物流公司ISO9001認證體系合同評審控制程序
物流公司ISO9001認證體系合同評審控制程序
1、目的
為確保合同履行的順利性，保證滿足顧客及合同中所規(guī)定的各種要求，在正式合同簽訂之前，對每份標書、合同進行評審。
2、范圍
本程序適用于顧客要求的識別、本公司承運的合同、口頭訂單、協(xié)議的評審及與顧客的溝通。
3、職責
3.1 管理層負責合同評審工作。
3.2 業(yè)務部負責識別顧客的要求與期望，組織貨運合同的評審、合同簽訂、合同修訂、合同管理工作。
3.3 顧客的要求與期望調(diào)查，對合同進行評審，并負責對顧客信息的收集并與他們進行溝通；
3.4 各部門相關人員合同評審。
4、程序
4.1 顧客需要的識別
業(yè)務部負責識別顧客對服務的需求與期望，根據(jù)顧客規(guī)定的訂貨要求，組織合同評審；根據(jù)顧客的要求，組織合同評審。
4.1.1 顧客明示的服務要求，包括服務質(zhì)量要求、交付、支持服務（如運輸、保管、送貨上門等）和價格方面的要求；
4.1.2 顧客沒有明確要求，但預期或規(guī)定的用途所要求。
4.1.3 顧客沒有規(guī)定，但國家強制性標準及法律規(guī)定的要求。
4.1.4 本公司的附加要求。
4.2 對產(chǎn)品要求的評審
在接受合同或定單之前業(yè)務部獨自或組織相關部門對產(chǎn)品要求進行確認。
4.3 合同評審內(nèi)容
4.3.1 每份標書、口頭訂單、協(xié)議、合同都應按《合同評審/匯簽單》中所要求的內(nèi)容進行評審。
4.3.2 評審時按合同條款要求進行，內(nèi)容包括性能、價格、安全性、付款方式、運輸、服務等，是否合理可行。
4.3.3 合同中是否已明確并被合同雙方所理解的條款，并能夠正確實施。
4.3.4 本公司是否具備履行合同要求的能力。
4.3.5 合同要求與產(chǎn)品不符時，是否已協(xié)調(diào)，并能得到圓滿解決。
4.3.6 合同條款是否有特殊要求。
4.3.7 合同是否符合《中華人民共和國合同法》有關規(guī)定。
4.2 合同評審類型（A類、B類、C類）
A類合同：一般需（用戶）無特殊要求，大客戶、大批存量的合同，采用匯簽方式。
B類合同：根據(jù)合同的內(nèi)容進行綜合性評價，對合同金額、標的額超過50萬元對長途配貨需綜合協(xié)調(diào)及用戶對產(chǎn)品有特殊要求的合同、標書。
C類合同：顧客委托、經(jīng)過雙方確認的口頭定單，如市內(nèi)配貨。
4.3 評審方式
4.3.1 A類合同匯簽
a.A類合同匯簽可按《合同評審/匯簽單》中要求各部門主管領導匯簽?！?/DIV>
b.合同匯簽結果，由業(yè)務部負責填寫，并歸檔保存。
4.3.2 B類合同評審（以會議形式）
a. B類合同評審由經(jīng)理主持，由業(yè)務部、財務部、操作部、合同專管員一同參加評審。
b.按合同簽訂內(nèi)容嚴格審查，對有特殊要求、風險大、文字表述不清的內(nèi)容作重點評審。
c.評審結果由總經(jīng)理做出結論，所有參加評審人員在《合同評審/匯簽單》上簽字。
d.按合同評審做出結論，由授權委托人對合同初稿進行修改，修改后再進行評審簽訂正式合同。
e.未進行匯簽、評審的合同，不準蓋章生效（或簽訂正式合同文本）。
4.3.3 C類合同評審
C類合同評審由業(yè)務部部長或授權委托人進行評審，在顧客提供的圖紙或要求上簽字同意，既完成合同評審。
4.4 正式合同簽訂后，由財務部存檔。
4.5 合同的修訂
4.5.1 合同簽訂后，由于顧客或本公司特殊原因難以按原合同內(nèi)容完成時應由業(yè)務部積極與對方溝通情況，變更合同內(nèi)容，形成書面協(xié)議，通知有關部門對修訂內(nèi)容進行評審。
4.5.2 修改合同的有關信息，由業(yè)務部以《合同修訂信息傳遞記錄表》形式傳遞到有關部門。
4.6 合同的管理
業(yè)務部建立《合同臺帳》。未經(jīng)總經(jīng)理批準，不得轉(zhuǎn)借合同，或透露其中的秘密。
4.7 保存合同評審記錄
業(yè)務部建立《合同臺帳》，保存《合同評審/匯簽單》、《合同修訂信息傳遞記錄表》。
4.8 與顧客的溝通
4.8.1 在受現(xiàn)－倉儲－運輸過程中，業(yè)務部負責回答顧客的咨詢。
4.8.2 業(yè)務部根據(jù)需要將合同的執(zhí)行情況隨合同進展業(yè)務部反饋給顧客，回答顧客
詢問，要與顧客協(xié)調(diào)一致。
4.8.3 貨物交付后，業(yè)務部要搜集顧客的反饋信息，妥善處理顧客投訴，以取得顧客持續(xù)滿意。
5 相關文件
5.1 《中華人民共和國合同法》
6 記錄
6.1 合同評審單 YF-QP-007－01
6.2 合同臺帳 YF-QP-007－02
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