在國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)管總局認(rèn)證監(jiān)管司指導(dǎo)下，中國(guó)認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會(huì)與中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可中心聯(lián)合舉辦了“同心協(xié)力 主動(dòng)作為——認(rèn)證行業(yè)抗擊疫情復(fù)工復(fù)產(chǎn)在行動(dòng)”專題直播活動(dòng)。
第二期直播活動(dòng)“遠(yuǎn)程審核的推進(jìn)、實(shí)踐和挑戰(zhàn)”探討了如何破解遠(yuǎn)程審核中的難題。以下為認(rèn)可中心有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家的解讀，供各位讀者參考。
觀點(diǎn)：疫情期間如何實(shí)施遠(yuǎn)程審核
疫情的發(fā)生，使得現(xiàn)場(chǎng)審核難于實(shí)現(xiàn)。大部分機(jī)構(gòu)選擇以遠(yuǎn)程審核的方式實(shí)施審核，維持認(rèn)證證書的有效性。遠(yuǎn)程審核是一把雙刃劍，用得好，可以更大程度上保持認(rèn)證活動(dòng)的連續(xù)性；用得不好，無疑會(huì)影響認(rèn)證的有效性。遠(yuǎn)程審核的應(yīng)用給廣大認(rèn)證機(jī)構(gòu)既帶來了機(jī)遇，又帶來了挑戰(zhàn)。如何使遠(yuǎn)程審核在最大限度地確保認(rèn)證審核有效性的前提下，降低疫情對(duì)認(rèn)證審核工作的影響，真正為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用，是大家需要不斷總結(jié)和完善的。如何正確應(yīng)用遠(yuǎn)程審核也需要深入研究、合理策劃、規(guī)范實(shí)施、全程監(jiān)控、不斷總結(jié)。目前，大多數(shù)認(rèn)證機(jī)構(gòu)在遠(yuǎn)程審核中所采用的手段僅僅是應(yīng)對(duì)特殊情況下的疫情。如果認(rèn)證機(jī)構(gòu)在疫情結(jié)束后，想常態(tài)化使用遠(yuǎn)程審核技術(shù)，就目前認(rèn)證機(jī)構(gòu)所采用的手段還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)一步地研究和實(shí)踐。只有這樣，才能正確發(fā)揮遠(yuǎn)程審核的作用。
劉曉紅
觀點(diǎn)：疫情期間如何實(shí)施遠(yuǎn)程審核
今年年初以來，新冠肺炎疫情對(duì)認(rèn)證活動(dòng)產(chǎn)生了巨大的影響。如何努力使這種影響降到最低，有序、科學(xué)、合理、規(guī)范組織認(rèn)證審核，是廣大認(rèn)證機(jī)構(gòu)普遍關(guān)心的問題。遠(yuǎn)程審核中需要關(guān)注的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：
一、IAF關(guān)于遠(yuǎn)程審核的要求及指南
IAF關(guān)于遠(yuǎn)程審核的有關(guān)文件。IAF發(fā)布的MD4文件《信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》是IAF關(guān)于遠(yuǎn)程審核的強(qiáng)制性文件，也是遠(yuǎn)程審核依據(jù)的主要文件。此外，在2015年，IAF就發(fā)布了ID12《遠(yuǎn)程評(píng)審原則》，這份資料性文件的適用范圍雖然是認(rèn)可機(jī)構(gòu)的遠(yuǎn)程評(píng)審，但文件中遠(yuǎn)程評(píng)審的原則對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)也有很好的借鑒意義，建議廣大認(rèn)證機(jī)構(gòu)在研究遠(yuǎn)程審核時(shí)適當(dāng)參考。
疫情期間各國(guó)合格評(píng)定機(jī)構(gòu)對(duì)遠(yuǎn)程審核高度關(guān)注。為確保疫情防控期間認(rèn)證機(jī)構(gòu)能夠采取一致和適當(dāng)?shù)拇胧?，確保認(rèn)證有效性，IAF公布了一系列“問與答”（FAQ），涉及疫情期間的一些認(rèn)證和認(rèn)可工作的常見問題及答復(fù)。目前IAF發(fā)布的“問與答”文件涉及22個(gè)條目，其中很多都提到了遠(yuǎn)程審核，說明遠(yuǎn)程審核在疫情期間的重要性和機(jī)構(gòu)的關(guān)注程度。CNAS全程參與了“問與答”的研究，并在CNAS官網(wǎng)上提供了英文鏈接和中文參考譯文（問題答復(fù)以英文為準(zhǔn)），供認(rèn)證機(jī)構(gòu)在疫情期間開展認(rèn)證審核活動(dòng)時(shí)參考使用。這些常見問題源自疫情期間IAF成員認(rèn)可機(jī)構(gòu)（AB）及其認(rèn)可的合格評(píng)定機(jī)構(gòu)（CBs）向IAF問詢頻率較高的一些問題。這份“問與答”文件形成了一個(gè)共同的理解和指南，使認(rèn)可機(jī)構(gòu)及其認(rèn)可的合格評(píng)定機(jī)構(gòu)能夠協(xié)調(diào)一致地管理疫情特定情況下的合格評(píng)定活動(dòng)。隨著疫情的發(fā)展，“問與答”會(huì)繼續(xù)更新和增加，請(qǐng)廣大認(rèn)證機(jī)構(gòu)予以關(guān)注。
