企業(yè)隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和管理升級，積累形成了較為完備的規(guī)章制度和企業(yè)標準。同時，企業(yè)在自身需求以及相關(guān)方的要求下，先后建立了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康等多管理體系，而這些體系一般都策劃建立了各自的管理文件，運用過程管理和風(fēng)險控制的方法，開展實施、檢查、改進等工作，在各專業(yè)管理工作中發(fā)揮了重要作用。
雖然各管理體系按照專業(yè)分別建設(shè)，但仍有許多共同要素，在實際工作中就出現(xiàn)了交叉重復(fù)、協(xié)同不夠、表述不一等問題。一方面是各體系文件之間以及與企業(yè)規(guī)章制度之間出現(xiàn)了不同程度的交叉重復(fù)，甚至矛盾沖突，并且各體系相互累加形成大量的記錄表單，導(dǎo)致需要填報的信息內(nèi)容重復(fù)、口徑不一、途徑各異，增加了工作量和工作的復(fù)雜程度;另一方面是由于文件種類多，內(nèi)容重復(fù)矛盾，要求不統(tǒng)一，導(dǎo)致基層員工無所適從，從而不按規(guī)定操作的現(xiàn)象增加，加劇了體系建設(shè)與業(yè)務(wù)實施的“兩層皮”問題，嚴重影響了制度執(zhí)行和管理效果。
這些問題在管理體系發(fā)展完善過程中經(jīng)常出現(xiàn)，不僅影響了企業(yè)管理效率，還增加了企業(yè)管理成本，對企業(yè)的管理提升形成障礙。開展管理體系融合就是要解決多體系并存中的突出問題，使員工嚴格、標準地執(zhí)行制度規(guī)范，投入更多的精力去關(guān)注生產(chǎn)、關(guān)注技術(shù)革新和管理創(chuàng)新，從而提高工作質(zhì)量和工作效率，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
多管理體系融合實施原則
業(yè)務(wù)為核心，制度為根基
企業(yè)規(guī)章制度和管理體系的建設(shè)要圍繞主要業(yè)務(wù)管理活動開展，其目的就是要提高公司業(yè)務(wù)的運行質(zhì)量和效率，增強核心業(yè)務(wù)的風(fēng)險控制和防范能力。在體系融合策劃階段，要全面分析本企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動，從業(yè)務(wù)需求出發(fā)提出業(yè)務(wù)對管理體系融合的建設(shè)要求，使體系融合緊緊圍繞業(yè)務(wù)運行而開展，避免脫離公司業(yè)務(wù)實際。
企業(yè)經(jīng)營多年已積累形成了較為完善的管理類和操作類制度規(guī)范，這些制度來源于企業(yè)生產(chǎn)實踐，明確了部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確定了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的各項規(guī)范，是企業(yè)長期實踐經(jīng)驗的積累，也是企業(yè)文化的具體呈現(xiàn)。管理體系更多地強調(diào)過程管理，提供了企業(yè)管理控制的指引，主要體現(xiàn)出管理思維和方法的先進性，并不包含實質(zhì)性的制度文件，而是要求企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)開展的實際情況來制定相應(yīng)的制度規(guī)范。因此，多管理體系融合要以制度建設(shè)為根本，將制度內(nèi)容與體系方法結(jié)合起來，融合形成統(tǒng)一的綜合性管理體系，一方面將業(yè)務(wù)的運行情況和控制要求體現(xiàn)在制度規(guī)定中，形成系統(tǒng)、完善、科學(xué)的制度規(guī)范，也就是體系文件;另一方面建立健全體系的運行和管理機制，使體系中的制度規(guī)范能夠真正落到實處，并不斷持續(xù)更新和完善。
力求實效，穩(wěn)步提升
管理體系融合并不是各專業(yè)管理體系機械地合并，也不能單純地理解為文件整合，而是要強化公司整體風(fēng)險管控能力，提高整體管控效果。通過體系融合，要切實解決制度與體系文件并存帶來的弊端，使企業(yè)業(yè)務(wù)流程更加優(yōu)化，產(chǎn)品質(zhì)量明顯提高，各專業(yè)管理職能發(fā)揮得更加順暢，生產(chǎn)作業(yè)活動也更加規(guī)范和高效，企業(yè)管理水平得到提升。因此，在體系融合過程中，企業(yè)要對業(yè)務(wù)管理進行優(yōu)化完善，以企業(yè)主要業(yè)務(wù)的運作需求為導(dǎo)向，關(guān)注各層級業(yè)務(wù)運行中存在的效率和風(fēng)險問題，發(fā)現(xiàn)和解決業(yè)務(wù)流程中存在的銜接問題，切實優(yōu)化完善企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提高管理的科學(xué)性。
