SA8000標準的理解參考（三）
公司代表
一、標準要求
•公司應(yīng)指定一名高層管理代表，無論其其他職責，來確保公司達到本標準要求。
•公司應(yīng)協(xié)助非管理類人員選出自己代表以就本標準相關(guān)事項增進與高層管理階層的溝通。
二、理解要點
標準要求公司一名高級經(jīng)理擔任管理者代表，由他負責建立、實施和維持SA8000社會責任管理體系，確保公司運行符合SA8000標準要求。對于大型公司，如跨國公司、跨地區(qū)公司和集團公司，可以任命多個管理者代表，組成一個委員會。對于中小企業(yè)，有一個管理者代表就夠了。管理者代表可以是專職的，也可以是兼職的。最高管理者應(yīng)該提供足夠的人力、物力和財力資源，確保社會責任管理體系的有效實施。
在公司社會責任管理體系建立和實施過程中，管理者代表的作用是明確的，負責公司社會責任事務(wù)，并對最高管理者負責。在本標準中，社會責任管理者代表的責任就是建立、實施和維持社會責任管理體系，確保公司達到本標準的要求。
與ISO 9000質(zhì)量管理體系和ISO 14000環(huán)境管理體系不同，但與OHSAS 18000職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系類似，SA8000標準要求要求公司協(xié)助非管理層員工選出代表，即工人代表，由他們代表工人就有關(guān)社會責任的議題與公司管理層進行溝通。
如果公司有工會或其他類似的工人組織，可以由該組織推舉合適的人選，作為工人和公司管理層之間溝通的橋梁。公司應(yīng)提供適當?shù)闹С?，方便工人代表定期?lián)絡(luò)和會見工人，收集工人的意見和建議，同時將公司的決定、計劃和方案傳達給公司經(jīng)理，同時代表工人與高層經(jīng)理平等協(xié)商。
計劃與實施
一、標準要求
•公司應(yīng)確保公司上下都通曉、執(zhí)行本標準規(guī)定，包括但不限于下列方法：
a）明確界定職能、責任和職權(quán)；
b）聘用起始對新近和/或臨時員工進行培訓；
c）對現(xiàn)有員工定期進行培訓和宣傳；
d）持續(xù)監(jiān)督有關(guān)活動和成效來檢驗所實施體系是否符合公司政策及本標準要求。
• 公司應(yīng)協(xié)助非管理類人員選出自己代表以就本標準相關(guān)事項增進與高層管理階層的溝通。
二、理解要點
管理體系的成功實施，需要公司全體有關(guān)的參與和支持，不能認為只有社會責任職能部門，如人事部，才負有這方面的責任，公司所有部門都不能置身事外，這與ISO 9000質(zhì)量管理體系有較大的差異，SA8000社會責任管理體系必須覆蓋每一個部門每一名員工，因為任何人的任何一項活動都可能影響到公司社會責任表現(xiàn)。
社會責任管理體系是結(jié)構(gòu)化的體系，除了管理者代表，各級管理層及職能部門也要承擔相應(yīng)的職責。公司目標和管理方案是分級的，需要逐步細化，最后落實到人。組織架構(gòu)和職責也應(yīng)與公司的管理機構(gòu)相適應(yīng)，并配備必需的人力、物力和財力支持。
公司組織架構(gòu)和職責劃分是社會責任管理體系運行的關(guān)鍵問題。社會責任管理體系的建立不可能改變原有的公司管理模式，社會責任管理機構(gòu)的設(shè)立是在原有的管理基礎(chǔ)上補充完成的，這就要求明確職責，規(guī)定權(quán)限，為社會責任管理體系的運行打好基礎(chǔ)。
社會責任管理體系需要每一名員工的參與，公司政策和程序要傳達到全體員工，培訓和溝通有助于全體員工意識的提高。公司應(yīng)在招聘新工人包括臨時工時為他們安排適當?shù)呐嘤?，對在職工也要安排定期的培訓和推廣。