CNAS將以“問與答”文件為認(rèn)可工作指南。近期，有的認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)來一些與“問與答”文件相關(guān)的問詢。比如“問與答”15，它回答了OHSAS 18001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的問題，即OHSAS 18001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換可以使用遠(yuǎn)程審核技術(shù)來完成，但要遵循“問與答”5中已經(jīng)闡明的內(nèi)容。同時(shí)OHSAS 18001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換到ISO 45001:2018的過渡期再延長(zhǎng)六個(gè)月。針對(duì)IAF的上述答復(fù)，機(jī)構(gòu)詢問CNAS是否能按上述說明執(zhí)行，CNAS后續(xù)是否會(huì)發(fā)文通知？目前，凡是“問與答”中IAF已回答的內(nèi)容，CNAS將按此執(zhí)行。由于疫情期間涉及問題較多，IAF發(fā)布的“問與答”也在不斷完善中，還會(huì)陸續(xù)發(fā)布新的“問與答”，因此，CNAS不再針對(duì)疫情期間“問與答”的內(nèi)容單獨(dú)發(fā)布有關(guān)文件。請(qǐng)大家隨時(shí)關(guān)注IAF官網(wǎng)和CNAS官網(wǎng)。
在這里也提醒大家要注意，“問與答”里面有很多答復(fù)都有這樣的表述：對(duì)于特定的認(rèn)證制度，這種情況可能會(huì)有所不同。比如“問與答”5，對(duì)于疫情期間“是否有可能以遠(yuǎn)程方式實(shí)施一次完整的認(rèn)證審核”的問題，IAF答復(fù)是“理論上有可能以遠(yuǎn)程審核的方式實(shí)施一次完整的認(rèn)證審核。然而，對(duì)于特定的認(rèn)證制度，這種情況可能會(huì)有所不同”。也就是說，如果某個(gè)認(rèn)證制度對(duì)遠(yuǎn)程審核做出了具體限制，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)要滿足該制度的要求。
二、疫情期間實(shí)施遠(yuǎn)程審核需要關(guān)注的幾個(gè)方面
對(duì)于大部分認(rèn)證機(jī)構(gòu)來講，遠(yuǎn)程審核應(yīng)該是一種新的嘗試，認(rèn)證機(jī)構(gòu)會(huì)面臨很多問題和挑戰(zhàn)。以下幾個(gè)方面需要重點(diǎn)關(guān)注。
（一）遠(yuǎn)程審核的策劃與實(shí)施
一是要考慮IAF對(duì)遠(yuǎn)程審核的有關(guān)要求。
遠(yuǎn)程審核的策劃與實(shí)施首先要滿足IAF發(fā)布的MD4、MD5等有關(guān)文件的要求。在IAF公布的“問與答”5中強(qiáng)調(diào)：“如果對(duì)于特定的認(rèn)證制度，所有的要求都可以被遠(yuǎn)程評(píng)價(jià)，包括對(duì)活動(dòng)的觀察。那么，在理論上是可以以遠(yuǎn)程方式實(shí)施一次完整的認(rèn)證審核”，也就是說理論上可以用遠(yuǎn)程方式實(shí)施一次完整的認(rèn)證審核，但前提是認(rèn)證機(jī)構(gòu)要確保所有的要求都可以被遠(yuǎn)程評(píng)價(jià)，所有現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)該觀察的活動(dòng)都可以觀察到。因此，策劃的時(shí)候要充分考慮，這個(gè)條件是否能夠滿足？否則，應(yīng)實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核，或現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)合部分遠(yuǎn)程審核。