強化執(zhí)行，持續(xù)優(yōu)化
前文提及的體系融合要圍繞業(yè)務(wù)去完善制度、提高質(zhì)量，這是體系執(zhí)行的前提和基礎(chǔ)。企業(yè)一旦“有章可循”以后，“有章必循、執(zhí)章必嚴、違章必究”就是關(guān)鍵。企業(yè)在完成體系文件融合后，要組織好體系試運行。企業(yè)各項業(yè)務(wù)的開展都要以融合管理體系作為唯一的制度依據(jù)，要確立“一切執(zhí)行按照文件要求”的思想，增加文件和執(zhí)行過程的切合度，通過不斷磨合，不斷改進，解決體系建設(shè)與業(yè)務(wù)運行“兩層皮”的問題。
多管理體系融合實施方案
現(xiàn)狀調(diào)研
體系融合工作是一項系統(tǒng)性的工作，涉及公司的方方面面，從各部門抽調(diào)核心骨干人員成立項目是最有效的方法，既能在項目實施前保證融合工作的進度和質(zhì)量，又能在體系試運行階段對于融合體系的實施、問題獲取以及持續(xù)改進工作給予強有力的支撐。
項目組在實地調(diào)研前要形成調(diào)研計劃，充分考慮不影響各部門正常業(yè)務(wù)開展、協(xié)調(diào)部門人員的時間，保證其領(lǐng)導(dǎo)以及主要業(yè)務(wù)人員能夠參與現(xiàn)場調(diào)研訪談，在保證調(diào)研質(zhì)量的同時也要把握融合工作的整體進度。各部門訪談前要形成有針對性的調(diào)研提綱，并提前下發(fā)至各部門主管領(lǐng)導(dǎo)，從而有效地提高每次訪談的效率。
訪談過程中對此次體系融合工作的內(nèi)容及意義進行宣貫，利用現(xiàn)場訪談時間對各部門當(dāng)前工作的業(yè)務(wù)流程進行梳理，從中尋找各部門工作職責(zé)劃分不明確、業(yè)務(wù)界面劃分不清晰等問題。同時，認真聽取各單位對此次體系融合管理提出的意見和建議，將其作為后續(xù)分公司的體系管理工作建設(shè)重要的參考依據(jù)，確保每次訪談結(jié)束后，形成部門能力架構(gòu)初稿、部門職責(zé)初稿以及部門問題清單成果。
訪談相關(guān)人員，了解部門業(yè)務(wù)內(nèi)容、部門職責(zé)、崗位設(shè)置及主要風(fēng)險，梳理業(yè)務(wù)界面、明確職責(zé)分工;辨識業(yè)務(wù)管理活動及過程;共同梳理業(yè)務(wù)能力(含業(yè)務(wù)流程)、需要編寫的管理制度等。
明確融合后體系文件架構(gòu)
融合后的管理體系文件架構(gòu)可以借鑒ISO管理體系文件總體架構(gòu)，融合原有各管理體系的要素，以公司現(xiàn)有規(guī)章制度內(nèi)容為基本遵循，形成一套統(tǒng)一的以體系手冊、程序文件和作業(yè)文件構(gòu)成的體系文件，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)活動的全面覆蓋，為各項業(yè)務(wù)的規(guī)范運行奠定制度基礎(chǔ)。
體系手冊是反映企業(yè)整體情況和綜合管理體系基本內(nèi)容的總綱性文件，統(tǒng)領(lǐng)整個管理體系，其內(nèi)容應(yīng)融合以前各專業(yè)管理體系手冊的內(nèi)容，滿足各專業(yè)管理的實質(zhì)要求。
融合后的程序文件是手冊的明細化，是企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域各項管理類和操作類制度規(guī)范的集合，以企業(yè)原管理類規(guī)章制度為基本遵循，融合原各管理體系的相關(guān)程序文件，用以規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理行為。
作業(yè)文件或操作規(guī)范是明確生產(chǎn)作業(yè)內(nèi)容、要求和步驟的技術(shù)操作類文件，其內(nèi)容融合了操作類規(guī)章制度和原各管理體系的作業(yè)文件，主要包括操作規(guī)程、作業(yè)規(guī)范、應(yīng)急處置程序和企業(yè)技術(shù)標準等內(nèi)容。
確立企業(yè)整體業(yè)務(wù)能力框架
通過全面分析公司各部門所有的業(yè)務(wù)活動，明確體系對業(yè)務(wù)的覆蓋范圍，對各項業(yè)務(wù)活動的工作范圍、業(yè)務(wù)流程、職責(zé)權(quán)限、相互關(guān)系進行研究和描述，對各項業(yè)務(wù)細化分解，形成各單位的業(yè)務(wù)能力框架，最后匯總形成公司業(yè)務(wù)能力框架。