標準要求公司持續(xù)監(jiān)督有關(guān)部門的活動和結(jié)果，確保體系的有效運作，達到公司政策和標準，這就需要公司建立運行監(jiān)督檢測機制和內(nèi)部審核制度。例如，公司應(yīng)該采取適當?shù)姆椒?，檢查公司政策和程序是否有效運行，社會責任表現(xiàn)是否違反標準和法規(guī)要求，如是否誤招童工，工人加班時間是否違反法規(guī)，是否拖欠工資，機器設(shè)備是否安全，工作場所空氣質(zhì)量是否合格，是否為工人提供適當?shù)膫€人防護用品，等等。內(nèi)部審核的目的是評價體系的符合性和有效性，促進體系的改進，審核依據(jù)是SA8000標準和公司管理體系文件和記錄，審核方法包括：文件記錄的審查、現(xiàn)場觀察和與個人面談。內(nèi)部審核應(yīng)有計劃系統(tǒng)地進行，每年應(yīng)制訂年度審核計劃。內(nèi)部審核計劃可以集中一段時間進行，也可以逐個要素或逐個部門進行。一般體系建立和運行初期審核次數(shù)應(yīng)多一些，當體系結(jié)構(gòu)有重大變化，公司運作發(fā)生重大變化，或者發(fā)生嚴重事故時，要及時審核。
內(nèi)部審核的效果，很大程度上取決于審核員的技能和知識，因此，內(nèi)部審核員應(yīng)當經(jīng)過適當?shù)呐嘤枴?nèi)部審核員應(yīng)與審核對象沒有直接責任關(guān)系。審核前要做好準備，包括組成審核小組，制訂檢查表，通知審核對象。內(nèi)部審核要記錄審核結(jié)果，提出審核報告，不符合項及糾正措施建議，送交被審核部門負責人。有關(guān)的責任單位和人員應(yīng)對不符合項及時采取糾正措施，內(nèi)部審核員還要跟蹤檢查，確定不符合項得到糾正。內(nèi)部審核一般采取抽樣調(diào)查的方法，抽樣既要確保一定的數(shù)量，也要確保一定的代表性。
內(nèi)部審核是公司的自我檢查過程，目的是對公司的社會責任管理體系運行情況進行評價，了解計劃和程序是否得到正確的實施、程序文件是否符合標準要求。內(nèi)部審核結(jié)果應(yīng)上報各層次的管理者，以此來促進公司社會責任管理體系的完善和提高，這是社會責任管理體系的監(jiān)督環(huán)節(jié)中不可缺少的，也是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題和改進體系的重要手段。公司完成內(nèi)部審核后才可以進行管理評審，在適當?shù)臅r候申請外部認證審核。
對供應(yīng)商/分包商和分供商的監(jiān)控
一、標準要求
•公司應(yīng)該建立和維持適當?shù)某绦?在評估和挑選供貨商/分包商若情況允許下級供貨商時應(yīng)考慮其滿足本標準要求的能力。
•公司應(yīng)該保留適當?shù)募o錄記載供貨商/分包商若情況允許下級供貨商對社會責任的承諾,包括但不限于下列書面的承諾：
a）符合本標準的所有規(guī)定(包括本條規(guī)定)；
b）在公司的要求之下參與公司的監(jiān)督活動；
c）及時補救違反本標準規(guī)定的任何不符合事項；
d）及時完整的向公司通報所有與之有商業(yè)關(guān)系的其它供貨商和分包商及下級供貨商
• 公司應(yīng)該維持合理的證據(jù),證明供貨商和分包商能夠達到本標準中和各項規(guī)定。
• 除上述規(guī)定外如果公司接收處理或經(jīng)營任何出自居家工人的供貨商和分包商及下級供貨商的產(chǎn)品和/或服務(wù)公司應(yīng)采取特別措施保證這些居家工人享有以本標準規(guī)定向直接雇員提供的相似程度的保護這些特別措施包括但不限于：
a）訂立具法律效力的書面購買合同載明最低要求應(yīng)與本標準相符；
b）確保居家工人及所有與該書面購買合同有關(guān)人員理解并能貫徹合同要求；
c）在公司內(nèi)保留詳細記載有關(guān)居家工人身份所提供的產(chǎn)品/服務(wù)以及工作時數(shù)的全面資料；