IAF新發(fā)布的 MD5文件將于今年5月7日實(shí)施，CNAS等同采用的CNAS-CC105文件也已發(fā)布，在CNAS官網(wǎng)能查到。MD5文件中4.5條款規(guī)定，認(rèn)證審核中可以包括使用遠(yuǎn)程審核的技術(shù)，但對(duì)OHSMS，應(yīng)用遠(yuǎn)程審核的活動(dòng)應(yīng)僅限于對(duì)文件/記錄的評(píng)審、對(duì)員工及工作人員訪談。但對(duì)過程控制及OHS風(fēng)險(xiǎn)控制不能采取遠(yuǎn)程審核技術(shù)。針對(duì)此次疫情，IAF發(fā)布的“問與答”14闡明了這種限制不適用，直到疫情緊急事件結(jié)束。也就是說，疫情期間，對(duì)于OHSMS，過程控制及OHS風(fēng)險(xiǎn)控制是可以采取遠(yuǎn)程審核技術(shù)。這是在疫情特殊情況下可以采取的措施。正常情況下之所以有這種限制，是因?yàn)椴捎眠h(yuǎn)程審核技術(shù)存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，因此，在疫情期間，認(rèn)證機(jī)構(gòu)采用遠(yuǎn)程審核代替現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，宜針對(duì)不同的客戶，在策劃實(shí)施遠(yuǎn)程審核時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，做好充分的準(zhǔn)備，確保審核效果，降低認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)。
二是要考慮不同組織、不同審核類型的特點(diǎn)。
對(duì)于監(jiān)督和再認(rèn)證的組織，因認(rèn)證機(jī)構(gòu)前期對(duì)其有一定的了解，可以結(jié)合組織產(chǎn)品特點(diǎn)、周期內(nèi)審核的結(jié)果，疫情期間組織所受影響的情況，前期現(xiàn)場(chǎng)審核資料、實(shí)施遠(yuǎn)程審核所必備的資源等進(jìn)行充分策劃，確定遠(yuǎn)程審核能否覆蓋審核范圍中的活動(dòng)，根據(jù)遠(yuǎn)程審核中所獲取的充分審核證據(jù)，做出恰當(dāng)?shù)膶徍私Y(jié)論。
對(duì)于初次認(rèn)證的組織，認(rèn)證機(jī)構(gòu)更應(yīng)給予特別關(guān)注。因認(rèn)證機(jī)構(gòu)前期對(duì)組織缺乏全面的了解和評(píng)價(jià)，如果遠(yuǎn)程審核中組織提供的現(xiàn)場(chǎng)情況不清晰、生產(chǎn)/加工過程不夠充分、完整，而審核員也未能發(fā)現(xiàn)上述情況，或未要求組織進(jìn)一步提供證據(jù)以進(jìn)行觀察。那么這就會(huì)造成，本應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)審核能夠發(fā)現(xiàn)的問題，而在遠(yuǎn)程審核中難于發(fā)現(xiàn)。這就需要認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)審核過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，以避免這種情況的發(fā)生。
（二）遠(yuǎn)程審核的監(jiān)視
對(duì)于遠(yuǎn)程審核的監(jiān)視，認(rèn)證機(jī)構(gòu)需要考慮監(jiān)視的內(nèi)容、方法和頻次。這包括對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)程審核總體工作方案，實(shí)施不同階段以及后續(xù)認(rèn)證活動(dòng)的監(jiān)視。其中重點(diǎn)是對(duì)審核員的監(jiān)視。
審核員是實(shí)施遠(yuǎn)程審核的關(guān)鍵人員。ISO/IEC17021-1的7.2.9條款規(guī)定，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)確保所有參與審核和其他認(rèn)證活動(dòng)的人員均有令人滿意的表現(xiàn)。認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)有形成文件的過程，以根據(jù)這些人員使用頻率及其活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)水平來監(jiān)視他們的能力和表現(xiàn)。IAF發(fā)布的 MD4文件也要求，在遠(yuǎn)程審核中應(yīng)用信息和通信技術(shù)（ICT）時(shí)，審核員及其他涉及到的人員（例如：無人機(jī)操作員、技術(shù)專家）應(yīng)具備能力和智慧以便理解利用所采用的信息和通信技術(shù)取得期望獲得的審核結(jié)果。審核員同樣應(yīng)意識(shí)到應(yīng)用信息與通信技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，以及應(yīng)用這些技術(shù)對(duì)信息收集有效性和客觀性的影響。
遠(yuǎn)程審核實(shí)施前，為確保審核人員具備上述能力，認(rèn)證機(jī)構(gòu)通常會(huì)組織相關(guān)的培訓(xùn)、考核。經(jīng)過培訓(xùn)合格的審核人員在實(shí)施審核的過程中，能否正確應(yīng)用審核技術(shù)并表現(xiàn)出良好的個(gè)人素質(zhì)，能否嚴(yán)格控制審核過程，這應(yīng)當(dāng)是認(rèn)證機(jī)構(gòu)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。