業(yè)務(wù)能力架構(gòu)是企業(yè)業(yè)務(wù)能力的藍圖，展現(xiàn)了企業(yè)為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標而開展的所有業(yè)務(wù)活動的內(nèi)容，要能體現(xiàn)出業(yè)務(wù)內(nèi)容描述完備、相關(guān)關(guān)系銜接清楚的特征。企業(yè)在進行融合管理體系要素框架設(shè)計的同時，要全面分析本單位所有的業(yè)務(wù)活動，明確體系對業(yè)務(wù)的覆蓋范圍，展示業(yè)務(wù)對體系內(nèi)容的需求情況。業(yè)務(wù)能力分析時要對各項業(yè)務(wù)活動的工作范圍、業(yè)務(wù)流程、職責(zé)權(quán)限、相互關(guān)系進行研究和描述，各項業(yè)務(wù)要予以細化分解、清晰定位，形成本企業(yè)的業(yè)務(wù)能力架構(gòu)。
梳理現(xiàn)有體系，搭建融合后管理體系要素框架
首先要組織分析企業(yè)現(xiàn)有各體系的整體情況，對體系文件的種類數(shù)量、體系的實際運行效果、體系的成績和不足進行梳理，為體系融合提供全面客觀的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，對各體系相互之間進行比較，找出各體系共同的要求、重復(fù)交叉的內(nèi)容、彼此差異的部分。企業(yè)要根據(jù)梳理分析的情況，確定體系融合的范圍和內(nèi)容，將現(xiàn)有各管理體系納入融合范圍。
企業(yè)要組織研究各管理體系的標準示范，吃透各體系建設(shè)的實質(zhì)要求，分析各管理要素的內(nèi)涵，按照“合并同類要素、保留差異要素”的原則，形成體系要素融合清單，最終確定本單位綜合管理體系的要素框架;綜合管理體系的要素框架應(yīng)開放和包容，能綜合涵蓋各專業(yè)管理體系的要求，同時也納入企業(yè)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗和后續(xù)發(fā)展預(yù)期;要在企業(yè)內(nèi)部充分討論確認要素是否完備，層級是否合理，業(yè)務(wù)是否全面，是否滿足體系管理的要求，同時也要保證要素框架能滿足內(nèi)部管理和外部認證的雙重需要。
明確并編寫體系融合文件
要全面收集整理本企業(yè)現(xiàn)行的規(guī)章制度、企業(yè)標準、業(yè)務(wù)流程，各管理體系的管理手冊、程序文件和作業(yè)文件等規(guī)范性文件。首先，分析現(xiàn)有各類文件的總體情況，識別適用和不適用的文件，比較文件之間重復(fù)交叉、前后不一的項目;其次，對照業(yè)務(wù)能力框架，檢查每個業(yè)務(wù)活動是否有制度文件予以規(guī)范，查找缺漏;再次，對照融合管理體系要素框架，檢查每個管理要素是否有業(yè)務(wù)支撐和制度保障。在此基礎(chǔ)上，明確融合管理體系手冊的編制內(nèi)容，形成管理制度、操作規(guī)范的融合清單，為體系文件的具體融合確定任務(wù)目標。
在確定體系文件融合清單的過程中，除了強調(diào)業(yè)務(wù)全面覆蓋，還應(yīng)注重文件的簡化優(yōu)化和銜接配套。簡化體系文件的層次，對同一文件層次，要從業(yè)務(wù)整體規(guī)范的角度合并相關(guān)文件內(nèi)容，適當(dāng)減少文件數(shù)量，糾正體系文件總量偏大、結(jié)構(gòu)零散的問題，減少體系文件之間的相互引用、交叉重復(fù)。
融合體系文件運行保障
企業(yè)按照確定體系文件融合清單編寫文件完成后，為了保證融合文件的實施效果，企業(yè)要組織融合體系文件的宣貫，同時運用多種手段深入開展體系培訓(xùn)。崗位員工要按照體系文件規(guī)定流程、要求和權(quán)限，規(guī)范開展工作，認真填寫記錄表單。
工作的檢查督促是保證體系落實的重要手段。企業(yè)組織開展各類檢查、測試工作，要加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，能夠多專業(yè)聯(lián)合開展的就一起組織，不能聯(lián)合開展的也要盡量避免重復(fù)。各類檢查要把融合管理體系作為企業(yè)統(tǒng)一的制度依據(jù)，以此確定相應(yīng)的檢查標準，避免檢查標準不統(tǒng)一帶來的沖突。
要明確歸口管理部門、業(yè)務(wù)職能部門和生產(chǎn)運行部門在融合管理體系運行中的責(zé)任和權(quán)限，同時要建立完善體系運行的考核獎懲機制，并將體系建設(shè)和實施情況納入考核，必要時與業(yè)績考核、員工獎懲進行掛鉤，多管齊下，在短時間內(nèi)使各級員工充分適應(yīng)并形成新的管理思維。同時，建立高效便捷的反饋渠道，充分吸納試運行階段對融合體系的合理化建議，進而持續(xù)改進、不斷優(yōu)化，提升企業(yè)管理成效。
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