如何理ISO9001認(rèn)證體系方針及規(guī)則要求
前文已介紹過ISO9001認(rèn)證體系最高管理者兩項工作，本文接著介紹另兩項工作，即制訂ISO9001認(rèn)證體系方針并確定職責(zé)，詳細(xì)如下：
1.ISO9001認(rèn)證體系方針與溝通
1.1 本條旨在確保制定符合組織戰(zhàn)略方向的質(zhì)量方針,包括組織全面理解質(zhì)量對其自身和顧客的意義。
質(zhì)量方針是由組織最高管理者正式發(fā)布的組織在質(zhì)量方面的宗旨和方向。針對ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)2015.5.2.1的a)至d),所制定的質(zhì)量方針應(yīng):
a) 與組織相適應(yīng),并為其戰(zhàn)略方向提供支持;
b) 為建立目標(biāo)提供框架(即質(zhì)量方針中聲稱的有關(guān)內(nèi)容應(yīng)是可測量的);
c) 承諾組織將滿足適用的要求,如顧客要求或法律法規(guī)要求;
d) 承諾持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系。
為了制定質(zhì)量方針,可考慮諸如以下輸入:
———清晰地理解組織環(huán)境,包括管理體系的當(dāng)前績效,以及有關(guān)相關(guān)方的需求和期望;
———組織基于其使命、愿景、指導(dǎo)原則和核心價值觀而形成的戰(zhàn)略方向;
———為使組織獲得成功,未來需要開展的改進(jìn)的程度和類型;
———所期望的顧客滿意程度;
———達(dá)到預(yù)期結(jié)果所需的資源;
———有關(guān)相關(guān)方潛在的貢獻(xiàn)。
1.2 溝通ISO9001認(rèn)證體系質(zhì)量方針
本條旨在確保質(zhì)量方針在組織人員中得到溝通、理解和應(yīng)用,以使其能夠為質(zhì)量管理體系的有效性做出貢獻(xiàn),并確保有關(guān)相關(guān)方可以獲取質(zhì)量方針。
組織應(yīng)確保質(zhì)量方針易于獲取,并保持成文信息。為使質(zhì)量方針持續(xù)有效,組織應(yīng)定期進(jìn)行評審,以便確定質(zhì)量方針是否仍與組織的宗旨相適應(yīng)。例如,可將這種評審作為管理評審過程的一部分(見ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn),9.3)。
組織需要確保質(zhì)量方針在整個組織內(nèi)都能得到清晰的理解,這可通過考慮組織內(nèi)不同層次人員的意識(見ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn),7.3)和溝通的要求(見ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn),7.4)來實現(xiàn)。質(zhì)量方針可通過不同的方法進(jìn)行溝通,如公告欄、屏保程序、組織的網(wǎng)站或例行會議等。
組織應(yīng)在適宜時讓有關(guān)相關(guān)方(如外部供方、合作伙伴、顧客和監(jiān)管機(jī)構(gòu)等)能夠獲取其質(zhì)量方針。
組織可根據(jù)相關(guān)方的要求提供質(zhì)量方針,或在網(wǎng)站上發(fā)布質(zhì)量方針。
2.ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)5.3 組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限
本條旨在幫助最高管理者分配質(zhì)量管理體系的相關(guān)崗位,以確保體系的有效性并實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果。
最高管理者需要確立各崗位的具體職責(zé)和權(quán)限,并通過有效的溝通活動,確保組織人員理解和知曉各自的任務(wù)。
相關(guān)職責(zé)和權(quán)限可分配給一人或多人。這些人員在被分配的領(lǐng)域和/或過程應(yīng)能夠做出決策和有效變更。必需強(qiáng)調(diào),盡管權(quán)限可以分配,但最高管理者仍應(yīng)對質(zhì)量管理體系承擔(dān)總體責(zé)任。針對ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn),5.3的a)至e),職責(zé)和權(quán)限的分配應(yīng)基于以下目的:
a) 確保組織的質(zhì)量管理體系符合ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)對特定崗位(如內(nèi)審員)或?qū)芾碓u審的要求;
b) 確保過程能提供期望的輸出;該活動可分配給多個承擔(dān)不同職責(zé)的人員,如監(jiān)視質(zhì)量目標(biāo)、確定過程是否能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期結(jié)果或開展內(nèi)部審核等;
c) 報告質(zhì)量管理體系的績效;這種報告通常作為管理評審過程的一部分來實施(見ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)),可指派一人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)報告事宜,其他人員負(fù)責(zé)報告質(zhì)量管理體系的特定過程;
d) 推動以顧客為關(guān)注焦點(見ISO9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn),5.1.2);這項職責(zé)通常分配給負(fù)責(zé)與顧客溝通并確保解決問題的人員,一般為客服或履行質(zhì)量職能的人員;
e) 在進(jìn)行諸如實施新的企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)、決定外包設(shè)計和開發(fā)過程、基于新市場機(jī)遇的增長、進(jìn)行組織重組、兼并或收購等變更時,保持質(zhì)量管理體系的完整性;這項職責(zé)通常分配給負(fù)責(zé)確保整個質(zhì)量管理體系運(yùn)行的人員,該人有能力確保在沒有考慮變更的潛在影響之前,不策劃變更。
在一些組織中,有能力實施規(guī)定任務(wù)的人員的數(shù)量可能是有限的,因此,制定共同承擔(dān)崗位職責(zé)的計劃可能有用。這些計劃在節(jié)假日、主管人員不在現(xiàn)場或發(fā)生事故或生病時,會很有價值。
最高管理者應(yīng)確定如何溝通相關(guān)的崗位、職責(zé)和權(quán)限。這可通過使用相關(guān)成文信息實現(xiàn),如崗位說明、作業(yè)指導(dǎo)書、責(zé)任聲明、組織結(jié)構(gòu)圖、手冊、程序等。
上面介紹了最高管理者定義企業(yè)崗位和職權(quán)方式，對實施ISO9001認(rèn)證體系企業(yè)有很高指導(dǎo)意義。
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