外部審核是指由第三方對(duì)組織進(jìn)行的審核。由具有第三方認(rèn)證的機(jī)構(gòu)對(duì)組織進(jìn)行審核，審核通過(guò)即可頒發(fā)證書(shū)。主要分為兩個(gè)階段。第一階段是質(zhì)量管理體系文件審查，第二階段是實(shí)際運(yùn)作與特定要求(法律法規(guī)、手冊(cè)、質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn))相符程度的審查。下面，我們就來(lái)列舉說(shuō)明一下，在做體系認(rèn)證審核時(shí)都需要做哪些準(zhǔn)備工作，提供給大家參考，希望能幫助到各位。
一、 ISO9001質(zhì)量管理體系外審準(zhǔn)備工作
1、公司及各部門簡(jiǎn)介準(zhǔn)備，歡迎牌制作。
2、環(huán)境的整理，5S的加強(qiáng)，死角的清理。
3、工作服、安全帽的著裝要求，體現(xiàn)公司的精神面貌。
4、審核工作的配合:
(1)審核期間，被審核部門負(fù)責(zé)人及工作人員務(wù)必在場(chǎng)，直至審核結(jié)束。
(2)各級(jí)人員應(yīng)認(rèn)真回答審核人員提出的問(wèn)題，切忌與審核員沖突，避免強(qiáng)辯，明顯的錯(cuò)誤應(yīng)謙虛接受。
(3)外部審核的每一位審核員，需安排一位主陪審員。
(4)對(duì)審核中的每一作業(yè)項(xiàng)目，需安排一個(gè)人主答。
(5)現(xiàn)場(chǎng)操作人員的篩選，要安排班、組長(zhǎng)在場(chǎng)。不熟練之人員可安排調(diào)班。
5、審核時(shí)盡可能提供之前一個(gè)月的記錄，并準(zhǔn)備三個(gè)月內(nèi)的記錄，以便追蹤時(shí)審核。
(1)對(duì)文件和記錄進(jìn)行歸檔，以便于調(diào)取。確保各部門的文件和資料可隨時(shí)找到。
(2)檢查文件的修訂與記錄之間的符合性、配合性、修訂之日起記錄的相應(yīng)改變。
(3)任何修改或涂改要有簽名或蓋章。
(4)各種記錄均應(yīng)加以簽名確認(rèn)，尤其是質(zhì)量記錄。
(5)電腦打印的質(zhì)量記錄，有打出姓名者，亦需簽名或蓋章。
(6)表單記錄內(nèi)容的空白處要?jiǎng)澯?ldquo;/”或蓋“空白”章。
(7)不能剪貼，最好不要用涂改液涂改。
(8)確保表單記錄的完整性，尤其是需要做持續(xù)追蹤的記錄。
6、各級(jí)人員應(yīng)熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、各級(jí)人員崗位職責(zé)。
7、做好自查自糾工作，特別對(duì)以前發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)應(yīng)舉一反三，保證各項(xiàng)工作按ISO9001：2008要求實(shí)施。
8、對(duì)審核員可能會(huì)問(wèn)到的問(wèn)題，資料應(yīng)事先準(zhǔn)備好，或隨身攜帶。
9、對(duì)自己本職工作的要求(WI/QI)應(yīng)熟悉并描述重要的參數(shù)、數(shù)據(jù)。
二、受審核時(shí)，每一位員工必須要做到的
⒈知道應(yīng)做什么事;
⒉知道如何做事;
⒊知道做事的依據(jù);
⒋用記錄證實(shí)所做的事;
⒌任何事都應(yīng)形成循環(huán)(即PDCA模式)。
三、受審核時(shí)，應(yīng)保持正常的心態(tài)
⒈不怕出現(xiàn)不合格，發(fā)揮出最佳水平;
⒉盡可能減少不合格，以提高認(rèn)證通過(guò)的可能性;
⒊盡快糾正不合格。
四、受審核方在審核中的角色
⒈2:8規(guī)則
⒉20%聽(tīng)問(wèn)題，聽(tīng)懂了才能回答對(duì);
⒊80%回答問(wèn)題，回答時(shí)要謹(jǐn)慎。
五、先確定了解問(wèn)題后再回答
⒈認(rèn)真聽(tīng)，聽(tīng)不懂必然會(huì)回答不準(zhǔn)確;
⒉不懂就問(wèn)，審核員會(huì)換一個(gè)角度詢問(wèn);
⒊一定搞清楚所問(wèn)問(wèn)題。
六、受審核時(shí)，回答問(wèn)題的基本原則:
⒈ 依據(jù)文件回答問(wèn)題;
⒉ 依據(jù)實(shí)際情況回答問(wèn)題;
⒊ 緊緊圍繞提問(wèn)，不要扯太遠(yuǎn);
⒋語(yǔ)言簡(jiǎn)單明了;
⒌不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問(wèn)題，審核員的視點(diǎn)是整個(gè)體系。
七、回答問(wèn)題時(shí)就注意哪些
⒈只說(shuō)自己的事，不說(shuō)別人的事;
⒉只說(shuō)該說(shuō)的事;
⒊用證據(jù)說(shuō)明問(wèn)題;
⒋自信而又不失謙虛;
⒌多解釋，不爭(zhēng)論;
⒍有誤解時(shí)把解釋權(quán)讓給更明白的人(最好是上司)。
八、回答問(wèn)題時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn)
⒈不懂裝懂;
⒉說(shuō)別人的事;
⒊所說(shuō)的不符合事實(shí);
⒋謀求幫助;
⒌對(duì)其他部門或人員進(jìn)行詆毀;
⒍爭(zhēng)論不休不禮貌，可能會(huì)導(dǎo)致不好的結(jié)果。
九、在審核進(jìn)行過(guò)程中如何采取糾正行動(dòng)
⒈力爭(zhēng)在審核組離開(kāi)前糾正不合格;
⒉當(dāng)天提出，盡可能當(dāng)天糾正;
⒊自己提方案，自己糾正;
⒋經(jīng)審核員確認(rèn)可以接受。
十、正式審核時(shí)審核員經(jīng)常詢問(wèn)哪類問(wèn)題
⒈你是做什么的?