d）頻繁進行事先通知或未通知的審查活動以確保該書面購買合同得以貫徹實施。
二、理解要點
盡管標準沒有要求對公司的供應(yīng)商/分包商或分供商進行審核，標準仍然要求公司對其供應(yīng)商和分包商采取必要的行動，最終將SA8000標準要求通過供應(yīng)鏈推廣到所有成員，從而更大程度地改善一個行業(yè)、一個地區(qū)，乃至全球的社會責任表現(xiàn)。
標準要求公司建立和維持適當?shù)某绦?，根?jù)供應(yīng)商/分包商或分供商的社會責任表現(xiàn)，監(jiān)督供應(yīng)商/分包商，選擇表現(xiàn)良好的，淘汰表現(xiàn)不好的，從而鼓勵所有供應(yīng)商/分包商或分供商采取措施改善其社會責任表現(xiàn)。
公司可以定期和不定期地訪問供應(yīng)商/分包商，檢查供應(yīng)商/分包商的社會責任表現(xiàn)，監(jiān)督供應(yīng)商/分包商的行動，發(fā)現(xiàn)不符合項時及時采取補救措施和糾正措施。公司還應(yīng)了解供應(yīng)商與其供應(yīng)商/分包商的商業(yè)關(guān)系，防止供應(yīng)商或分包商嚴重違反SA8000標準，如使用童工、監(jiān)獄勞動和其他強迫勞動等。公司應(yīng)保存供應(yīng)商/分包商簽署的社會責任承諾，以及公司監(jiān)督供應(yīng)商/分包商的活動證據(jù)。
對供應(yīng)商/分包商和分供商的社會責任表現(xiàn)進行監(jiān)督和控制，對公司來說是有一定困難的。由于買賣雙方的利益沖突，供應(yīng)商/分包商往往不愿將有關(guān)競爭性的因素，如原料來源、勞動成本、生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)流程、生產(chǎn)設(shè)備等資料提供給買方，特別是一些非重要的客戶。
對于使用家庭工人作為供應(yīng)商或分包商的公司，2001版標準提出了明確的規(guī)定，要求公司采取特別的措施，提供綜合和有效的證據(jù)，確保家庭工人符合SA8000標準的要求。
處理疑慮和采取糾正行動
一、標準要求
•當員工和其它利益團體質(zhì)疑公司是否符合或不符合公司政策或本標準規(guī)定的事項時，公司應(yīng)該調(diào)查處理并做出反應(yīng)；員工如果提供關(guān)于公司是否遵守本標準的資料，公司不可對其采取懲罰解雇或歧視的行為。
•如果發(fā)現(xiàn)任何違反公司政策和/或本標準規(guī)定事項，公司應(yīng)該根據(jù)其性質(zhì)和嚴重性，調(diào)配相應(yīng)的資源予以適當?shù)难a救和糾正行動。
二、理解要點
關(guān)注公司社會責任表現(xiàn)的利益相關(guān)者有很多，其中主要包括公司雇員、工會組織、消費者組織、股東組織、婦女組織、兒童保護組織、社區(qū)組織、勞工團體和宗教團體等等。
標準要求公司將其社會責任承諾及表現(xiàn)向外界公開，特別是利益相關(guān)者，對利益相關(guān)者提出的建議、意見、要求和投訴，應(yīng)作出積極的反應(yīng)，如調(diào)查事件的原因，并作出回答。公司不得因員工向外界提供資料而采取懲罰、解雇或歧視等行為。
很多公司在工廠設(shè)立一個意見箱來收集工人的意見和建議。有些公司設(shè)立一個專線電話，定期開通以聽取工人的意見。一種有效的辦法是公司執(zhí)行“開門政策”，工人可以隨時向公司經(jīng)理提出他們的問題。另外，工人代表和工會也可以起到有效的作用。
對于經(jīng)查實的不符合項，公司應(yīng)及時采取補救和糾正行動，并提供適當?shù)娜肆?、物力或財力資源。
對外溝通
一、標準要求
