深圳ISO9001認(rèn)證如何搞好內(nèi)審工作？
一、識(shí)別影響內(nèi)審質(zhì)量的因素是前提
提高內(nèi)部審核的水平，前提是識(shí)別影響內(nèi)審質(zhì)量的諸因素，并對(duì)其進(jìn)行控制。
認(rèn)真分析ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)5.5.2和8.2.2條款的要求不難發(fā)現(xiàn)，影響內(nèi)部審核質(zhì)量的因素主要有以下幾方面：
1.提高管理者重視的程度
2.管理者代表的作用
3.審核策劃的充公性
4.審核方案的適宜性
5.審核組組長的選擇
6.審核組成員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解的程度和審核經(jīng)驗(yàn)
7.受審核區(qū)域?qū)Σ缓细耥?xiàng)采取措施的有效性
8.對(duì)不合格追蹤、驗(yàn)證的準(zhǔn)確性
上述8個(gè)方面，可以視為一組相互關(guān)聯(lián)、相互作用的子過程。按過程方法的要求對(duì)它們進(jìn)行連續(xù)的控制，可確保內(nèi)部審核質(zhì)量在受控和持續(xù)改進(jìn)之中，不斷提高有效性和效率。
三、抓好內(nèi)部審核管理者代表是關(guān)鍵
ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)通過5.5.2對(duì)管理者代表的任命和職責(zé)的明確，將內(nèi)部審核的職能進(jìn)行了授權(quán)。標(biāo)準(zhǔn)5.5.2規(guī)定管理者代表的四條職責(zé)和權(quán)力，即：
1.確保質(zhì)量管理體系所需的過程得到建立、實(shí)施和保持；
2.向最高管理者報(bào)告質(zhì)量管理體系的業(yè)績和任何改進(jìn)的需求；
3.確保在整個(gè)組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識(shí)；
4.質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。
從上述標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容可以看出，管理者代表職責(zé)的落實(shí)必須通過內(nèi)部審核的實(shí)施來實(shí)現(xiàn)，管理者代表是具體領(lǐng)導(dǎo)和組織內(nèi)部審核實(shí)施的第一責(zé)任人。
由此而論，組織者中管理者代表作用發(fā)揮的好與差，直接關(guān)系內(nèi)部審核質(zhì)量的高低。因此，管理者代表應(yīng)該具有內(nèi)審員以上資格，是最高管理層中對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解最深、對(duì)內(nèi)審工作最熟悉的領(lǐng)導(dǎo)者，并應(yīng)在內(nèi)部審核的工作中做到親自領(lǐng)導(dǎo)和策劃內(nèi)審工作、親自組織內(nèi)審的實(shí)施、親自仲裁內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的各種爭議。組織中的管理工作者代表只有在具有以上素質(zhì)時(shí)，才能確保質(zhì)量管理體系的建立、實(shí)施和保持滿足4.1和5.4.2的要求，才能落實(shí)8.2.2要求，組織實(shí)施內(nèi)部審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不合格，確保質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)改進(jìn)。
四、合格的內(nèi)審員隊(duì)伍是提高內(nèi)審質(zhì)量的保證
質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核工作是一項(xiàng)長期的、正規(guī)的有序活動(dòng)，不僅需要有一個(gè)常設(shè)機(jī)構(gòu)來管理，還必須建立一支合格的內(nèi)審員隊(duì)伍。內(nèi)審員隊(duì)伍的組成應(yīng)本著適當(dāng)分散的原則和綜合考慮如下條件去選擇人員：
1.具有較高的學(xué)歷（中專以上）
2.具有生產(chǎn)和管理經(jīng)驗(yàn)
3.交流表達(dá)能力較強(qiáng)
4.協(xié)調(diào)和親合能力較強(qiáng)
5.公正、正直、責(zé)任心強(qiáng)
6.經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)考核合格的有資格人員
在綜合考慮上述條件的同時(shí)，為了審核的真實(shí)和公正，內(nèi)審人員最好從管理層中進(jìn)行選擇。盡量避免選擇執(zhí)行層的人員實(shí)施內(nèi)部審核，因?yàn)榇祟惾藛T由于所處的被領(lǐng)導(dǎo)崗位，往往礙于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)情面，不便公正和直言地描述不合格的審核發(fā)現(xiàn)。
