近日，美國質(zhì)量學(xué)會認(rèn)證機構(gòu)認(rèn)可委員會(ANAB)發(fā)布了一篇討論管理評審的文章。文章就管理評審策劃、管理評審中的趨勢分析以及管理評審輸出的處理方式等提出了看法。管理評審作為管理體系自我完善的重要手段，對管理體系的改進和運行具有推動作用，中國合格評定國家認(rèn)可委員會(CNAS)將此篇文章進行翻譯整理，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)與大家共同探討。
為什么要進行管理評審？
如果沒有導(dǎo)航設(shè)備，你會不會穿越海洋?一個小小的錯誤就有可能會導(dǎo)致嚴(yán)重偏離航線而錯過最終目標(biāo)。在管理體系運行過程中，管理評審就是這樣一枚“導(dǎo)航器”，可確保機構(gòu)的運作目標(biāo)和認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)的要求得到滿足。
許多認(rèn)可相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都包含了對管理評審的要求，但是有些機構(gòu)僅僅將管理評審要求視為每年核對清單的任務(wù)，而忽略了這個管理工具的重要意義。在認(rèn)可評審活動中，每年與管理評審相關(guān)的不符合項都會出現(xiàn)在不符合項清單的前十名，其實，這些不符合項都是可以通過進行良好的管理評審策劃而避免的。
一、管理評審策劃
機構(gòu)應(yīng)根據(jù)其自身需求策劃管理評審活動?？梢悦磕暌阅陼男问秸匍_，也可以一年舉行多次，要求是評審會議要覆蓋所有的管理評審輸入和輸出，并保存相關(guān)記錄。如果策劃定期召開較短的管理評審會議，也可以針對某項具體的輸入內(nèi)容進行更加深入的討論和分析，并對之前會議確定的輸出進行評審，以清楚地表明機構(gòu)在實施管理體系變更或改進時的方向。無論機構(gòu)選擇哪種方式，都應(yīng)建立程序或模板，來確保管理評審的所有必需要素均已完成評審并記錄。
管理評審是一個強大的工具，可推動管理體系的改進和運行。如果發(fā)現(xiàn)潛在的差距或風(fēng)險，可采取措施來推動內(nèi)部改進、降低風(fēng)險或捕捉潛在的市場機會。
二、管理評審中的趨勢分析
在實施管理評審時，對輸入內(nèi)容進行趨勢分析是非常重要的。例如，機構(gòu)可能會注意到在過去的一年里收到了 12 起投訴，那這些投訴屬于哪些類別?是否存在一種可以采取行動的趨勢?如果大多數(shù)投訴與處理時間有關(guān)，那么可能會針對這個問題采取相關(guān)改進措施。同樣的原則也適用于其他管理評審輸入，例如：
• 與機構(gòu)相關(guān)的內(nèi)外部變化;
• 目標(biāo)的實現(xiàn)情況;
• 方針和程序的適宜性;
• 以往管理評審措施的實施狀態(tài);
• 內(nèi)部/外部審核的結(jié)果;
• 糾正措施的狀況;
• 來自客戶和員工的反饋;
• 工作量和工作類型的變化;
• 風(fēng)險識別。
以上是可以利用趨勢分析以幫助實現(xiàn)重大改進的幾部分內(nèi)容。
三、使用 SMART 目標(biāo)進行管理評審
管理評審的關(guān)鍵步驟是確定輸出，以作為推動改進的工具。一種方法是為每個輸出確定SMART目標(biāo)：
• Specific：識別明確具體任務(wù)。
• Measureable：如何對任務(wù)進行衡量?
• Accountable：誰負(fù)責(zé)完成和/或參與執(zhí)行任務(wù)?
• Realistic：任務(wù)是否切合實際，能否實現(xiàn)目標(biāo)?
• Time：任務(wù)何時完成，是否有時間要求?
以這種方式處理輸出，可以幫助機構(gòu)跟蹤管理評審期間確定的措施落實的進展，確保這些措施不會被忽視。
四、管理評審的重要性
管理評審可始終確保機構(gòu)的管理體系在滿足管理和目標(biāo)相關(guān)要求方面，具有持續(xù)的充分性和有效性。定期跟蹤輸出措施的落實情況，可確保按計劃實施改進。
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