【
ISO45001：2018理解與實(shí)施】-7.5 文件化信息
7.5文件化信息
7.5.1總則
組織的OH&S管理體系應(yīng)包括:
a)本標(biāo)準(zhǔn)要求的文件化信息;
b)組織確定的實(shí)現(xiàn)OH&S管理體系有效性所必需的文件化信息。
--組織的規(guī)模及其活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型;
--證明履行其法律法規(guī)要求和其他要求的需要;
--過程的復(fù)雜性及其相互作用;
--工作人員的能力。
【理解要點(diǎn)】
（1）為確保組織的OH&S管理體系有效運(yùn)行，且利于在組織控制下工作的人員和其他相關(guān)方理解，并使OH&S管理體系的相關(guān)過程按策劃得以實(shí)施，組織應(yīng)當(dāng)建立和保持充分的文件化信息。組織應(yīng)當(dāng)采用能反映其文化和需求的方式，匯集和保持文件化信息。以過程、計(jì)劃和方案等形式存在的文件化信息應(yīng)當(dāng)?shù)玫竭m當(dāng)?shù)谋３?，以確保結(jié)果的致性、 時效性和可重復(fù)性。為了證明OH&S管理體系的要求有效實(shí)施，以記錄的形式存在的文件化信息應(yīng)當(dāng)作為實(shí)現(xiàn)結(jié)果或?qū)嵤┗顒拥淖C據(jù)得到保留。作為實(shí)現(xiàn)結(jié)果的記錄或?qū)嵤┗顒拥淖C據(jù)而保留的信息是組織文件化信息的一部分，但可以通過不同的管理過程予以控制。
（2）為了對組織的關(guān)鍵活動(例如，與所識別的需應(yīng)對的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇有關(guān)的活動)進(jìn)行有效管理，組織可通過建立文件化過程，規(guī)定如何實(shí)施這些活動，并可適當(dāng)?shù)孛枋龉芾磉@些活動的具體要求。如果組織決定不將某過程形成文件，則應(yīng)當(dāng)向在組織控制下的與此過程有關(guān)的工作人員告知需滿足的要求，適當(dāng)時可以采用信息交流或培訓(xùn)的方式。
（3）組織可以選用手冊的方式呈現(xiàn)其管理體系，該手冊可以綜述或概要描述體系的主要素，并能夠?yàn)橄嚓P(guān)的文件化信息提供導(dǎo)引。OH&S管理體系手冊的結(jié)構(gòu)不必遵循ISO 45001標(biāo)準(zhǔn)的條款結(jié)構(gòu)。
（4）不同組織的文件化信息的復(fù)雜程度有所不同。創(chuàng)建不必要的或結(jié)構(gòu)繁瑣的文件化信息可能低H8S管理體系的有效性。因此，在考慮所創(chuàng)建的文件化信息的復(fù)雜程度時。組織可當(dāng)忠文件 化信息對OH&S管理體系的有效性、連續(xù)性和持續(xù)改進(jìn)將會產(chǎn)生的價(jià)值。
（5）文件化信息可以任何載體的形式加以控制《例如:紙質(zhì)的、電子的、照片和布告).其中包含的臨息要這些信息的人員面言是有用的。易談的，易于理解和容易獲取的。
（6）如果OH&S管理體系的過程與其他管理體系的過程實(shí)現(xiàn)了融合，則組織可以將有關(guān)OH&S管理體系的文件化信息與其他管理體系的文件化信息整合在一起。
（7）與OH&S管理體系有關(guān)的主要的文件化信息見下面的描述。這里給出的是核心的至少應(yīng)當(dāng)形成文件的信息，為了環(huán)境體系的有效性，組織可以根據(jù)實(shí)際需要創(chuàng)建更多的文件化的信息。
1)組織應(yīng)當(dāng)保持下述的文件化信息:
--OH&S管理體系的范圍(見4.3);
--OH&S方針(見5.2);
--所識別的需應(yīng)對的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇(見6.1.1);
--6.1.1~6.1.4中需要的過程，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程能夠按策劃得到實(shí)施(見6.1.1);
--組織的危險(xiǎn)源和相關(guān)的職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)，用于確定組織的重要職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)和其他OH&S體系風(fēng)險(xiǎn)、職業(yè)健康安全機(jī)遇和其他OH&S體系機(jī)遇的評價(jià)準(zhǔn)則，以及組織的重要職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)(見6. 1.2.1、6.1.2.2、6. 1.2.3);
--組織適用的法律法規(guī)和其他要求(見6.1.3);
--關(guān)于OH&.S目標(biāo)的信息(見6.2.1);
--滿足OH&S管理體系要求所需的，與運(yùn)行控制過程有關(guān)的信息，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程能按策劃得以實(shí)施(見8.1);
--對6.1.2.1所識別的潛在緊急情況進(jìn)行應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)所需的過程，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程能按策劃得到實(shí)施(見8.2)。
2)組織應(yīng)當(dāng)保留文件化信息作為下述事項(xiàng)的證據(jù)(記錄):
--適當(dāng)時，能力; (見7.2);
--適當(dāng)時，組織的信息交流(見7.4.1);
--適當(dāng)時，監(jiān)視、測量、分析和評價(jià)結(jié)果(見9.1.1);
--法律法規(guī)和其他要求符合性評價(jià)的結(jié)果(見9. 1.2);
--審核方案的實(shí)施，以及審核結(jié)果(見9.2);
--管理評審的結(jié)果(見9. 3);
--所識別的不符合項(xiàng)的性質(zhì)和所采取的后續(xù)措施，以及任何糾正措施的結(jié)果(見10.2)。
文件化信息的其他示例包括:方案和職責(zé)的描述、程序、過程信息、組織結(jié)構(gòu)圖、內(nèi)部和外部標(biāo)準(zhǔn)，以及現(xiàn)場應(yīng)急計(jì)劃等。
【審核要點(diǎn)】
（1）組織OH&S管理體系的文件化信息有哪些?是否滿足標(biāo)準(zhǔn)的要求?哪些是組織確定的確保體系有效性的文件化信息?
（2）組織OH&S文件化的信息是否適宜于組織的特點(diǎn)?是否滿足證明其履行法律法規(guī)和其他要求的類型的需要?是否與其工作人員的能力相適宜?
7.5.2創(chuàng)建和更新
創(chuàng)建和更新文件化信息時，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)?
a)標(biāo)識和說明(例如:標(biāo)題、日期、作者或參考文件編號);
b)形式(例如:語言文字、軟件版本、圖表)和載體(例如:紙質(zhì)的、電子的);
c)評審和批準(zhǔn)，以確保適宜性和充分性。
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