⒉你是如何進(jìn)行工作的;
⒊有無(wú)記錄證明你已正確地進(jìn)行了工作?
⒋你為什么要這么做?
十一、回答審核員時(shí)的基本點(diǎn)
⒈以文件為基礎(chǔ);
⒉以質(zhì)量記錄為依據(jù);
⒊以實(shí)際情況來(lái)證明。
十二、每一位員工回答問(wèn)題時(shí)的心態(tài)應(yīng)該是
⒈自信，相信所做的絕大部分是正確的;
⒉謙虛，承認(rèn)個(gè)別情形會(huì)存在某些問(wèn)題;
⒊不推卸責(zé)任。
十三、在正式審核到來(lái)之前，怎樣做一下突出改善
⒈對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行衛(wèi)生整頓等清理工作;
⒉保證現(xiàn)場(chǎng)使用的文件為有效版本;
⒊每個(gè)部門進(jìn)行自查自改;
⒋每位員工對(duì)照文件，熟悉工作職責(zé);
⒌給每位員工適當(dāng)減壓，使員工有輕松的心情迎接審核，才能發(fā)揮出最佳水平。
十四、在審核前對(duì)最高領(lǐng)導(dǎo)有什么要求
⒈了解質(zhì)量方針的內(nèi)涵;
⒉了解質(zhì)量目標(biāo)及其實(shí)施方法和實(shí)施情況;
⒊了解本組織各部門的職責(zé)和重要的接口方式;
⒋了解本組織質(zhì)量體系的基本情況;
⒌了解本組織的質(zhì)量工作狀況
十五、在審核前對(duì)管理者代表有什么要求
⒈熟悉質(zhì)量體系文件的細(xì)節(jié)和本組織的質(zhì)量體系;
⒉了解相關(guān)的其他文件(如技術(shù)文件);
⒊熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)及部門的工作職責(zé);
⒋熟悉內(nèi)部質(zhì)量審核和管理評(píng)審的情況;
⒌熟悉本部門的質(zhì)量工作情況。
十六、在審核前對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)有什么要求
⒈了解質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo);
⒉熟悉本部門的質(zhì)量職責(zé)和相關(guān)的質(zhì)量文件;
⒊熟悉本部門與相關(guān)部門的工作接口;
⒋熟悉對(duì)下屬的工作要求;
⒌熟悉對(duì)本部門的質(zhì)量工作情況。
十七、在審核前對(duì)文件管理人員有什么要求
⒈熟悉所管理的文件的范圍;
⒉熟悉文件管理程序;
⒊熟悉文件修改情況;
⒋熟悉文件的歸檔;
⒌隨時(shí)拿出所需的文件。
十八、在審核前對(duì)重要崗位，關(guān)鍵工序的工作人員有什么要求
⒈熟悉崗位職責(zé);
⒉熟悉依據(jù)的規(guī)范、程序等;
⒊熟悉使用的工具、設(shè)備等;
⒋熟悉使用的統(tǒng)計(jì)方法;
⒌經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，持證上崗。
十九、審核前對(duì)一般工作人員的最基本要求
⒈熟悉本崗位職責(zé);
⒉熟悉從事工作所依據(jù)的文件;
⒊熟悉工作中需作的質(zhì)量記錄;
⒋熟悉工作接口;
⒌熟悉本組織的質(zhì)量方針及和自己工作的關(guān)系;
⒍熟悉本組織的質(zhì)量組織(質(zhì)量責(zé)任人、管理者代表等);
⒎熟悉實(shí)施ISO9000族國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的目的及所實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的基本知識(shí)
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