事實(shí)上，由于不能到現(xiàn)場(chǎng)，不能當(dāng)面交流，遠(yuǎn)程審核會(huì)在一定程度上增加對(duì)現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)進(jìn)行完整觀察的難度，增加與受審核方溝通的工作量。要避免審核員將遠(yuǎn)程審核流于形式，走過場(chǎng)，在無法用符合MD4文件規(guī)定的信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用的方式替代現(xiàn)場(chǎng)審核，以及未獲取充分審核證據(jù)的情況下，就輕易得出審核結(jié)論。因此，認(rèn)證機(jī)構(gòu)宜對(duì)審核員在遠(yuǎn)程審核實(shí)施中的表現(xiàn)進(jìn)行充分的觀察，以確保審核員具有實(shí)施遠(yuǎn)程審核的能力，確保信息收集的有效性和客觀性，以成功地完成遠(yuǎn)程審核工作并如實(shí)進(jìn)行記錄和報(bào)告。
所以，對(duì)遠(yuǎn)程審核的監(jiān)視，各認(rèn)證機(jī)構(gòu)可以根據(jù)遠(yuǎn)程審核應(yīng)用的成熟度來考慮具體監(jiān)視的內(nèi)容、方法和頻次。
（三）遠(yuǎn)程審核的分析與評(píng)價(jià)
雖然理論上可以用遠(yuǎn)程方式實(shí)施一次完整的認(rèn)證審核。但認(rèn)證機(jī)構(gòu)通過遠(yuǎn)程審核，是否實(shí)現(xiàn)了對(duì)所有要求的評(píng)價(jià)，現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)是否可以完整地觀察到，是否獲取了足夠的證據(jù)，以達(dá)到審核目的，這些不但要在策劃時(shí)考慮，還宜在遠(yuǎn)程審核實(shí)施后對(duì)審核的效果進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)時(shí)考慮。
具體實(shí)施時(shí)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)可以對(duì)照遠(yuǎn)程審核的文件要求，如MD4、MD5等文件、認(rèn)證機(jī)構(gòu)的遠(yuǎn)程審核方案及規(guī)定，對(duì)遠(yuǎn)程審核策劃實(shí)施的有效性、技術(shù)應(yīng)用的成熟度、替代現(xiàn)場(chǎng)審核的能力、與現(xiàn)場(chǎng)審核相比較發(fā)現(xiàn)問題的能力、實(shí)現(xiàn)審核目標(biāo)的能力等方面，就機(jī)構(gòu)自身情況和人員能力、組織狀況等方面開展分析和評(píng)價(jià)工作?；谠u(píng)價(jià)的結(jié)果，做出正確的判斷并對(duì)遠(yuǎn)程審核的實(shí)施進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。包括必要的后期現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的策劃與實(shí)施。
總之，遠(yuǎn)程審核的應(yīng)用給廣大認(rèn)證機(jī)構(gòu)既帶來了機(jī)遇，又帶來了挑戰(zhàn)。如何使遠(yuǎn)程審核在最大限度地確保認(rèn)證審核有效性的前提下，降低疫情對(duì)認(rèn)證審核工作的影響，真正為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用，需要不斷總結(jié)和完善。
在此疫情期間，希望廣大獲得認(rèn)可的認(rèn)證機(jī)構(gòu)在開展認(rèn)證審核的過程中，在滿足IAF要求和CNAS認(rèn)可規(guī)范的前提下，能夠始終保持風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，合理、適度、科學(xué)、規(guī)范地實(shí)施遠(yuǎn)程審核活動(dòng)。
目前，大多數(shù)認(rèn)證機(jī)構(gòu)在遠(yuǎn)程審核中所采用的手段僅僅是應(yīng)對(duì)特殊情況下的疫情。如果認(rèn)證機(jī)構(gòu)在疫情結(jié)束后，想常態(tài)化使用遠(yuǎn)程審核技術(shù)，就目前認(rèn)證機(jī)構(gòu)所采用的手段還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)一步地研究和實(shí)踐。
來源：中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)
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