，可以在拍照時在旁邊放一小紙條，把相應(yīng)的名稱、簡要信息等一起拍下來。
8.原始記錄的書寫
原始記錄的書寫應(yīng)字跡工整、用字規(guī)范所有的記錄均不得使用鉛筆、圓珠筆(顯微繪圖除外)常用的外文縮寫(包括實驗試劑的外文縮寫)應(yīng)符合規(guī)定。首次出現(xiàn)的時候應(yīng)用中文加以注釋。
實驗記錄中不要出現(xiàn)不確定量(如1～2滴，5～10ul)實驗記錄中應(yīng)使用規(guī)范的專業(yè)術(shù)語，計量單位應(yīng)注明并采用國際標準記錄單位，有效數(shù)字的取舍應(yīng)符合實驗要求。有效數(shù)字的取舍：修約原則：四舍六入五留雙適當取舍有效數(shù)字：根據(jù)數(shù)值的大小來確定有效數(shù)字的位數(shù)，如液相色譜峰面積為幾萬，幾十萬時，取其整數(shù)位即可;表示測量精度時，標準偏差最多只取兩位有效數(shù)字。
9.稱樣量的要求
含量測定時，對照品稱量應(yīng)符合稱量精度的要求稱量對照品時應(yīng)使用十萬之一的天平，稱取量應(yīng)不低于10mg。不要出現(xiàn)用萬分之一天平稱取，有的甚至只稱1、2mg，這樣稱量誤差會很大。
10.原始記錄的原始性
原始記錄應(yīng)邊實驗邊記錄，不可事后補記或轉(zhuǎn)抄原始記錄中不但要記錄實驗結(jié)果理想并收入標準正文的內(nèi)容，也要將實驗結(jié)果補理想，沒有收入標準正文的實驗過程記錄下來
11.高效液相色譜的打印
高效液相色譜是軟件通過電腦采集儀器給出的電信號，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號，經(jīng)分析處理后打印出來的圖譜。隨著采集和處理軟件的功能越來越強大，每一次進樣，系統(tǒng)會記錄下很多信息，一般只選擇一些我們需要的信息打印出來，但必須反映的信息一個也不能少。實驗信息部分包括：采集時間、存盤路徑、打印時間、實驗方法名稱、操作者名稱、進樣體積等。
12.實驗項目和實驗結(jié)論
每個實驗項目開始前應(yīng)首先記錄這個實驗的目的是什么。實驗結(jié)束后也應(yīng)該對結(jié)果進行分析，并得出明確的結(jié)論。
13.平行實驗
檢查項下如pH值測定、水分、相對密度、灰分等，應(yīng)平行做兩份含量測定應(yīng)平行做兩份，用高效液相色譜或氣相色譜法測定含量時，每一份應(yīng)重復(fù)進樣兩次。
14.查看分包方數(shù)據(jù)
分包是指實驗室在某些情況下，委托其他的實驗室為其提供檢測數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)活動。實驗室應(yīng)就分包方的工作對客戶負責，由客戶或法定管理機構(gòu)指定的分包方除外。對由分包方完成的檢測，應(yīng)在原始記錄中予以說明，并將分包方提供的數(shù)據(jù)與原始記錄一同存檔，并在出具檢驗報告明。
從這幾點著手，認真填寫，仔細檢查，就不怕沒頭緒了。
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