在實(shí)施內(nèi)部審核的活動(dòng)中，審核組是實(shí)際操作人員，審核組成員的素質(zhì)、審核水平和經(jīng)驗(yàn)直接關(guān)系審核效果。只有建立一支合格的較高水平的內(nèi)審員隊(duì)伍，才能確保有效的審核。因此認(rèn)證后對(duì)內(nèi)審人員的持續(xù)培訓(xùn)仍然是必需的。
從審核方案的制定到內(nèi)審活動(dòng)的管理，其中的核心是審核組長，他所承擔(dān)的職責(zé)包括：
1.編制內(nèi)審計(jì)劃
2.進(jìn)行資源策劃（審核人員、時(shí)間安排）
3.組內(nèi)任務(wù)的分配
4.審核中的內(nèi)外部協(xié)調(diào)溝通
5.確定評(píng)價(jià)
6.組織跟蹤驗(yàn)證
職責(zé)所系，決定了內(nèi)審組長的重要性。組長的正確選擇是內(nèi)審順利實(shí)施的保證，其所應(yīng)具有的領(lǐng)導(dǎo)的信任、溝通協(xié)調(diào)能力、公正和正直、認(rèn)真和執(zhí)著，都是不可或缺的條件。
五、內(nèi)審應(yīng)注意的問題
1.關(guān)于內(nèi)審中對(duì)最高管理層的審核流于形式的問題
組織的最高管理者首先應(yīng)端正思想，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到內(nèi)審組是代表自已執(zhí)行審核的。放下架子，把自己擺在與其他員工平等的位置上，主動(dòng)接受審核，匯報(bào)工作，解決提問。只有領(lǐng)導(dǎo)的率先垂范，才能大量減少審核中的爭議，鼓勵(lì)審核人員大膽工作，直言體系中的不合格，確保審核的真實(shí)有效，為質(zhì)量管理體系提供改進(jìn)的機(jī)會(huì)。
2.關(guān)于審核中對(duì)不合格的經(jīng)濟(jì)處罰
激勵(lì)是企業(yè)推進(jìn)工作、提高工作質(zhì)量的一種有效手段。通過正強(qiáng)化激勵(lì)可使員工在工作好的起點(diǎn)上激發(fā)更高的追求，采取負(fù)強(qiáng)化激勵(lì)可使員工預(yù)知可能的不良后果而自我進(jìn)行節(jié)制。經(jīng)濟(jì)處罰是對(duì)員工激勵(lì)的一種比較極端的形式，合理、恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用對(duì)于推動(dòng)工作是有益的，過嚴(yán)過激的做法會(huì)使真正的問題被掩蓋。因此，應(yīng)以正強(qiáng)化激勵(lì)為主，鼓勵(lì)員工“文件規(guī)定的必須做到、做到的必須有效、做過的必須記錄”。只要不是造成嚴(yán)重的質(zhì)量問題、顧客的抱怨和投訴，以及有意地弄虛作假，不宜采取經(jīng)濟(jì)處罰手段。
3.關(guān)于記錄的控制
記錄是一種特殊文件，一張空白表格一經(jīng)填入內(nèi)容即成為記錄而作為體系運(yùn)行的證據(jù)被保存。ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化了對(duì)記錄的要求，標(biāo)準(zhǔn)要求的記錄有21種，組織要求的更多，對(duì)于組織而言增加了控制難度，審核中由于記錄的問題造成的不合格所占比例也比較大。鐵路作為國營大企業(yè)，規(guī)章制度多，文件記錄多，各級(jí)檢查多，長期以來站段干部職工積累了豐富的應(yīng)對(duì)“經(jīng)驗(yàn)”，“填平補(bǔ)交”已經(jīng)下面干慣，上面看慣。改變這種現(xiàn)狀，一要靠提高按標(biāo)執(zhí)行的認(rèn)識(shí)和自覺性，二要靠審核中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效的糾正和預(yù)防措施。但是，無論是內(nèi)審或外審總要提前下達(dá)審核計(jì)劃，這樣就為“填平補(bǔ)交”提供了“整改”的空間。為此，針對(duì)那些關(guān)鍵過程、特殊過程或長期沒有問題的部門、場所、區(qū)域，有必要在計(jì)劃審核之外引入隨機(jī)的“追加審核”機(jī)制，確保審核結(jié)果與體系運(yùn)行的真實(shí)性相一致。
內(nèi)部審核，既是ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)中的控制要求，也是組織中質(zhì)量管理體系保持和持續(xù)改進(jìn)的監(jiān)視和測量活動(dòng)。如果說質(zhì)量管理體系是一盆花，那么內(nèi)部審核就是護(hù)花的方法。沒有哪個(gè)通過認(rèn)證的單位愿意讓自己親自栽培的花株枯萎，那么就該運(yùn)用和豐富護(hù)花的方法，把提高內(nèi)部審核質(zhì)量作為認(rèn)證后繼續(xù)貫標(biāo)的著力點(diǎn)。推進(jìn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)，有效地提升企業(yè)的質(zhì)量管理水平。
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