•公司應(yīng)該建立和維持適當?shù)某绦颍凸驹趫?zhí)行本標準各項要求上的表現(xiàn)，向所有利益團體定期提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，所提供的資料應(yīng)該包括但不限于管理審核和監(jiān)督活動的結(jié)果。
二、理解要點
公司應(yīng)該建立與利益相關(guān)者的聯(lián)系，如當?shù)毓?、商會、兒童保護組織、青年組織和勞工組織，向他們通報公司對外溝通的政策和程序，定期或不定期地向他們通報公司實施SA8000標準的成績和問題。公司可以訪問利益相關(guān)者或者邀請他們訪問公司，安排他們與公司管理層和工人代表座談，征詢他們的意見。公司有必要制訂對外溝通的計劃并保存對外溝通的記錄。
核實渠道
一、標準要求
•如果合同有此要求，公司應(yīng)該給有關(guān)方面提供合理的信息和取得信息的渠道，以供其核實公司是否符合本標準規(guī)定；如果合同中有進一步的要求，公司應(yīng)該透過采購合同的條文,要求供貨商和分包商提供相似的信息和取得信息的渠道。
二、理解要點
與公司簽署社會責任合約的利益相關(guān)者可能很多，一般包括公司客戶、行業(yè)協(xié)會、當?shù)毓數(shù)厣鐓^(qū)組織和當?shù)卣?。零售商、品牌公司及其采購代理商是供?yīng)商和合約工廠的最重要的利益相關(guān)者之一。作為買家，他們可能要求公司簽署承諾聲明，承諾遵守社會責任守則，同意接受買家代表或者他們指定的審核機構(gòu)對公司進行社會責任審核，公司則應(yīng)當提供合理的資料和核實渠道。
有些合約可能要求公司采取措施，對其供應(yīng)商和分包商的社會責任表現(xiàn)加以監(jiān)督和控制，公司則應(yīng)在其與供應(yīng)商的采購合同中增加適當?shù)臈l款，要求供應(yīng)商執(zhí)行。依次類推，供應(yīng)商也應(yīng)對其分包商進行監(jiān)督和控制。
記錄
一、標準要求
•公司應(yīng)該保留適當?shù)挠涗泚碜C明公司符合本標準中的各項規(guī)定。
二、理解要點
標準沒有具體要求公司應(yīng)該建立并保持哪些記錄才是“足夠”，公司可以根據(jù)實際情況，本著“少而精”的原則，合理規(guī)劃公司所要記錄的種類、形式和內(nèi)容。一般來講，公司應(yīng)當保持的記錄包括：
（1）公司政策文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司組織架構(gòu)圖、勞動年審記錄、公司守則、獎罰制度、勞動紀律、招工程序、工作時間安排、工資等級、工資計算方法、社會責任手冊及程序文件。
（2）人事檔案，如招工登記表、身份證副本、年齡證明副本、入職日期、勞動合同和員工表現(xiàn)記錄。
（3）工作時間記錄，如考勤表、工時記錄卡、請假記錄、加班記錄和生產(chǎn)記錄。
（4）工資福利記錄，如工作成績（產(chǎn)量）記錄、工資表、工資計算記錄、加班工資、津貼和獎金記錄、扣款記錄、社會保險資料和員工福利記錄。
（5）安全衛(wèi)生記錄，如機器設(shè)備檢查記錄、滅火器檢查記錄、事故記錄、安全計劃、應(yīng)急反應(yīng)方案、空氣測試報告、設(shè)備合格證書、疏散演習記錄、安全培訓記錄和糾正行動記錄。
（6）供應(yīng)商檔案，如供應(yīng)商基本情況、供應(yīng)商承諾書、供應(yīng)商監(jiān)督檢查報告和記錄、供應(yīng)商糾正行動報告、供應(yīng)商管理制度及供應(yīng)商評估報告。
（7）對內(nèi)外溝通記錄，如對外溝通計劃和報告，內(nèi)部溝通計劃和記錄，投訴和申訴記錄及處理結(jié)果。
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